“瞧，這個(gè)項(xiàng)目的最后期限定得太不切實(shí)際了”，一個(gè)項(xiàng)目最后沒(méi)有完成時(shí)，你是不是經(jīng)常聽(tīng)到這樣類(lèi)似的話。或者你負(fù)責(zé)的大項(xiàng)目，經(jīng)常都沒(méi)有按時(shí)按點(diǎn)的完成。
你知道為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的情況嗎？如果你是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，是一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理，你想改變這樣種狀況嗎？
本次拆書(shū)第7章 規(guī)劃寫(xiě)作和演講，效果立竿見(jiàn)影，第8章 組織并提高項(xiàng)目運(yùn)行效率。
01
在工作中，通常會(huì)有艱巨的大項(xiàng)目，這些項(xiàng)目需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員幾個(gè)月，甚至一年多的時(shí)間來(lái)完成。對(duì)于這樣的項(xiàng)目沒(méi)有按期完成的首要原因，是做事時(shí)沒(méi)有留余地，沒(méi)有留出改正錯(cuò)誤的時(shí)間。你做為項(xiàng)目經(jīng)理，在預(yù)估時(shí)間時(shí)，只把做事的時(shí)間列了出來(lái)，而沒(méi)有考慮在工作中可能遇到的障礙。
當(dāng)你接手一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，你先不要著急開(kāi)始工作。你先閉上眼晴，想象一下項(xiàng)目結(jié)束時(shí)是什么樣的結(jié)果。當(dāng)你把這個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果想的清清楚楚的，那么你的項(xiàng)目目標(biāo)就非常明確了。
這個(gè)時(shí)候，你需要進(jìn)行逆向思考，根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，需要做什么，想到什么就寫(xiě)什么，把可能遺漏的內(nèi)容最好都能想到，并列出來(lái)。
當(dāng)你把項(xiàng)目過(guò)程中需要做的事情，需要的支持，需要的人員都想的非常清楚明白了，項(xiàng)目不能按期完成的概率就會(huì)低很多。
02
項(xiàng)目最重要的一個(gè)指標(biāo)是完成日期，所以，在拿到項(xiàng)目時(shí)，一定要明確項(xiàng)目完成日期，并且把開(kāi)始日期和完成日期列進(jìn)你的計(jì)劃，時(shí)時(shí)提醒著你。
項(xiàng)目完成日期已經(jīng)確定了，那么就需要召開(kāi)項(xiàng)目組會(huì)議，大家頭腦風(fēng)暴。所有成員預(yù)期最終結(jié)果，然后風(fēng)暴需要完成的任務(wù)，以及風(fēng)暴時(shí)的一些想法，都要記下來(lái)。
工作的任務(wù)列完了，沒(méi)有遺漏了。下一步就是分配工作，這時(shí)你作為項(xiàng)目經(jīng)理，一定要分解項(xiàng)目，并且分解的越細(xì)越好。
一個(gè)項(xiàng)目大的時(shí)間里程碑一定要明確，近期的工作分配一定要明確到每一天。近一個(gè)月兩個(gè)月的工作，一定要分解到每一天，一個(gè)月分解成22份，兩個(gè)月就是44份，每天都要設(shè)置檢查點(diǎn)。
這樣，項(xiàng)目組的成員都知道自己每天要完成的任務(wù)，你作為項(xiàng)目經(jīng)理，也很明確要檢查的點(diǎn)。這樣做了之后，項(xiàng)目組成員一般情況下都會(huì)按時(shí)完成工作，即時(shí)沒(méi)有完成的，項(xiàng)目組成員也會(huì)自己加班加班完成，不會(huì)拖項(xiàng)目后腿。
03
前面說(shuō)了，項(xiàng)目沒(méi)有按期完成的首要原因是沒(méi)有留有余地。所以你在分配項(xiàng)目任務(wù)時(shí)，一定要有兩個(gè)計(jì)劃。一個(gè)是按項(xiàng)目里程碑完成的計(jì)劃，這個(gè)是你自己知道就行，不需要通報(bào)給項(xiàng)目組成中，另一個(gè)是給項(xiàng)目組成員列的完成計(jì)劃。
項(xiàng)目組成員的計(jì)劃一定要比項(xiàng)目里程碑完成計(jì)劃提前一段時(shí)間，這個(gè)時(shí)間需要你根據(jù)項(xiàng)目組成員的工作質(zhì)量，項(xiàng)目大小，緊迫程度，來(lái)確定提前多少時(shí)間?？赡苁莾商欤部赡苁且恍瞧?。
當(dāng)計(jì)劃留有余地時(shí)，項(xiàng)目出現(xiàn)了障礙，出現(xiàn)了問(wèn)題，你都有時(shí)間來(lái)補(bǔ)救。特別是一些軟件項(xiàng)目，你不知道提交測(cè)試后，會(huì)有多少個(gè)Bug需要處理。
特別是現(xiàn)在的手機(jī)APP，Andriod操作系統(tǒng)的APP上線還沒(méi)有什么問(wèn)題，IOS操作系統(tǒng)的APP上線都需要審核的。你不知道蘋(píng)果審核會(huì)出現(xiàn)什么幺娥子，有時(shí)一兩天就審核通過(guò)了，有時(shí)審核兩三次還不通過(guò)。不能審核通過(guò)的原因也是五花八門(mén)，有些原因你打破了腦袋也想不出來(lái)。
所以，這個(gè)時(shí)候，你要多留一些修改Bug的時(shí)間，多留一些上線審核的時(shí)間。當(dāng)你為項(xiàng)目留有余地的時(shí)候，項(xiàng)目能夠如期完成的概率會(huì)大很多。
04
一個(gè)項(xiàng)目，除了本項(xiàng)目組成員，還需要其他人員支持，分配任務(wù)也好，協(xié)助工作也好。你通常都需要通過(guò)郵件給來(lái)完成，那么你的郵件是否在第一時(shí)間被人看，并且被人處理，就要看你的郵件主題是否吸引人，內(nèi)容是否合理。
你的郵件發(fā)出去，別人最先看到的是你的郵件主題，如果你的主題不能吸引人看下去的欲望，很可能就會(huì)被延遲處理了。所以你的郵件主題，也要象那些爆款文一樣，取個(gè)吸引人眼球的標(biāo)題，但是也不要過(guò)分夸張，還要在主題中體現(xiàn)郵件的內(nèi)容。
讓讀你郵件的人看到主題，就知道我為什么收到這個(gè)郵件了，我需要做什么，這樣你的郵件才會(huì)被重視。
通過(guò)郵件主題，收到你郵件的人打開(kāi)了郵件，你的郵件內(nèi)容必須符合簡(jiǎn)短，直切主題、易讀、易懂、令人印象深刻這幾個(gè)特征。現(xiàn)在職場(chǎng)中的人都非常忙碌，沒(méi)時(shí)間看你的長(zhǎng)篇大論，所以要簡(jiǎn)潔直接的進(jìn)入主題，讓人一看就知道你的郵件目的是什么。
最最重要的是，在郵件中一定要寫(xiě)明讀你郵件的人，回復(fù)你的郵件或完成你郵件中任務(wù)的截止日期，如果缺少這一項(xiàng)。那么讀者就會(huì)自己想當(dāng)然的認(rèn)為，什么時(shí)候回復(fù)你都可以。
寫(xiě)完郵件之后，再檢查檢查，如果郵件中有幾項(xiàng)內(nèi)容的話，盡可能的使有項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)排序，讓看的人可以很清楚你的郵件思路和內(nèi)容。
你看完這一段，感覺(jué)好復(fù)雜，其實(shí)寫(xiě)郵件只要遵循PADD模型即可，PADD代表四項(xiàng)內(nèi)容。目的（purpose），為什么要發(fā)送這封郵件。行動(dòng)（action），你希望收件人做什么，盡量簡(jiǎn)短明了。細(xì)節(jié)（detail），使用項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)進(jìn)行列表，使內(nèi)容一目了然。截止日期（deadline），郵件末尾寫(xiě)明截止日期，這是收件人最關(guān)心的事。
05
本次拆書(shū)的內(nèi)容已經(jīng)完了，現(xiàn)在總結(jié)一下，對(duì)于一個(gè)大項(xiàng)目怎么才能從容完成。
接到大項(xiàng)目，要明確項(xiàng)目完成的結(jié)果，即明確目標(biāo)。細(xì)細(xì)的分解任務(wù)，合理的分配給項(xiàng)目組成員。在分配任務(wù)時(shí)要打出處理障礙的時(shí)間余地。
使用郵件分配任務(wù)或?qū)で笾С謺r(shí)，郵件主題要吸引人，郵件內(nèi)容要遵循PADD模型。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，產(chǎn)品經(jīng)理的你，看完這次拆書(shū)，對(duì)于項(xiàng)目管理有沒(méi)有什么新的想法。如果剛好有一個(gè)項(xiàng)目需要你來(lái)做的話，趕快行動(dòng)起來(lái)吧！
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