行政事務業(yè)務知識培訓材料
(一)
一、辦公室所處地位和作用
辦公室是一個單位的綜合辦事機構，處在承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，是領導的參謀助手部門。它對一個單位的政令暢通、運轉有序以及工作效率和工作質(zhì)量的提高，起著重要的作用。
辦公室的作用：
（一）溝通協(xié)調(diào)作用
1、對領導者之間的溝通協(xié)調(diào)
在一些決策方案制定出來之前，領導班子中的每個成員對同一方案的意見不可能完全一致，辦公室應很好地發(fā)揮中介作用，溝通信息，并盡可能地做好解釋工作。
2、與上下左右部門的溝通協(xié)調(diào)
辦公室所處的地位和工作性質(zhì)，決定了其必須承擔起溝通上下左右部門之間關系的重任。
（二）參謀助手作用
1、協(xié)助領導制定好工作計劃，安排好工作布局；
2、協(xié)助領導制定決策；
3、在為領導提供和加工信息的同時，把好文件篩選、質(zhì)量關。
（三）信息咨詢作用
1、通過信息咨詢，能夠幫助領導及時發(fā)現(xiàn)問題，并為這些問題的解決提供可以借鑒的參考方案；
2、通過信息溝通、情況交流，可以及時了解“左鄰右舍”的情況，對領導部署工作起啟迪作用；
3、通過信息傳遞，使下情上達、上情下達，為密切干部員工關系起橋梁作用。
二、辦公室人員的素質(zhì)要求
辦公室作為一個單位溝通四面八方的橋梁和紐帶，擔負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。這樣重要的位置和職責，決定了一個稱職的辦公室工作人員，應具備以下素質(zhì)：
（一）要有扎實的參與政務的理論水平
辦公室工作人員每天都在領導身邊工作，接觸大量文件和各種復雜具體的政務工作，因此必須具備過硬的政治素質(zhì)。這就要求辦公室工作人員要認真學習黨的路線、方針、政策，學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，不斷提高思想理論水平，打牢參與政務的理論基礎。
（二）要有較高的語言文字技能
語言文字是溝道與協(xié)調(diào)的基本手段，準確、熟練的使用語言文字，才能增進人們的相互了解，保持人們思想、行動的協(xié)調(diào)一致。辦公室是一個單位負責內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)的部門，它的一個主要職能就是文字綜合。撰寫材料是秘書的基本職責，因而，有一定的文字功底，是秘書人員必須具備的基本素質(zhì)。
（三）要有高效的工作能力和認真的工作態(tài)度
辦公室是個綜合性很強的部門，平時工作頭緒多、事務雜，這就要求辦公室工作人員在工作中，能分清輕重緩急，辦事講究高效率，及時地辦理各種事務，做到每日事每日清，不能拖拖拉拉，更不能對重大事情麻木不仁、無動于衷。
辦公室的工作雖然比較繁雜、瑣碎，但辦公室無小事，決不能有絲毫的懈怠和大意。因此，辦公室人員在工作中不僅要迅速及時，而是要努力做到事事認真，時時仔細，辦事條理化、程序化。只有嚴謹細致，才能保證工作的準確無誤，才能保證工作的質(zhì)量。細致認真、準確無誤是辦公室工作人員必須具備的工作態(tài)度，切忌馬馬虎虎，漫不經(jīng)心。
（四）要有敏銳的信息意識
我國正處于改革、發(fā)展的新階段，社會變化快，知識更新快，無論哪一級決策都不能單憑以往經(jīng)驗，必須借助新的數(shù)據(jù)、材料和知識。辦公室人員必須要注意研究和掌握領導需求的規(guī)律，及時捕捉信息并及時分析整理，有針對性地提供信息，當好領導的參謀和助手。
（五）要有強烈的保密意識
辦公室人員是直接為領導同志的工作服務的，其崗位的重要性和工作環(huán)境的特殊性，決定了他們接觸單位秘密的機會多、早，如不能把好保密關，會影響全局工作。因此，辦公室人員必須具備強烈的保密意識，不該講的不講、不該看的不看、不該聽的不聽、不該問的不問。
（六）要有改革創(chuàng)新的意識
辦公室人員要有前瞻的頭腦，敏銳的嗅覺，順應時代變化，了解國家的方針、政策，并根據(jù)本職工作的要求，強化改革創(chuàng)新的意識，提高創(chuàng)新能力，要努力做到三個轉變，即思維方式的轉變、思想觀念的轉變、行為模式的轉變。在轉變中求創(chuàng)新，在創(chuàng)新中求發(fā)展。
（七）要有很好的協(xié)調(diào)能力
辦公室作為綜合職能部門，與單位內(nèi)部各部門之間關系密切，這就需要辦公室人員具有掌握平衡，協(xié)調(diào)各部門之間關系以及人際關系的能力，營造一種和諧的人事環(huán)境。說話辦事能做到謙虛謹慎、平等待人、公道正派。
（八）要有勤奮好學的精神
辦公室工作涉及面廣，辦公室人員必須具有較全面的知識和與工作特點相適應的多種能力，這就要不斷學習、不斷積累。學習要立足于政治性、業(yè)務性、時代性和全面性，在學習中，要注意針對性與系統(tǒng)性相結合，理論聯(lián)系實際。要做到這一點，最主要的是一個“勤”字，平時要多聽、多看、多記、多思、多實踐。不懂的業(yè)務要問，做好各種記錄，并注意積累資料；上級和下級來的文件材料要看，掌握上下左右各方面的新情況；要勤思考、勤實踐，著力提高認識問題、分析問題、解決問題的能力和水平，增強工作的預見性和創(chuàng)造性。
（九）要有不計名利、吃苦耐勞的精神
辦公室工作繁雜、辛苦而又默默無聞，有時可能還會受一些委屈。因此，辦公室人員必須要有較高的思想境界，具有不為名、不為利、埋頭苦干、任勞任怨的精神，要有良好的心理素質(zhì)和心理承受能力，自覺努力為領導和其他職能部門做好服務工作。
三、辦公室主任和工作人員的職責
（一）辦公室主任崗位職責：
1、主持本部門全面工作。
2、組織起草、審核各種文稿，審核擬發(fā)出的公文，把好文字關及政策關。
3、協(xié)助領導協(xié)調(diào)各部門、各單位工作。
4、組織做好生產(chǎn)經(jīng)營的調(diào)研，為領導決策提供參考材料。
5、為基層、部室做好上傳下達等服務工作。
6、安排好公務接待、會議籌備等工作。
7、組織、參與年度（月度）工作總結、領導會議講話、有關匯報材料等的撰寫。
8、傳遞下級請示、報告，督查領導交辦事項完成情況。
9、負責公務車及駕駛員的管理。
10、維護本單位正常辦公秩序。
（二）內(nèi)勤秘書崗位職責：
1、負責公司、上級部門文件的收發(fā)及傳閱工作。
2、登記、歸檔各種文件、材料。
3、來電來函的上傳下達。
4、協(xié)助主任做好公務用車管理工作。
5、負責會務及來人接待工作。
6、做好印章的使用和保管。
7、做好辦公室辦公設備的使用維護和管理工作。
8、健全收發(fā)臺帳，負責信件、報刊的訂閱與收發(fā)以及外發(fā)的公文、公務信件的郵寄工作。
9、負責公司文件材料的打印，發(fā)文的登記、移交、歸檔工作。
10、完成領導交辦的其他工作。
（三）文字秘書崗位職責
1、負責本單位生產(chǎn)經(jīng)營總結報告、綜合性文稿或其他文字材料的起草工作。
2、協(xié)助主任審核文件，保證發(fā)文質(zhì)量。
3、深入基層單位，開展調(diào)研工作，收集生產(chǎn)經(jīng)營相關材料，并向領導反饋。
4、大型會議的會務籌備工作（簽到、記錄、紀要、決議反饋等）。
5、負責信訪件登記、送簽、辦理情況督查等工作，協(xié)助辦公室主任督查會議決議、領導交辦事項的落實情況。
6、單位外勤事務。
7、完成領導交辦的其他工作。
（四）公務車駕駛員崗位職責
1、服從安排，遵守公司統(tǒng)一派車制度。
2、完成公務出車任務，確保行車安全。
3、做好車輛日常維護、保養(yǎng)和行車記錄，保證車輛內(nèi)外整潔、車況好。
以上為公司本部辦公室人員崗位職責，各單位可根據(jù)本單位辦公室的具體情況制定有關人員的崗位職責。
四、辦公室工作的主要內(nèi)容
辦公室工作千頭萬緒、瑣碎繁雜，每天都有大量的事務要處理。從行文、信息、信訪的處理到行政事務、車輛管理、會務安排及來人接待等，這些工作往往事關全局，不容有絲毫的懈怠閃失。
企業(yè)辦公室日常工作的主要內(nèi)容：
（一）電話處理工作
電話是信息傳遞中使用的最普遍的通信工具，它使用方便快捷而且不受限制，通話時，由于通話雙方只通話不見面，所以通話的態(tài)度、語氣往往是容易被對方注意的，又由于受到通話時間、通話聲音的限制，所以通話人的反應要快，辦事能力要強，這樣，就要求通話人雙方都應當做到以下幾項要求：
1、態(tài)度和藹。所謂“態(tài)度和藹”是指對人和氣，謙虛，耐心和有禮貌，這一點十分重要。因為通話的目的是辦事，而態(tài)度不好往往事倍功半，甚至于辦不成事，不僅自已給別人印象不好，而且給單位造成壞的影響，所以，不管是接、打電話，開口第一句都應用和藹可親的口氣說一聲“您好”。
2、頭腦敏捷。所謂“頭腦敏捷”是指通話時應反應迅速，頭腦清楚。這是因為在電話上聽話，不比當面聽話來得清楚，通話時間又不能過長，如果頭腦不靈活一點，勢必問來問去還是弄不清楚，到最后，可能是電話聽了，可是事情辦錯了。
3、動作敏捷、態(tài)度認真。聽到電話機響，動作一定要迅速，馬上去接。一般而言，在鈴響四遍之前，就應摘機接聽，否則就是失禮。接聽過程中，記錄速度也要跟上，不得漏記關鍵內(nèi)容。接打電話不僅動作要敏捷，而且態(tài)度要認真，否則粗枝大葉，莽撞行事，通話的效果就難以保證。
4、語言要簡潔。冗長、纏夾不清是通話的大忌，其直接后果就是沖淡主要內(nèi)容，把需要傳遞的信息搞得含混不清，通話要講究效率，除了必須的禮貌用語以外，通話雙方應盡快進入正題，交流關鍵內(nèi)容。語言是否簡潔，關系到口語表達能力，而且提倡使用普通話，可以避免因地方口音造成的麻煩，辦公室工作人員平時應加強這方面的訓練。此外，辦公室工作人員在聯(lián)系工作的電話中不應夾帶私事，否則就很容易主次顛倒，耽誤公事。
5、準備充分。一般來說，接打電話之前應作好一些準備工作，比方說電話機附近應備好電話記錄薄、記錄筆、新版電話號碼簿及常用電話號碼表，要養(yǎng)成一聽鈴聲便一手執(zhí)筆一手摘機的習慣。
6、電話后續(xù)處理。接、打電話結束后，應將重要的電話內(nèi)容及處理情況記錄在電話記錄本上，記錄本應包括來電單位、時間、內(nèi)容、領導批示和處理情況、記錄人等，需要報給領導的，應及時匯報。對電話內(nèi)容的落實情況要搞好信息反饋，凡上級電話指示中明確指出要有落實措施、結果并限定日期報告的，要按期報告。對下級的請示、報告的處理，一定要有時效觀念，及時給予答復。涉及有關專業(yè)部門處理的事項，應在轉達后，檢查和督促這些部門及時答復。
（二）印章管理工作
單位公章具有權威、信譽和證明作用，印章的使用一定要慎重。
1、印章的效用。印章加蓋在文書的不同位置以及在文書處理不同環(huán)節(jié)中，其作用也各不相同，主要分為以下幾種：（1）落款章。蓋于文書作者落款處，表明法定作者及文書的有效性。（2）更正章。對文書書寫中有誤的地方進行改正后，要加蓋更正章以作為法定作者自行更正的憑信。（3）證見章。對以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作證。如兩單位簽訂合同，須請雙方上級主管部門加印證見。（4）騎縫章。介紹信和存根相聯(lián)接處必須加蓋印章，以便必要時核查、對同。（5）騎邊章。重要事件的調(diào)查、旁證、座談記錄等材料，很多是由調(diào)查人員作筆錄，為完備手續(xù)起見，除了應由當事人蓋落款章，所在機關蓋證見章以外，還必須將材料多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，騎各頁之邊，加蓋一完整公章，以證明該材料各頁是同時形成的，杜絕日后改易之弊。（6）彌封章。在公文封套的封口處加蓋公章，以確保在傳遞中無私拆之弊，調(diào)查檔案時，于封口處以蓋有印章的紙條加以彌縫密封。（7）封存章。在封條上加蓋印章，以封存帳冊、文件櫥、財物、倉庫、住房等，常在節(jié)假日或特殊情況下使用。
2、印章的使用。使用印章前，應當審閱、了解用印內(nèi)容，不能不看內(nèi)容就盲目蓋章。對于一般性黨政事務和一些不涉及重要問題的事項使用印章時，經(jīng)辦公室主任許可后方可使用；對于一些涉及重要問題的事項使用印章時，特別是一些對外的合同、協(xié)議等重要的證明材料，應做好登記并請單位負責人批準簽字后才能用印。材料經(jīng)過審查、登記后，即可按要求加蓋印章，使蓋出的印章端正、清晰、美觀、便于識別，印章文字不能蓋歪或蓋得顛倒。以單位名義發(fā)出的公文、函件必須加蓋單位的印章，單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間，加蓋印章應端正、居中下壓成文時間，印章用紅色；帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在公函的邊接線上。各級辦公室應備有用印登記簿，登記簿應包含用印日期、內(nèi)容摘要、批準人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)等內(nèi)容。
使用印章要在辦公室內(nèi)，如無特殊情況，不能將印章攜帶出單位以外使用，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。印章一旦蓋出，批準人或經(jīng)辦人便要對其可能帶來的后果承擔責任。
3、印章的停用
在發(fā)生單位名稱變更、機構撤銷、式樣改變等情況時，印章必須停止使用。應該按照上級規(guī)定及領導的指示，認真負責地做好印章停用后的善后工作。正式停用或作廢、并啟用新的印章時，要發(fā)舊章作廢、啟用新章的通知。舊印章停用以后，應當清查全部印章，收繳交公司辦公室，公司辦公室請示領導審定舊印章處理辦法后辦理銷毀或歸檔手續(xù)。
4、印章的保管
印章一般放在辦公室里存取方便且安全可靠的地方，并指定專人負責印章保管。管理印章的人員應具備較強的責任意識和保密觀念，敢于堅持原則，不該蓋的章堅決不蓋。
（二）
一、文件收發(fā)管理工作
文件收發(fā)是辦公室一項重要的日常工作，負責文件收發(fā)的人員必須及時、準確地完成收文辦理和發(fā)文辦理任務。
1、收文辦理程序
收文辦理指對收到公文的辦理過程，其一般程序包括：簽收、登記、組織傳閱、批辦、承辦、催辦等。
簽收。來文有不同方向，有上級下達的，本機關擬制的，平行單位送來的，下級機關報來的等，不論是從哪個渠道來的，都應確認、清點、核對后簽收。
登記、傳閱。來文應由辦公室主任先過目把關，不需傳閱的文件由其提出擬辦意見送交有關領導和部門，然后由文件收發(fā)人員進行登記、分類，在傳閱文件上貼上“文件批閱單”，按規(guī)定分送領導閱讀、批示。
批辦、承辦、催辦。辦公室內(nèi)勤秘書應根據(jù)領導的閱文批示，及時將文件送達承辦部門。承辦部門收到交辦的公文后，應當及時辦理，不得延誤、推諉。對交辦的公文，辦公室要負責做好催辦工作。
歸檔。文件辦理完畢后，應及時收回、整理、歸檔。歸檔前應再檢查一下，應該閱讀的人是否都閱簽了，領導的批示是否按要求辦理了，文件中要求該上報、該落實的是否都落實了。次年初，根據(jù)公司下發(fā)的《關于加強檔案管理的通知》和《關于做好檔案收集、移交工作的通知》，將單位一年來的各類檔案收集、整理，移交給公司檔案室統(tǒng)一保管。
2、發(fā)文辦理程序
發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程。關于發(fā)文辦理的程序，將在第五大段專門詳述。公文制好之后，要按照主送單位或部門名單，及時通知取文，并做好發(fā)文登記；報送上級部門的文件，有關部門要主動送文上門。所有制發(fā)的公文及原稿辦公室都要留存，次年初，統(tǒng)一交檔案室保存和管理。
二、信訪工作
信訪工作是一件關系到社會穩(wěn)定，關系到改革和發(fā)展的大事，及時處理好信訪工作，有利于密切干群關系，有利于加強群眾監(jiān)督，保持干部清正廉潔，有利于化解社會矛盾，維護社會穩(wěn)定，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展。根據(jù)公司下發(fā)的《關于加強信訪工作的通知》，各單位、部門要從維護穩(wěn)定的大局出發(fā)，高度重視信訪工作。
1、來信（電）處理程序
（1）所有來信（電），一律由公司辦公室負責登記，然后根據(jù)來信（電）內(nèi)容送公司分管領導簽署批辦意見。
（2）辦公室根據(jù)公司分管領導簽署的意見，負責交公司相關單位、部門辦理，并督促其及時調(diào)查處理，及撰寫回復件報辦公室，回復件內(nèi)容的把關由辦公室負責。
（3）回復件經(jīng)公司分管領導審閱同意后，交辦公室蓋章并發(fā)送至相關部門。
（4）來信（電）處理完畢后，所有材料應留存、編號、歸檔。
2、來訪處理程序
（1）所有涉及公司相關單位、部門的來訪、投訴，在各單位、部門本職范圍內(nèi)的，應立即予以解釋、幫助、處理；不屬本職責范圍內(nèi)的，將來訪人向責任部門引見；責任部門超職責范圍無法處理的，立即向直接上級請示處理辦法。
（2）各單位、部門在接待來訪時，必須態(tài)度誠懇、言語文明、處理及時、方法得當。
三、來人接待工作
辦公室作為一個單位的“窗口”，來人接待工作做的好壞直接影響到企業(yè)的形象，所以，辦公室應按不同的情況作好妥善安排。
辦公室所接待的來訪者中有個人來賓，也有團體來賓，有來聯(lián)系工作事項、交流工作經(jīng)驗的，也有來反映情況的，還有來要求解決問題的，無論來賓是哪一類的，辦公室人員都要做好接待工作。接待工作的原則和要求：
1、熱情接待，文明禮貌。
2、接待中迎、送、會見、陪同、住宿、宴請等項工作，都要體現(xiàn)禮儀對等原則，簡樸大方，不鋪張浪費，不搞形式主義，并注意尊重被接待者的生活習慣。
3、對事先有約的來賓，辦公室要擬定好簡要的接待程序。
4、對一些不太了解企業(yè)的單位或個人來辦公室聯(lián)系工作事項的，應盡告知義務，告訴其正確的聯(lián)系方式和部門。
5、接待來賓時，應在指定地點或會議室內(nèi)洽談，不要在辦公區(qū)的公共場所（如走廊等），也不要大聲喧嘩，以免影響其他部門辦公。
四、公務車輛管理工作
1、各級辦公室負責本級公務車輛的管理，公務車輛由辦公室統(tǒng)一調(diào)度安排，并嚴格執(zhí)行請示報告制度，要保障領導正常用車，滿足工作需要。
2、公務車輛一般不準外借。若因特殊原因需借給外單位使用的，必須經(jīng)單位主要負責人批準，并按規(guī)定收取費用。
3、公務車輛原則上不準私用。特殊情況需要用車的，在不影響單位工作用車的情況下，公司本部經(jīng)總經(jīng)理批準，二級單位經(jīng)行政主要負責人批準后，由辦公室安排，按規(guī)定收取費用。
4、公務車駕駛員要嚴守交通法規(guī)，按規(guī)定參加安全會，確保行車安全；平時要愛護自己駕駛的車輛，加強車輛的維護保養(yǎng)。車輛維修或購買零部件、車上用品等一律實行預算控制，車輛出差在外地出現(xiàn)故障且必須修理時，駕駛員要用電話向辦公室主任匯報，經(jīng)同意后可就地維修，修理發(fā)票上要有證明人簽字。車輛正常維修時，駕駛員要做到車進廠人進廠，掌握修理情況，保證修理質(zhì)量。車輛修好后，駕駛員要在修理單上簽字。
5、嚴禁公務車駕駛員私自出車，嚴禁擅自將車輛交給他人駕駛，嚴禁執(zhí)行公務時私自帶人。
五、辦文、辦會等事務性工作的程序和應注意的問題
（一）辦文程序和應注意的問題
辦文程序：
根據(jù)《淮汽集團發(fā)文管理辦法（試行）》的規(guī)定，辦公室負責行政公文的制發(fā)。一份正式文件的制發(fā)要經(jīng)過草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
1、草擬。公文一般由熟悉該項工作和業(yè)務的人起草，草擬的公文要符合公文處理辦法的有關規(guī)定。擬文要用公司印制的發(fā)文稿紙，擬稿人用黑色水筆將文稿內(nèi)容寫在發(fā)文稿紙上，并填好撰稿人姓名、主送單位、抄報單位、部門，送撰稿部門負責人簽字。擬稿部門所擬文稿中有涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項時，主辦部門應主動協(xié)調(diào)，征得有關部門同意，并請有關部門的領導人簽字。
2、審核。公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是符妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規(guī)定等。
3、簽發(fā)。經(jīng)辦公室審核過的文稿應及時送單位主要負責人簽發(fā)，發(fā)文日期以簽發(fā)日期為準。
4、復核。公文正式印制前，辦公室文秘人員應當進行復核，重點是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
5、登記、編號、印制。辦公室內(nèi)勤秘書在收到復核過的發(fā)文稿紙后，應先在文號登記薄上做好登記，內(nèi)容包括日期、文件編號、文件名稱、份數(shù)、擬稿部門等。給文件編號時，根據(jù)擬文部門的不同分別編為：淮汽辦、淮汽財、淮汽安、淮汽保、淮汽人【××××】××號?！尽坷锉硎井斈甑哪攴荩?/span>××號是當年整個行政公文一個順序的排號。編號之后應先打印一份清樣，和發(fā)文稿紙一起交擬稿人校對。6、印制、分發(fā)。文件繕印、用印后，就可發(fā)送，發(fā)送要及時并做好登記，以備核查。
注意事項：
1、鑒于公司已是民營化企業(yè)，本著節(jié)約成本的原則，除重要外送公文外，公司的各類公文一律用小號字排版、雙面印刷，盡量節(jié)約紙張。能不發(fā)文的，盡量不發(fā)文；能不用眉首紙（文頭紙）的，盡量不用眉首紙（文頭紙），能一紙同文的，一律同文排、印，以節(jié)約經(jīng)費，減少發(fā)文量，減輕基層單位閱文、辦理負擔。
2、各負責公文制發(fā)工作的部門、組織，要妥善保管好經(jīng)領導審核簽發(fā)的公文底稿及存檔件，不得遺失和涂改。次年1月中旬前，須將公文底稿和存檔件交辦公室核查，然后統(tǒng)一交公司檔案室存檔。各分公司所發(fā)文件和文件底稿，年末整理后自行交公司檔案室存檔。
3、各分公司均不得印制和使用眉首紙（文頭紙）發(fā)文。需外送公文的，一律經(jīng)公司有關部門、組織制發(fā)；需下發(fā)文件的，一律使用公司統(tǒng)一式樣的稿紙印發(fā)（已印發(fā)）。
4、編號時要根據(jù)發(fā)文的部門，編準文號，不要張冠李戴；編文號要依據(jù)登記順序依次排列，不要空號和重號。
（二）辦會程序和應注意的問題
會務工作包括會前、會間和會后所有與會議活動有關的事務性工作。
1、會前準備：
（1）安排會場，發(fā)出會議通知。根據(jù)確定的時間和會議要求，辦公室要落實好會場，然后發(fā)出會議通知，會議通知是會議組織者將召開會議的情況和需與會人了解的事宜告知有關方面和個人的行為過程。分為口頭和書面通知，口頭通知一般適用一些中小型會議，它具有方便靈活的特點，對于一些比較重大的會議，根據(jù)需要以正式文件的形式下發(fā)書面會議通知，通知要說明或寫明會議的名稱、時間、地點、內(nèi)容、要求、參會人員等。不管是口頭還是書面通知都應及時通知并做好通知記錄。
（2）會議證件和會場布置
會議證件是表明與會議直接有關人員身份、權利和義務的證據(jù)。這不是會議的必經(jīng)程序，一般大型重要會議才需要制發(fā)會議證件，如職代會。
會場布置包括會場整體形式、主席臺座次、會場座區(qū)、話筒音像等。首先，根據(jù)會議內(nèi)容布置好桌椅的擺放，主席臺座次、會場座區(qū)等都應擺上會議桌簽。其次，按會議要求，調(diào)節(jié)好話筒音像設備。最后，還要根據(jù)需要掛上和會議主題一致的橫幅標語，擺好鮮花盆景。
（3）安排好服務人員
會場內(nèi)音響效果、通風照明設備的調(diào)節(jié)人員，茶水服務、保衛(wèi)安全人員，都應在會前定到人頭，做好會議的后勤保障工作。
會前準備工作應注意的問題：周到全面。特別是大會，會前的準備工作比較繁多，這就要求辦公室人員要有個周密詳細的計劃，考慮和安排好方方面面的問題；會前檢查。這是落實計劃、保證開好會議的重要一步，重要會議在會前要反復檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到防患于未然。保證時限。會前準備工作要求在會議召開之前要全部圓滿完成，否則會影響會議的正常進行，所以會務工作者要有時間觀念，講求效率。
2、開會期間：
（1）會議簽到
辦公室負責會務工作的人員應在開會前20—30分鐘到達會場，準備好會議簽到簿，讓與會人員逐個簽到，如有文件材料需分發(fā)給與會者，在簽到的同時將材料分發(fā)到人，會議開始時間將至時，應盡快統(tǒng)計實到人數(shù)和缺席情況，并及時報告會議主持人。
（2）會議記錄
會議開始后，負責記錄的人員應認真做好會議記錄，對于重要會議，要盡可能把與會者的發(fā)言原原本本記下來。
（3）會場服務
服務人員要做好服務工作，做好端茶送水、安全保衛(wèi)、通風照明、音像設備的調(diào)節(jié)等工作，同時應對好一些突發(fā)事件，做到眼明、手快。
3、會后工作
（1）整理會議記錄
負責會議記錄人員在會后要整理會議記錄，如有必要，還要根據(jù)會議記錄寫出會議紀要。
（2）清理會場
散會后，清理會場人員要及時清理會場，關閉所有電源，檢查與會人員有無文件或物品遺忘，卸下橫幅和收回會議桌簽，打掃會場等。
（3）會議督促檢查工作
對會議確定的一些辦理事項，應及時通知有關部門，并做好督促、催辦工作。
（三）
一、常用公文的寫作方法和要點
公文分為規(guī)范公文和通用公文兩大類，規(guī)范公文是黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位在公務活動中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書。通常以14種黨的機關公文（決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要）和13種行政機關公文（命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要）中的18種不同種類的公文作為規(guī)范公文；除規(guī)范公文外，一些不屬于法定公文，但在日常工作中仍廣泛使用的事務性“通用公文”（計劃、規(guī)劃、總結、書信等）也是公文寫作的重要組成部分。下面結合企業(yè)實際，介紹幾種常用的公文及其寫作要點：
（一）請示
請示是下級機關（單位）向上級領導機關（單位）提出請求，并要求回復的一種上行公文。
1、 請示的寫法
標題：（發(fā)文機關名稱）+事由+文種 （注：標題中（）內(nèi)表示可不寫，以下同上）
主送機關：指負責受理和答復請示的機關。
開頭：寫明請示的緣由。
主體：寫出具體、簡明、條項清楚的請示事項。
結語：通常有“當否，請批示”，“妥否，請批復”，“以上請示，請予審批”、“請指示”等。
2、寫作要點
（1）一文一事。切忌在一篇請示中，同時請示若干個不同性質(zhì)、不同類別的問題。
（2）主送一頭。撰寫請示時，要根據(jù)機關的隸屬關系，向上一級主管機關（部門）行文，切忌多頭請示，造成責任不明，互相推諉，如果受雙重領導，可主送負主要責任的上級機關，另一個用抄報的形式。請示的主送不要寫領導人個人。
（3）文種恰當。在平行單位或不相隸屬單位的行文中，不能用“請示”。在使用“請示”這一文種時，不能寫成“請示報告”，請示和報告，是兩個不同的文種。（4）理由充分。請示的理由要充分，有說服力，才能說明請示事項的必要性，要給上級造成一種迫切感，促使請示問題的及時解決，但同時要注意行文語氣，選用詞語要謙敬，分寸得當，簡明扼要。
（二）批復
批復是上級機關答復下級機關的請示事項的一種下行公文。
1、批復的寫法
標題：（發(fā)文機關名稱）+事由+文種
主送機關：是指與批復相對應的請示發(fā)文機關。
開頭：寫明來文日期、發(fā)文字號或標題。用以說明批復的根據(jù)和指明批復的下級機關。
主體：針對“請示”的內(nèi)容給予明確肯定的答復或具體的指示，并概括地提出希望和要求。
結語：可用“此批”、“此復”、“特此批復”用語；為求簡潔，也可不用這類慣用語。
2、寫作要點
（1）一請示一批復。批復與請示是相對的，下級請示什么問題，上級就批復什么問題。
（2）及時批復，措詞莊重、周密、準確。對于下級請示應及時批復，以免耽誤工作，批復是指示性文件，是要下級去遵照辦理的，措詞要莊重、周密、準確、簡潔明了。
（三）通知
通知是行文機關用來傳達要求下級機關辦理和需要有關單位閱知或執(zhí)行的事項、任免人員的一種曉喻性公文，具有應用范圍廣、頻率高、及時靈活的特點。通知的分類有批轉性通知、轉發(fā)性通知、發(fā)布性通知、指示性通知、知照性通知、事項性通知、任免性通知、一般性通知等。通知可以是下行文，也可以是平行文。
1、通知的寫法
標題：（發(fā)文機關）+事由+文種
如果通知的內(nèi)容是對前一文件內(nèi)容的補充，可在標題中寫上“補充”兩字。
開頭：寫出被通知對象的名稱和通知的緣由、根據(jù)。
主體：寫明通知事項。
結語：提出執(zhí)行的要求。
2、寫作要點
（1）結構完整。（2）內(nèi)容全面。（3）事項清楚。（4）文字簡煉。
（四）報告
報告是行文單位向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問，以取得上級對工作的支持和領導的一種陳述性的上行公文。報告不需要批準、答復。報告通常分為工作報告、情況報告、建議報告、答復報告、會議報告和報送報告等。
1、報告的寫法
標題：（發(fā)文機關）+事由+文種
開頭：首先寫明受文單位全稱，可以寫一個，也可以寫幾個。隨后直敘報告的緣由、目的、意義或根據(jù)。
主體：陳述、說明報告事項。
結語：通常以程式化用語為結束語。如工作報告和情況報告常用“特此報告”；答復報告多用“專此報告”；建議報告常用“以上報告，如無不妥，請批轉執(zhí)行”；遞送報告則用“請審閱”、“請收閱”等。
2、定作要點
（1）除綜合性的報告外，要遵守一文一事的原則，一份報告只能報告一項或一個方面工作的進行情況。
（2）要突出中心，不要面面俱到。
（3）要實事求是，為上級機關提供真實情況，便于上級準確地估計形勢，制訂正確的方針，有效地指導工作。
（4）力求簡短。特別是內(nèi)容較多的報告，如不注意簡短，有的就可能寫得很長，沖淡主題。
（5）報告的結語要與報告的內(nèi)容相吻合，如屬于報告工作和反映情況的，最后可寫“以上報告中如有不當，請指示”，屬于回答問題的，可寫“請審查”等等，結語要單列一段。
（五）會議紀要
會議紀要是一種用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要通常使用的有：工作會議紀要、座談會議紀要、決議性會議紀要和研討性會議紀要。
1、會議紀要的寫法
標題：會議名稱+文種；會議中心議題+文種；文種
開頭：有兩種寫法。一種是介紹會議的概況，一般的只寫會議的自然情況（會議的時間、地點、人物、內(nèi)容等），另一種在開頭不涉及會議的情況，僅交待會議召開的背景或提出有待解決的問題，以說明召開會議的重要性和必要性。
主體：概述會議情況和反映會議的結果。
結語：會議紀要不般不寫結語，但有的會議紀要結語是提出號召、希望和對會議做出總的評價、補充說明或提出貫徹執(zhí)行會議精神的要求等。
2、寫作要點
（1）概述式。這種寫法是根據(jù)會議進行程序，將會議概況、會議議題、主要討論意見、決定事項順序寫出。這種寫法的特點是簡明扼要、順理成章，多用于辦公會、日常工作會議紀要。
（2）歸納分類式。這種寫法是將會議討論的內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系和邏輯關系等歸納成幾個方面，逐段逐層地將會議討論的各方面問題闡述明白，可以分條撰寫或冠以小標題。這種寫法條理清楚，層次分明，重點突出，問題集中，多適用于工作會議、專業(yè)性會議紀要。寫作會議紀要主體部分時應注意緊緊圍繞會議中心議題，把會議的基本精神、會議形成的決定、決議準確地表達出來。
（六）函
函是平行機關或不相隸屬機關之間，相互商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時所常用的一種平行公文。函的分類通常有商洽函、告知函、詢問函、請批函、審批函、答復函和便函等。
1、函的寫法
標題：（發(fā)文機關）+事由+文種
開頭：概括性寫明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等。
主體：寫清函的具體事項，如是復函，要有答復的針對性和明確性。
結語：函的習慣結語為“特此商洽”、“特此函告”、“請予審批”、“請即復函”、“特此復函”等。
2、寫作要點
（1）公函。用于內(nèi)容較為重要的正式公務事項，行文時應有完整的公文格式，措詞要嚴謹、得體，忌用指示、命令之語，要注意一事一函，便于處理。
（2）便函。用于內(nèi)容不太重要的一般事務，較公函行文更靈活，使用更方便，寫作上要注意行文語氣，遣詞用語要謙虛懇切。便函可用單位信箋，也可用便函紙。
（七）計劃
計劃是對一定時期的工作事先作出籌劃和安排，以便順利完成有關工作任務的一種指導性文書。計劃的種類很多，可以從時間、內(nèi)容、范圍、形式等不同角度劃分。
1、計劃的寫法
標題：制定單位+（執(zhí)行時限）+（內(nèi)容）+文種
開頭。寫明制定計劃的原因、目的、依據(jù)和要解決什么問題而作此計劃等。
主體。寫清計劃的內(nèi)容，具體做什么？怎么做？什么時候完成？達到什么目的、標準和要求？有哪些措施、方法和步驟等。
結語。一般計劃無結語，正文寫完即完，有的計劃也可在結尾提出一段希望、要求或補充、強調(diào)性的文字。
2、寫作要點
（1）編寫計劃前要全面、詳實地收集情況，確定格式，擬寫提綱，列出計劃的要點，使主線突出、綱目分明。
（2）編寫計劃時要內(nèi)容完備，大致包括基本情況分析，具體任務和要求，完成任務的具體措施、進度安排和注意事項等。
（3）編寫計劃要用詞準確，句式規(guī)整，目標、任務、措施、要求等要交待清楚，防止歧義，忌華而不實。
（八）總結
總結是回顧一定時期內(nèi)所進行過的實踐活動，并檢查、分析、評價、找出成績、總結經(jīng)驗、吸取教訓，以提高工作水平，促進今后工作的一種報告性文書?？偨Y的分類較多，常用的是綜合性總結、專題性總結。
1、總結的寫法
標題：單位名稱+時間+事由+文種
開頭：寫基本情況。介紹工作的時間、背景、基本成績、主要收獲和總體評價。
主體：總結的重點。實事求是地寫出成績，找出問題，結合具體事例，對主要經(jīng)驗教訓予以概括和闡述。
結語：概括性地提出今后的方向或改進的意見和設想。這一部分視總結要求可寫可不寫，若寫也是點到為止，不宜過長。
2、寫作要點
（1）要有明確的指導思想
一是實事求是。總結必須從本單位實際出發(fā)，反映本單位的真實情況，揭露本單位的矛盾，探索本單位工作的規(guī)律性；二是堅持一分為二。既看到成績又看到不足，既縱向比又橫向比，以達到“發(fā)揚成績，糾正錯誤，以利再戰(zhàn)”的目的。
（2）認真地進行調(diào)查研究
包括聽取本單位領導人的意見和向有關領導或部門以及一線員工調(diào)查。領導人是本單位工作的決策者，熟悉方針政策，也比較了解全局，搞總結聽取他們的意見是非常重要的。有關領導和部門是具體工作的實施者，他們往往有許多直接經(jīng)驗，能提供重要的、具體的材料。一線員工是工作、生產(chǎn)的主體，他們往往有許多具體材料和經(jīng)驗。只有通過調(diào)研才能抓住事物的本質(zhì)。
（3）要突出重點
整個工作總結既要突出主要工作，每個問題也不要平鋪直敘。切忌“流水帳”式的總結。要點面結合，既有較全面的說明，又有典型事例的交待。重點敘述、重點分析的就是“點”，一般敘述，一般分析的就是“面”。
（4）寫出特色，寫出新意
要研究新情況、總結新經(jīng)驗，總結出本單位的特色。不能通用化、老一套、一般化，缺少新意，言之無物。
（九）辦法
辦法是用于對某項工作所做出的和可具體參照辦理的法規(guī)性文書。辦法的分類通常分為實施文件辦法和工作管理辦法。
1、辦法的寫法
標題：（發(fā)文機關）+事由+文種；
開頭：寫明擬定辦法的緣由、根據(jù)?？捎脤дZ形式寫，也可以按章、條式寫在總則的第一條。
主體：寫清某項工作和某方面的問題的具體事項和規(guī)定。
結尾：對辦法的實施要求和解釋，施行時間等。
2、寫作要點
（1）辦法必須具體、明確，政策界限要清，技術性問題要求明確，數(shù)據(jù)確鑿，切忌含糊、抽象。
（2）辦法的內(nèi)容在符合國家法律、政策、法規(guī)的前提下，可根據(jù)單位的具體情況在原則內(nèi)變通，從而體現(xiàn)辦法的原則性與靈活性。
（3）辦法一般比較具體、專業(yè)性較強，應注意吸取有關部門和專業(yè)技術人員的意見。
二、公文格式方面應注意的幾個問題
（一）發(fā)文序號：不編虛位，即不編為001，不加“第”字。
（二）公文標題：詞意要完整簡潔，排列要對稱，連貫的數(shù)字、年份不要分為兩行，一般不用標點符號。
（三）正文：文中某年某月某日的“某”均應用阿拉伯數(shù)字書寫，“××××”年不應書寫為“××年”,如“1999年”不要書寫為“99年”。
（四）成文日期：某年某月某日中的“某”，黨務公文用阿拉伯數(shù)字，行政公文用漢字。
