你有沒有發(fā)生過下面這些情況。早上，我打定主意今天到公司后要好好認(rèn)真在進(jìn)度有點(diǎn)落后的項目上，但是一到公司打開信箱，發(fā)現(xiàn)又多了幾件主管或同事交代的臨時任務(wù)，我當(dāng)下心急，一一處理完成后，卻發(fā)現(xiàn)已經(jīng)中午過后，一天的精力差不多被這些今天才追加的瑣事耗盡，也沒有力氣再去推進(jìn)真正重要的項目，這是「項目管理方法」里的大忌。
或者，當(dāng)我正在認(rèn)真執(zhí)行項目，好不容易進(jìn)入高度工作狀態(tài)一個小時了，這時候忽然一個即時通、一封郵件通知，我忍不住打開來看，又忍不住回應(yīng)起客戶的最新需求，這樣跳出個十分鐘后，我發(fā)現(xiàn)自己回不去剛剛那個高度工作狀態(tài)了，這是「培養(yǎng)專注習(xí)慣」中的失策。
于是，我們的每一天都因?yàn)檫@些突如其來的瑣事而變得低效率，最重要的項目進(jìn)度常常拖延，因?yàn)槲覜]有找到一個「拖延瑣事」的好方法。只有找到拖延瑣事的節(jié)奏，我們才不會拖延到更重要的項目進(jìn)度。
電腦玩物上的「生活駭客」系列文章已經(jīng)寫到第五篇，這個系列顧名思義就是我想從一些比較輕松具體的問題切入，分享如何解決這些工作與生活上低效率問題的方法，而今天要分享的生活駭客技巧，就是我自己如何找到拖延瑣事的節(jié)奏，希望對大家有所幫助。
我的第一個方法就是先確定自己工作時間的節(jié)奏，讓自己有規(guī)律地查看「瑣事通知」（包含像是郵件或即時通等會出現(xiàn)瑣事的地方），而不是一直查看，然后其他時間維持在高度工作狀態(tài)。
我有兩種做法，第一種比較極端，就是當(dāng)我今天的目標(biāo)是要完成非常重要的項目任務(wù)時，我會要求自己這一天只有中午和傍晚才能查看郵件、才能打開即時通，這樣一來我就擁有完整的早上時段、下午時段，可以進(jìn)入兩次好幾個小時的高度工作狀態(tài)。
第二種做法比較彈性，當(dāng)還是需要關(guān)注客戶即時需求，當(dāng)今天也沒有最關(guān)鍵進(jìn)度時，我會用「番茄鐘工作法」的節(jié)奏來接收瑣事，每隔兩個或四個番茄鐘的高度工作時間后（約一個小時或兩個小時），再去看一下即時通與郵件，即時回覆一些瑣事訊息。
這樣一來，就能保有處理瑣事又擁有高度工作時間的節(jié)奏。
但還有一個重點(diǎn)，那就是不能當(dāng)下兩分鐘處理完成的瑣事，都應(yīng)該「拖延」。我之前還曾說過：「拖延的不完美，反而讓效率大加倍」。
什么意思呢？例如我早上 10 點(diǎn)完成了第一輪番茄鐘的高度工作，暫時完成一個重要小任務(wù)，這時候我去查看郵件與即時通，接收到一些新的瑣事，里面有些瑣事可能要花上我 15 分鐘到 30 分鐘處理，這時候我要不要去做？
我的方法是通常不要，因?yàn)槿绻〞r間去處理兩件 30 分鐘的瑣事，那早上一個小時就不見了！而且經(jīng)過這么久的「精神放松」（處理瑣事時通常很難保持高度工作狀態(tài)），很難再快速回去之前的高效率且集中的工作速度。
所以我還有另外一個節(jié)奏原則，就是看到瑣事時，先全部拖延，等到傍晚或下午真正完成今日重要工作進(jìn)度后，覺得差不多今天成果讓自己滿意了，我才開始處理這些從早上到下午所有拖延起來的瑣事。
這也是時間管理中一個很知名的原則，那就是「重要但不緊急」與「重要又緊急」的事情在一天里要優(yōu)先處理，而「緊急但不重要」（也就是瑣事）的事情，要一天中的最后空擋才處理，除非那件事情緊急到對方需要妳馬上回覆（但通常不會）。
要把瑣事全部拖延到下午才處理，那就進(jìn)一步需要另外一種節(jié)奏：如何快速有效的收集我們的所有瑣事？
想要拖延的瑣事絕對不要記在腦袋里面，一來一定會忘記，二來你會因?yàn)楹ε峦浂恢睋?dān)心著這幾件還沒做的瑣事，徒增壓力，而且最后你一定還是會忘記一些！這樣何必呢？
所以我需要一個外部的「收集籃」，他的目的是收集我今天（或這幾天）所有拖延的瑣事，可以讓我在前面兩個節(jié)奏中看到而想要拖延的瑣事就全部丟進(jìn)去，這樣我就可以告訴大腦說：「現(xiàn)在就忘記這些瑣事吧！不要有壓力，因?yàn)樗麄內(nèi)糠旁谑占@那邊?！谷缓蟮鹊较挛鐣r段，真的要處理瑣事的時間到達(dá)時，我只要打開收集籃，一件一件處理即可。
這是很有效的工作節(jié)奏，而有很多工具可以充當(dāng)收集籃，最簡單的就是使用你辦公桌上的一個實(shí)體收集籃、一張白紙，或是一本專屬的筆記本，然后遇到任何瑣事插進(jìn)來你的工作時，立刻把他寫到收集籃中，接著忘記他，要處理時到收集籃拿取即可。
或者像我則是用 Evernote 做項目管理，把這樣的云端筆記服務(wù)當(dāng)作統(tǒng)一收集籃，郵件瑣事轉(zhuǎn)寄 Evernote，想進(jìn)一步研究的網(wǎng)頁資料丟進(jìn) Evernote，主管交代的任務(wù)先寫進(jìn) Evernote，即時通里的瑣事復(fù)制貼上到 Evernote，我在 Evernote 中甚至就有一本筆記本叫做「收集箱」，專門收集這些我還沒空深思的今日瑣事，這樣每天傍晚我只要好整以暇打開這個 Evernote 收集箱，一一處理這些今日收集的瑣事即可。
最后，瑣事的拖延有時候不是一天之內(nèi)的事情，我的意思是，有些瑣事可能我這幾天都不想處理（沒空處理），例如我正在進(jìn)行一個工作上的重要項目，這一周就要截止，這幾天我希望專心在這件事情上，但是臨時有一個演講邀約，需要我兩個小時構(gòu)想課程大綱，這時候我會怎么做呢？首先我會把這件演講邀約的瑣事（瑣事不代表不好的事，而是代表不在我目前重要目標(biāo)上的事）拆成兩件瑣事（工作切割是最有效時間管理方法之一），第一件瑣事是回信跟對方說我會構(gòu)想，但需要給我一些時間；第二件瑣事是我真的開始構(gòu)想這個課程。
然后第一件瑣事回信，我可以在當(dāng)天下午的瑣事處理時段處理，但跟對方說抱歉，希望對方給我一個禮拜的時間。 接著我會把無法今天處理，也無法這幾天處理的第二件瑣事，設(shè)定一個提醒，提醒我周末再開始思考這件臨時任務(wù)，而那時候我應(yīng)該已經(jīng)完成本周重要項目目標(biāo)，有時間可以處理這件稍大的瑣事了。
所以一個瑣事收集籃的系統(tǒng)最好有「提醒功能」，可以在我設(shè)定的延后時間后（一周后、一個月后）再次提醒我有這件瑣事要處理，例如我使用的 Evernote 收集箱就有這樣的筆記時間提醒功能，所以我覺得那是非常好的瑣事收集系統(tǒng)。
如果你使用紙本的收集籃怎么辦？這時候你可能就需要把延后到更久之后的瑣事，放入你的數(shù)字時間提醒系統(tǒng)中，例如你的各種待辦清單或日程表工具里，或是像 Google Inbox 郵件系統(tǒng)本身也是充滿了拖延瑣事的最佳精神。
