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職場(chǎng)|辦公室工作常識(shí)

小編有話說:“每天比昨天能聰明一點(diǎn)點(diǎn)就好”。

1進(jìn)入新公司,應(yīng)寫一個(gè)快遞收發(fā)地址便利簽,貼在顯眼的位置,寫上公司的總機(jī)和自己的分機(jī)號(hào)碼 自己的郵箱地址 別等打電話的時(shí)候別人要你還找不到 給人留下不好的印象

任何公司都會(huì)有具體的財(cái)務(wù)請(qǐng)款流程,請(qǐng)款前問清楚,需要什么,需要提前多長(zhǎng)時(shí)間申請(qǐng),支付方式(現(xiàn)金、支票、電匯),支票需要對(duì)方公司全名,一定要確認(rèn)清楚,電匯需要電子賬號(hào)。

2有一些公司可能有多家開戶公司,所以需要確認(rèn)開支票時(shí)走那個(gè)公司名的帳。以免財(cái)務(wù)不好走賬。

3需要開具發(fā)票也需問好,開具名頭,開具發(fā)票款型。

4外出辦事一定要發(fā)一份email通知所屬部門全員,以便隨時(shí)可以聯(lián)系到你。另外就是避免有人讓你辦事你沒看到郵件沒做 被人賴在頭上說你沒通知大家 把事兒耽誤了 那就都是你自己的責(zé)任

5還有外出辦事如需打車的,著急的,請(qǐng)一定要備好零錢(這事我遇到過,為找零錢跑了3個(gè)街區(qū)才找到一家超市。)。

6發(fā)送郵件標(biāo)明發(fā)送部門或者接受部門,這樣在郵箱里找起來很方便;(樓主一般是根據(jù)工作內(nèi)容在outlook里建立文件夾然后把完成的郵件拖進(jìn)去)

7完成了某件工作上的事情,最好跟相關(guān)的人說一下已完成,用發(fā)郵件的方式

8boss安排工作,即使完成后已經(jīng)口頭匯報(bào)過了,郵件也要補(bǔ)一封簡(jiǎn)要說明狀況,畢竟人腦容量有限,事情一多就容易忘記

9需要平級(jí)同事配合工作的,一定要發(fā)郵件,CC給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)??陬^說明無效,如果因?yàn)橥虏慌浜希瓿刹涣斯ぷ?,就沒有說法了。

10不要在公司郵箱說私事。

11發(fā)郵件前看三遍。包括把附件再打開看一遍,看看郵件內(nèi)容,看看收件人和你寫的問好名稱是不是一致。

12'還有記得離開電腦的時(shí)候要關(guān)掉郵箱 指不定哪個(gè)賤人就來翻你的郵件!!

'

13寫報(bào)告的時(shí)候每完成一個(gè)段落記得點(diǎn)保存鍵以防止突然死機(jī),快捷鍵:ctrl+s

14'自己的抽屜一定要鎖上,丟了東西你沒處說理;重要文件也要鎖上?。?/p>

15自己的加班,請(qǐng)假都要記錄,不管是否有調(diào)休機(jī)會(huì),自己心里有個(gè)明細(xì)賬;

16在買東西的時(shí)候問問題盡量詳細(xì)完整,規(guī)格,大小,形狀,價(jià)格。

17頭發(fā),指甲,胡子,打理好。社會(huì)是個(gè)排斥性的接受體,這個(gè)星球所需要的藝術(shù)家極其有限,請(qǐng)不要冒這個(gè)險(xiǎn),就算你留長(zhǎng)頭發(fā)比較好看,也要盡量給人干凈的感覺。

18打電話有人喜歡用免提撥號(hào) 這樣會(huì)讓周圍同事很反感 辦公室盡量保持安靜 別吹口哨 唱歌 大聲聊天 剪指甲 把口香糖嚼的很大聲 吃味道很大的東西

19聊天中,不清楚的事情就說大概是好像是,我記得不清楚。別逞能、說錯(cuò)了就留下了漏洞

20工作中你想到的遺漏之處馬上跟別人說,在此時(shí),一般都是好的不靈壞的靈。一些可疑的地方也要問問領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員,別自己擅自做主。有些事多問一句話,最后能省很多事情。

21跟你有直接或間接利益人說的話不要全盤相信,自己選擇判斷。

22吩咐你做事情,你要自己清楚復(fù)述一遍告訴他確定一下。 也可以用郵件的方式

23如果你工作的時(shí)候不打起100分精力來認(rèn)真仔細(xì)的處理問題,那你就要花200分精力來彌補(bǔ)你粗心犯得錯(cuò)誤,而且還要承擔(dān)別人對(duì)你不信任的嚴(yán)重后果。

24一定一定不要遲到,遲到是個(gè)小毛病,但是積累的多了,會(huì)變成個(gè)讓人無法容忍的毛病,領(lǐng)導(dǎo)看到了 會(huì)認(rèn)為你是害群之馬 起反面帶頭作用 也許表面不說 但心里會(huì)給你扣分

25作為下屬,尤其是工作時(shí)間不長(zhǎng)的新人,在工作上一定不能太計(jì)較干多干少了,干的越多,學(xué)的東西越多,在公司積累的好口碑越多。領(lǐng)導(dǎo)們不管說不說,都是看在眼里的。領(lǐng)導(dǎo)們沒有一個(gè)會(huì)喜歡太過計(jì)較的人。

26就算你只犯了芝麻蒜皮的小錯(cuò)誤,也要主動(dòng)承認(rèn),事情本身不影響,但是你留給上司的印象就有很大改觀了;

27同樣的錯(cuò)誤不要犯兩遍!我的方式是把錯(cuò)誤都寫成郵件發(fā)給自己 專門放在一個(gè)郵箱文件夾里,沒事兒就拿出來看看

28當(dāng)你要去找別人談一件事情的時(shí)候,要先過一遍腦子你們的談話可能涉及到得工作事項(xiàng),然后想想自己是否把這件工作事項(xiàng)的資料準(zhǔn)備好了,如果談話過程中對(duì)方提出了一件相關(guān)事項(xiàng)是你事先沒有想到的,你即使確信自己已經(jīng)知道了正確答案也不要給對(duì)方一個(gè)確定的回答,因?yàn)檫@畢竟是你沒有事先確定過的,要知道一個(gè)人的記憶是永遠(yuǎn)不可靠的!??!這個(gè)常識(shí)尤其適用于你和老板做匯報(bào)的時(shí)候?。。?/p>

29當(dāng)你開口要叫一個(gè)人的名字的時(shí)候,別張口就來,如果叫錯(cuò)了,那可就丟人了,這樣的事情確實(shí)偶有發(fā)生。

30當(dāng)上司要你去處理一件事情的時(shí)候,就要把事情真的完成。

比如讓你去催款。你不能以為打了電話過去問一下什么時(shí)候能給我們錢啊,然后告訴上司一個(gè)大概日期就完事,因?yàn)檫@不算是把事情做完了。要打電話過去,問清楚為什么沒有打款。問清楚有沒有什么是你可以做的。如果對(duì)方總是賴賬。就要和上司申請(qǐng)律師費(fèi)用??傊退闶虑檎娴某隽四愕哪芰Ψ秶?,也要讓上司看到你已經(jīng)做了一切你可以做的事情。

31'當(dāng)你是需要同事給你做一些事情的時(shí)候,不要等他找你,還認(rèn)為是對(duì)方的職責(zé)。不管怎么樣都要親自去檢查一下。

比如你買了一些辦公用品??爝f送到了前臺(tái)。即使包裹上寫了你的名字。前臺(tái)也可能隨便放到什么地方。所以記得到了差不多的時(shí)候去問前臺(tái)。也不要因?yàn)樗麤]交給你而生氣。 '

32永遠(yuǎn)不要和同事發(fā)怒 保持語重心長(zhǎng)的態(tài)度

33永遠(yuǎn)別想蒙混過關(guān)。比如公司的電腦數(shù)據(jù)庫(kù)出了問題就隨便亂選,之后還是會(huì)被查出來要修改之前胡亂填的數(shù)據(jù)- -

34面試的時(shí)候如果說到工資要求,記得說清楚是稅前還是稅后,如果你不說,那你提出的那個(gè)數(shù)字就一定是稅前的,到手的時(shí)候會(huì)比你要的少個(gè)700塊錢左右。

35和同事最好的關(guān)系就是沒關(guān)系,千萬千萬不要和同事講你的私事,甚至包括周日和誰一起去逛街這類事也不要講,某天你甚至發(fā)現(xiàn),別人都知道你的男朋友是胖還是瘦

36聊天時(shí),別人追問是誰告訴你的,你就說記不清楚了,或者說別人叫我保密,你只要知道這件事情就可以了。

37如果有人突然與你套近乎,一定不要這么快掉進(jìn)去進(jìn)入狀況,要冷靜分析,他/她有什么目的,如果是對(duì)你不利的一定要保持警惕。

38還是新人要注意的,剛進(jìn)入一個(gè)新單位不知如好搞好人際關(guān)系的時(shí)候,要先學(xué)會(huì)觀察,看一同辦公的同事哪一個(gè)比較受歡迎,就慢慢接近,只要與她/他搞好關(guān)系,這一群人就搞定了。(只適用于受歡迎的這位人不錯(cuò)的情況下,如果是賤人一個(gè),就離遠(yuǎn)點(diǎn)吧,寧愿不要搞好辦公室關(guān)系也不要招惹賤人

39如果同事在講別人是非,千萬別參與。因?yàn)閻壑v別人是非的人信不過,她跟你講完別人的是非之后,不知道什么時(shí)候又會(huì)跟別人講你的。把你出賣了也不一定。

40如果和領(lǐng)導(dǎo)有沖突,要在第一時(shí)間告知所有人事件的真相,免得領(lǐng)導(dǎo)濫用職權(quán)令你吃悶虧,也避免引起同事間的誤會(huì)。(此條單位人際關(guān)系不好或混亂的慎用)

41作為領(lǐng)導(dǎo),不管是什么層次的領(lǐng)導(dǎo),盡量不要跟下屬私下太過親近,否則等你發(fā)現(xiàn)下屬有做的不好的地方需要批評(píng)的時(shí)候,你會(huì)發(fā)現(xiàn)你的下屬已經(jīng)習(xí)慣你對(duì)他太友好,很難像你一樣公私分明。

42不要越級(jí)匯報(bào),搞清你的直屬領(lǐng)導(dǎo)和大BOSS

43當(dāng)別的同事請(qǐng)教你事情的時(shí)候,不要不懂裝懂,雖然一開始感覺幫助了別人很開心,但是如果你誤導(dǎo)了別人,最后很可能是害對(duì)方被上司罵。自己也不是人。

44別得罪任何你不了解的人,包括樓下保安、食堂阿姨、保潔叔叔。他們有可能就是你大boss的發(fā)小~

45別談辦公室戀愛,難說分手以后你曾經(jīng)的床友就是你的上司~

46訂餐前半小時(shí)再次確定訂餐人數(shù),免不了某個(gè)事媽不要這個(gè)改那個(gè)~

47不要輕易簽字,不是屬于你的文件找你領(lǐng)導(dǎo)人簽,領(lǐng)導(dǎo)人不肯找其他負(fù)責(zé)這件事的領(lǐng)導(dǎo)簽,以免他們推卸責(zé)任。仔細(xì)看清楚簽字的內(nèi)容,在簽名

48需要VP簽字的文件,要按照順序,找各位VP依次簽字;不要先讓大頭簽再找小頭簽哦;

49表單明細(xì)要寫清楚,給上司的預(yù)算單簡(jiǎn)潔明了,可以讓BOSS第一時(shí)間獲得TA需要的信息;尤其是要定什么東西的時(shí)候,即使你一直定這一家,價(jià)格也一直是這個(gè),要定之前也一定要讓你的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)然后再定;

50文檔字體格式要一致,稱謂要得當(dāng),名字排序要正確無誤,首字母該大寫的地方要大寫,表格的話 該有框框的地方有框框 字體粗細(xì)都調(diào)一致

51CONFIDENTIAL的文件遞交時(shí)如果當(dāng)事人不在腫么辦?所以要提前準(zhǔn)備好信封 膠條和便條;

52比較雜的工作自己寫個(gè)workflow發(fā)成郵件形式,除了可以當(dāng)自己的工作總結(jié),工作證據(jù)外,以后還可以給后輩借鑒;

53和同事做同樣的工作,但是細(xì)節(jié)取勝 ;比如,給上司的文件按方便的順序排好,較多的文檔整理后可以附上一個(gè)EXCEL統(tǒng)計(jì);

54保密工作也很重要 放在桌上的文件 有人進(jìn)來時(shí)要記得正面朝下放著····(不過也看對(duì)什么人)

55關(guān)于excel的應(yīng)用推薦一本書 《你早該這么玩excel》

56訂餐記得要發(fā)票;發(fā)票如果要報(bào)銷,就別刮獎(jiǎng)

57如果發(fā)的是支票類,記得隨單附上收據(jù)聯(lián),讓對(duì)方簽收據(jù)!一般單位都會(huì)準(zhǔn)備好收據(jù)聯(lián)的??梢怨茇?cái)務(wù)或者前臺(tái)要。

58發(fā)快遞的時(shí)候千萬要記錄下來發(fā)的內(nèi)容還有快遞單上的號(hào),萬一發(fā)丟了還有據(jù)可循。。。

59和財(cái)務(wù)或公司其他人交接重要資料時(shí),最好搞個(gè)簽收單讓他們簽字確認(rèn);否則單子沒了就慘了

我有次就碰上這樣的事,財(cái)務(wù)把一整年的單子給我,后來我還給她;結(jié)果她說5月份的單子不見了,我說自己原樣還的,不可能少的;然后老板朝我大發(fā)脾氣,說我搞丟他的單子;最后找出原因:是財(cái)務(wù)自己搞錯(cuò)了,根本不存在5月份的單子。害我受冤枉

60寫金額相關(guān)的任何東西前面一定要寫上是RMB或者是USD或者是別的什么

61繳稅期限以前必須去繳稅,如果用忘記了為理由,讓公司替你交罰款那是不可能的,我有一個(gè)朋友就因此交了10000塊錢的滯納金。

(我這個(gè)朋友是公司的財(cái)務(wù),所以要替公司繳稅, 和各位的個(gè)人工資沒關(guān)系哦)

62打電話給外地記得要撥區(qū)號(hào)

63停車不要停到別的公司的停車場(chǎng)

64知道自己要干什么,夜深人靜,問問自己,將來的打算,并朝著那個(gè)方向去實(shí)現(xiàn)。

65空閑時(shí)間不要全拿去泡BAR,讀點(diǎn)文學(xué)作品,學(xué)習(xí)一些經(jīng)營(yíng)流程,管理規(guī)范,國(guó)際時(shí)事,法律常識(shí)。這能保證你在任何聚會(huì)都有談資。

66求上進(jìn)的人,不要總想著靠誰誰,人都是自私的,自己才是最靠得住的人。

67面試材料啊,合同,發(fā)票神馬的 我除了給上司,自己還會(huì)COPY一份 以備不時(shí)只需~ '

68同事請(qǐng)你吃飯,不要覺得理所當(dāng)然,請(qǐng)禮尚往來,否則你的名聲會(huì)越來越臭

69同事里面,一定要培養(yǎng)出一個(gè)知己,是那種你臨時(shí)請(qǐng)假能幫你遮掩和辦事的人,對(duì)他請(qǐng)付出自己的真心和幫助,但不意味著你就可以不防著他

70一些協(xié)作事項(xiàng)的進(jìn)度要求、別人未盡進(jìn)度的追蹤,我曾經(jīng),現(xiàn)在也經(jīng)常覺得不好意思,用郵件形式并CC上級(jí)。見外?生分?推責(zé)任?的感覺。

但吃虧的時(shí)候就發(fā)現(xiàn),人家好意思。'

71我以前工作地方的主管陰損我,發(fā)錯(cuò)誤的工作模板過來,然后上報(bào)給經(jīng)理說我做的所有工作都不合格。 恰好那陣子我沒刪除文件,把模板給經(jīng)理看了。

事后主管又來找我說,沒用的文件要及時(shí)刪除,免得占用電腦內(nèi)存…… 刪你妹,真要是沒了證據(jù),我黑鍋背定了。=='

72出去辦事前,先給相關(guān)單位打電話問清楚要帶什么,約好時(shí)間,不要白跑一趟。

73任何工作、資料交接都要書面簽收,可以避免很多不必要的誤會(huì)和麻煩~

74日常的公費(fèi)消費(fèi)記錄請(qǐng)寫個(gè)消費(fèi)清單,標(biāo)明是否已所要發(fā)票,最后再看看余額還有多少

75面對(duì)失敗,不要太計(jì)較,天將降大任于斯人也,必先苦其心志,勞其筋骨,餓起體膚……。但要學(xué)會(huì)自責(zé),找到原因,且改掉壞習(xí)慣。二十歲沒錢,那很正常,三十歲沒錢,那是宿命。

76 要辭職的時(shí)候 哪怕你是和同事吵翻了受不了了要走 寫辭職信的時(shí)候 也要說 是因?yàn)榘峒伊瞬艙Q工作 人要給自己留著后路 。

另外 同事嘛 只要不太過分 一開始對(duì)你態(tài)度不好 就笑著面對(duì)好了 除非你是那種跟同事鬧得特別僵也能在這個(gè)地方待下去的類型,否則 千萬別和同事生氣。

77.準(zhǔn)備一個(gè)本子,每天上班先把這一天要做的事按輕重緩急列好,然后開始一天的工作,做完一項(xiàng)劃掉,中間有做其他額外的事情也添加在本子上,隨時(shí)寫下工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、發(fā)現(xiàn)和困惑。這樣積累下來,不但以后什么時(shí)候做了什么時(shí)有據(jù)可查,也能提高效率、防止遺漏,并且可以看到自己的進(jìn)步。

78.工作郵件無論事情大小除了抄相關(guān)人員外別忘抄送自己領(lǐng)導(dǎo)(除非真的跟他半毛錢關(guān)系也沒有),一來讓他知道自己沒有閑著,二來以后若發(fā)生意外有據(jù)可查。

(今天有同事在抱怨客戶改了一些資料也沒有通知自己 說客戶傻逼什么的 還說和客戶說了好幾次 都沒有用 領(lǐng)導(dǎo)說 以后落實(shí)在文字上就好了 這是真理。)

79.對(duì)外發(fā)郵件,一定要用單位的規(guī)范模版,包括Word之類的。

80.領(lǐng)導(dǎo)給分派的任務(wù),哪怕是他隨口一說也要去積極執(zhí)行,及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度和自己的難處。尤其是和其他部門同事合作時(shí),領(lǐng)導(dǎo)一句話涉及到幾個(gè)部門,不要覺得事情很不重要或中間有困難就先擱在一邊或干脆不做,也不要跟其他同事講了之后卻不實(shí)時(shí)跟進(jìn),最后此事不了了之還好,一旦因?yàn)檫@點(diǎn)小問題沒解決導(dǎo)致更大的麻煩,到時(shí)悔不當(dāng)初也來不及。

81.真閑著沒事干也別嗑瓜子上網(wǎng)玩游戲,找本跟工作有關(guān)的專業(yè)書,哪怕學(xué)學(xué)Excel、整理一下最近的工作筆記,別人看見會(huì)覺得這孩子認(rèn)真好學(xué)而不是來不求上進(jìn)混飯吃的。

82:公司同事聚餐不想?yún)⒓釉趺崔k 就說要工作加班 但是最好真的是在加班 并且能理直氣壯說出必須加班的理由 否則還是乖乖參加吧 因?yàn)椴粎⒓?上司會(huì)覺得你是不給他面子喲

83:當(dāng)別人發(fā)給你的郵件抄送給你的上司的時(shí)候 等待半小時(shí)后再回復(fù) 為什么呢 因?yàn)橐苍S你立刻回復(fù)的后果就是 你剛回復(fù)完 緊接著發(fā)現(xiàn)你上司也回復(fù)了 并且意見與你相反

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