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如何讓頭腦風(fēng)暴會(huì)議更高效？

千呼萬喚始出來，我們死死抓住2016的尾巴

順利完成有道云筆記今年的最后一個(gè)重磅更新

新功能內(nèi)部人稱「分享協(xié)同」！

「分享協(xié)同」功能以最輕的方式實(shí)現(xiàn)了多人實(shí)時(shí)協(xié)同編輯和評(píng)論同一篇筆記。

基于此，我們找到了召開會(huì)議的最佳實(shí)踐，顯著提升團(tuán)隊(duì)/多人基于資料文檔的溝通效率，讓頭腦風(fēng)暴會(huì)議獲得更多的想法，更有成效！

▼會(huì)議開始前-協(xié)同準(zhǔn)備，有備而來

每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在頭腦風(fēng)暴之前應(yīng)該對(duì)會(huì)議主題有所思考，帶著一些點(diǎn)子和思路等半成品出席會(huì)議。

如果所有人都毫無準(zhǔn)備，一點(diǎn)沒思考就去參加，這場(chǎng)討論極概率事件會(huì)是集體磨洋工，效率低下 。

1、首先，組織者為會(huì)議新建一篇協(xié)同筆記，并分享給所有參與者。這篇協(xié)同筆記就是頭腦風(fēng)暴會(huì)議的第二主會(huì)場(chǎng)。

操作實(shí)踐：

① 點(diǎn)擊筆記分享按鈕，在下圖所示的彈窗中設(shè)置分享權(quán)限，將編輯權(quán)限選定為“允許編輯”；

② 復(fù)制分享鏈接，并將鏈接分享給所有參會(huì)者。

2、參會(huì)者各自在協(xié)同筆記上寫出自己關(guān)于會(huì)議主題的一些主動(dòng)思考及提前準(zhǔn)備。

操作實(shí)踐：

① 參會(huì)者打開分享鏈接，會(huì)看到下圖所示彈窗，接受會(huì)議組織者的邀請(qǐng)，登錄有道云筆記賬號(hào)，進(jìn)入?yún)f(xié)同筆記；

② 登錄成功后，參會(huì)者就可以在協(xié)同筆記分享頁面上整理自己的思考；并且可以實(shí)時(shí)看到其他參會(huì)者的編輯過程，可以提前閱讀并增加新的想法。

• 可以在協(xié)同筆記中實(shí)時(shí)看到其他人的編輯過程
  

• 正在編輯中的段落會(huì)被鎖定，其他人無法同時(shí)對(duì)此段內(nèi)容進(jìn)行操作

• 點(diǎn)擊頁面右側(cè)的“5人正在編輯”，可以看到正在與你一同編輯筆記的人員列表

通過協(xié)同筆記進(jìn)行充分的會(huì)前準(zhǔn)備，往往在會(huì)議開始前就可以收集到超出預(yù)期的想法和創(chuàng)意。

同時(shí)，大大減少了會(huì)議背景介紹、各自想法闡釋等額外交流的時(shí)間，將寶貴的時(shí)間留給創(chuàng)意生成。

▼會(huì)議過程中-協(xié)作記錄，實(shí)時(shí)沉淀

通過第一階段的“紙上會(huì)師”，所有參會(huì)者已經(jīng)進(jìn)行了初步的想法互通，接下來就可以迅速展開討論，各抒己見。

而在思維碰撞的過程中，討論者需要將所有的想法都在協(xié)同筆記上記下來，可以自由添加、修改或合并。

有效避免靈感轉(zhuǎn)瞬既忘，或是避免漫無邊際的討論導(dǎo)致跑題。

操作實(shí)踐：

① 毫秒級(jí)同步，所有人都可以自由編輯，同時(shí)記錄自己和他人的想法；

② 查看歷史版本：所有的編輯和修改都被自動(dòng)保存下來，可以一鍵恢復(fù)到任一歷史版本。

• 點(diǎn)擊筆記標(biāo)題旁的“已保存”，可查看所有修改記錄；

• 在歷史記錄中可以查看每一個(gè)版本對(duì)應(yīng)的新增、刪除以及編輯者的詳細(xì)情況。

將頭腦風(fēng)暴的討論全過程直接在協(xié)同筆記中，通過全體成員實(shí)時(shí)協(xié)作記錄下來，既減輕了記錄人、匯總?cè)说呢?fù)擔(dān)，節(jié)省會(huì)議后整理會(huì)議紀(jì)要的麻煩；又能避免信息遺漏，讓頭腦風(fēng)暴更有成效。

▼會(huì)議結(jié)束后-結(jié)論共享，更新實(shí)時(shí)提醒

頭腦風(fēng)暴結(jié)束后，組織者要及時(shí)將會(huì)議成果進(jìn)行匯總整理，通過協(xié)同筆記實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)共享。

更便捷的是，協(xié)同筆記的后續(xù)更新會(huì)自動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒。

參與者如果在會(huì)議結(jié)束有新的想法，可以在協(xié)同筆記中繼續(xù)添加記錄，或者發(fā)表評(píng)論；其他參與過筆記編輯和評(píng)論的成員便會(huì)第一時(shí)間在有道云筆記內(nèi)接收到筆記更新提醒，持續(xù)獲取會(huì)議記錄的最新動(dòng)態(tài)，免去反復(fù)修改更新版本、發(fā)送郵件的麻煩。