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先問大家一個問題：

你今天保存的電腦文件，兩個月后，能在一分鐘之內(nèi)找到它嗎？

作為一個職場小菜鳥，前輩會教你如何才能快速上手新工作！但卻沒人告訴你，該怎么管理自己的電腦文件！

結(jié)果，我們的電腦桌面可能變成了這樣：

想要快速找到一個文件，太難了！

可能你會說，用搜索神器Everything呀！

其實，軟件，只是起一個輔助作用！當你掌握了正確的文件整理方法，自己就能快速找到想要的文件！

今天，我就來系統(tǒng)地分享一些電腦文件管理工具，以及自用小技巧！

一起來看看吧！

文件管理軟件

1.Total Commander

一款功能十分強大的文件管理器，比電腦自帶的更好用！

在文件管理中，我們常用的功能，就是它的「批量修改文件名」！

按下Ctrl M，即可使用該功能：

修改時，可以預(yù)覽重命名后的結(jié)果：

雙窗口設(shè)置，還方便你進行文件對比，文件的移動、復(fù)制也能快速實現(xiàn)！

2.UltraFileExternal

能夠批量修改文件屬性，看似不起眼，用起來才發(fā)現(xiàn)了它的強大之處！

文件名稱&后綴名

與上面的Total Commander不同，這款軟件，能夠同時批量修改文件夾和文件的名稱！

選中「包含子目錄」后，就可以實現(xiàn)：

這個功能，非常適合批量修改，多個文件夾及內(nèi)含文件的名稱。

如果只是修改文件名，我就不會特意來推薦它了！

它可以修改文件后綴名！平時我們在保存網(wǎng)頁圖片時，會有一些webp格式的圖，不方便查看和后期使用！

批量拖動到這款軟件中，就可以將“webp”替換為“jpg”或其他格式。

你也可以試試其他后綴名修改！

文件屬性

對于電腦里一些文件，我們會選擇隱藏起來，不讓別人看到！

但是，每一個都要點擊屬性修改，太麻煩。這時，你可以將它們?nèi)繉?dǎo)入軟件中，批量隱藏！

3.Seer

不打開文件，就能看到文件夾/壓縮包里的內(nèi)容，這是Mac電腦自帶的功能。其實，Windows電腦也可以輕松實現(xiàn)，只是需要借助一個小工具！

它就是Seer！

操作非常簡單，鼠標選中文件后，按下空格鍵，就能快速預(yù)覽！

當你想不起來某個文件夾里是什么內(nèi)容，或者擔(dān)心看不到壓縮包內(nèi)容，解壓時出現(xiàn)問題，就可以用Seer快速查看！

支持的格式非常多，文檔、圖片、音視頻、壓縮包的常見格式，全都有！

當然，上面這些電腦軟件，如果能夠結(jié)合下面的文件整理小技巧，還能發(fā)揮出更贊的效果！

電腦文件管理技巧

如果想要實現(xiàn)高效辦公，通過使用一些文件管理工具還不夠。一些實用的小技巧，讓你的文件管理如虎添翼！

接下來，簡單分享5個我覺得最重要，且個人常用的文件管理技巧：

1.文件命名規(guī)范

我們?yōu)槭裁匆?guī)范文件的命名呢？

先來看一些錯誤的文件命名，你可能就知道了！

這些不規(guī)范的文件命名，導(dǎo)致我們很難快速找到自己想要的文件。

因為我們不清楚里面的文件內(nèi)容，是三月份考勤，還是四月份呢？

“考勤情況”和“員工出勤記錄”，兩個文件之間有什么不同？

就算是用最強搜索神器Evething，也無濟于事。因為它無法幫你檢索到文件里的內(nèi)容，還是要一個個打開確認！

那么，問題來了，我們怎么命名文件才正確呢？

這里，我建議使用“3W原則”，也就是“When Who What”，如果是多人協(xié)作的話，可以附上協(xié)作者。

舉個例子，你可以用“20200415 Tools指南公眾號文章配圖”，或“【2020-04-15】 Tools指南公眾號文章配圖”來命名。

日期不一定要設(shè)置成8位數(shù)，也可以是6位數(shù)，如“200415”。

規(guī)范的文件命名還不夠，如果再掌握下面這一項，你的個人文件系統(tǒng)，就基本完善了！

2.文件夾分類明確

文件命名再規(guī)范，混亂的文件夾分類，也會讓你功虧一簣！

比如，你有兩個文件夾：電腦壁紙和綠色壁紙。這時，你要保存一張綠色的電腦壁紙，該放在哪個文件夾下呢？

所以，文件夾的分類，也是非常需要注意滴！

那么，我們該怎么正確分類文件呢？

以項目文件為例，給大家展示兩種方法：

第一種方法，把“年份”放在一級分類，“項目名稱”放在二級分類；

第二種方法相反，適合執(zhí)行期長的項目。

個人建議，第一種方法更適合我們使用。同時，也方便搞定年終總結(jié)！

除此之外，建議大家對每一級的文件分類標準，也要不同。以網(wǎng)站舉例，用一個思維導(dǎo)圖簡單展示下：

對了，一級分類不建議超過10個哦！

3.文件層級，禁止套娃

有些小伙伴的文件，“藏”得很深，就怕被你發(fā)現(xiàn)！

（錯誤示范）

這么多層套娃，找的時候，怎么可能會準確記得某一個文件的存儲位置呢？

所以，文件層級一般來說，不超過四級！如果前面的命名和分類都做好了，這一步也不會很難！

不過，建議大家把所有的文件，都放進對應(yīng)的文件夾中，不散落在外面。（上述動圖是錯誤示范）

4.常用文件，不放桌面上

對于一些經(jīng)常使用的文件夾，不要放在桌面上！右鍵點擊，添加在快速訪問里！

需要時，就能快速打開，節(jié)省時間不費力！

這里，最好保持在5個左右。

如果不想自己設(shè)置，可以右鍵點擊【快速訪問】，在【選項】里勾選【顯示最近使用的文件夾】！

電腦就會自動把你常用的文件/文件夾，顯示在“快速訪問”里了！

5.建立臨時文件夾

有小伙伴會問，僅僅使用一次或兩次的文件，需要分類命名這些步驟嗎？

命名和分類還是需要的，不過更簡單一些！

你可以在桌面上建立一個【臨時文件夾】，里面的文件夾分類，按照日期命名！文件直接以主要內(nèi)容命名，也方便拿取使用！

每天或每周，抽出3分鐘清理一下即可！

最后

職場里，什么時候最尷尬呢？

領(lǐng)導(dǎo)站在你背后，看著你翻遍文件夾，都沒找上個月的一份材料！

不過，有了上面這些實用的文件整理軟件及技巧，應(yīng)該就不會遇到這種尷尬情況了吧！

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