在企業(yè)經(jīng)營管理中，合理的資源分配將可以為企業(yè)規(guī)避一定程度上的資金風險，同時也為經(jīng)營活動提供保障和管理控制。那么你知道如何才能搭建好企業(yè)內的預算管理系統(tǒng)嗎？本篇文章里，作者便進行了總結分析，一起來看一下。

我們常說這樣幾句話“勒緊褲腰帶過日子”“有多少錢辦多大事”，就是我們對有限資源的分配和計劃。

對于企業(yè)也是如此，企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略需要資源，更需要合理的資源配置，如果把70%的資金用于吃喝玩樂的應酬，那企業(yè)資金能用到實處的也多不了。就比如部門團建需要預先申請，使用部門的團建成本，上次我們團建就因為部門預算不足而沒去成環(huán)球影城。

因此，預算管理就是合理的分配企業(yè)財務、實物以及人力資源去實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略，并在整個實施過程中全程控制的內部管理活動。實施預算管理是保證公司戰(zhàn)略按計劃實施、確保各部門經(jīng)營目標順利達成，強化內部管理控制以及降低經(jīng)營風險的重要管理手段。

預算管理是一個集“預算編制、預算控制、預算調整、預算分析”等復雜體系為一體的企業(yè)管理活動，為了提高管理效率和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，并且可以實時監(jiān)控控制整個預算過程，因此需要建立一個能夠覆蓋全部預算管理循環(huán)的信息化系統(tǒng)，也就是預算管理系統(tǒng)。

一、預算管理流程架構

預算管理系統(tǒng)完成預算的編制及基礎管理模塊，預算控制部分通過預算數(shù)據(jù)以及控制策略，為業(yè)務提供預算控制服務，業(yè)務發(fā)生以后調用預算控制服務來進行預算的處理。

預算基礎數(shù)據(jù)，包括基礎數(shù)據(jù)和預算金額數(shù)據(jù)，其中基礎數(shù)據(jù)又包括：

• 組織信息：同時同步組織及組織層級，同步之后可通過組織代碼等查詢；
• 預算科目：同步預算科目及科目層級，并校驗科目唯一性；
• 預算科目與核算科目mapping：此關系用于將核算科目轉換層預算科目。

預算策略是基于預算組織、預算科目、控制周期等配置實現(xiàn)的預算策略。

預算控制服務是利用預算金額與預算控制策略組合實現(xiàn)的標準服務，提供給外圍業(yè)務系統(tǒng)；外圍系統(tǒng)業(yè)務單據(jù)占用明細回傳給預算控制系統(tǒng)，更新預算可用金額，實現(xiàn)業(yè)務的預算控制。

二、系統(tǒng)集成關系

差旅申請：事前出差申請系統(tǒng)，差旅申請通過后，TA單推送至攜程商旅，員工即可預訂飛機票，預算控制系統(tǒng)提供給差旅申請控制服務，差旅申請返回業(yè)務明細。

費用報銷主要作用為個人費用與部分公司費用申請、報銷；預算控制系統(tǒng)提供給費用報銷控制服務，費用報銷返回業(yè)務明細。

預算系統(tǒng)主要管理公司預算編制、審批、分析等作用；預算系統(tǒng)把預算數(shù)據(jù)及基礎數(shù)據(jù)傳送給預算控制部分。

人事系統(tǒng)將人員相關信息傳送給預算控制。

采購管理主要用于對公采購管理，管理供應商、采購申請、詢比價、采購訂單、收貨等內容。

三、預算控制

預算控制平臺是基于預算編制結果及預算控制策略來對業(yè)務流程進行控制的平臺。其中，預算控制策略通過設置組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年等維度組合定義該平臺用來控制業(yè)務流程的規(guī)則。

其中包括預算控制策略子系統(tǒng)，預算控制服務子系統(tǒng)，預算調撥子系統(tǒng)以及配置管理、接口管理、預算控制分析等模塊組成。

凍結：指業(yè)務單據(jù)提交審批，預算被保留，但未實際使用預算。

占用：預算已經(jīng)實際使用，即相關業(yè)務流程已經(jīng)完成。

控制強度：

• 不控制：只統(tǒng)計預算執(zhí)行情況，不進行控制，提醒，可以繼續(xù)業(yè)務流程。
• 警告：如超預算，需加批，走預算外流程。
• 控制：如果超過預算，則不可進行后續(xù)業(yè)務流程。

控制周期，計算預算控制額度的時間范圍，例如 季度，表示以季度范圍計算預算可用額度。

控制策略主要通過組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年等維度組合定義該平臺用來控制業(yè)務流程的規(guī)則；與預算余額表組合提供預算控制服務。

四、基礎數(shù)據(jù)同步

可以手動或者系統(tǒng)自動進行同步，將預算管理的基礎數(shù)據(jù)同步至預算控制系統(tǒng)。

預算控制系統(tǒng)對同步的數(shù)據(jù)進行判斷，如果已經(jīng)存在則更新已有數(shù)據(jù)，如果不存在則新增同步過來的數(shù)據(jù)。

五、預算控制流程

業(yè)務系統(tǒng)流轉至預算校驗節(jié)點，通過“部門、科目、時間、金額”等參數(shù)，向預算控制平臺請求預算控制服務，因預算科目與核算科目編碼不一致，預算控制平臺需要針對業(yè)務系統(tǒng)提供的參數(shù)及mapping表進行數(shù)據(jù)轉換，數(shù)據(jù)轉換完成后，根據(jù)參數(shù)查找預算控制策略，比如取款控制周期、累計等。

預算校驗：業(yè)務流程流轉至預算校驗點，提供校驗參數(shù)（主要包括，業(yè)務單號、行號，部門、會計科目、年度、期間、行金額）至預算控制平臺，預算控制平臺自動根據(jù)相關參數(shù)獲取預算控制策略及預算可用余額，與業(yè)務數(shù)據(jù)進行比較，若業(yè)務單據(jù)為多行，則對每行進行校驗比較，輸出控制結果，根據(jù)控制結果進行后續(xù)流程。

預算凍結：業(yè)務流程預算校驗通過（包括預算充足，控制強度為警告、不控制）之后，業(yè)務系統(tǒng)返給預算控制平臺預算凍結明細，若業(yè)務單據(jù)為多行則按行提供，寫入凍結/占用明細表，同時更新預算余額表。預算調撥申請?zhí)峤粚徟?，也作為預算凍結，更新預算余額表。

預算占用：已凍結的業(yè)務單據(jù)，如果通過審批（財務復核點）之后，業(yè)務系統(tǒng)將凍結數(shù)據(jù)信息傳輸給預算控制平臺，釋放預算、轉為占用預算。系統(tǒng)先釋放凍結數(shù)據(jù)，再生成占用，如果釋放和占用出現(xiàn)錯誤，則將錯誤信息通知業(yè)務系統(tǒng)。

預算沖回：業(yè)務單據(jù)被終止（包括審批退回、主動撤回等）后 ，業(yè)務系統(tǒng)向預算控制平臺提交詳情（包括單據(jù)編號、公司、部門、行號、科目、金額、年度、期間等）進行預算沖回。

六、預算余額表

預算余額表主要記錄預算執(zhí)行匯總情況，可以直觀的看到預算余額、占用余額等情況，同時也為預算控制服務提供余額基礎數(shù)據(jù)。

其中“組織、項目、科目、年度、期間、版本需唯一，不能重復”，需單獨記錄調撥中金額；預算原金額為從預算同步過來數(shù)據(jù)，記錄預算版本，預算原金額不更新更改。

預算金額=預算原金額-調撥金額

預算余額（QTD）=本月預算金額-本月凍結金額-本月占用金額

預算余額（YTD）=本季預算金額-本季凍結金額-本季占用金額

七、凍結與占用明細

主要提供查詢預算凍結、占用明細信息。

業(yè)務系統(tǒng)需在個校驗點將單據(jù)詳細信息傳送至預算控制平臺，校驗點包括凍結、占用、沖回點；數(shù)據(jù)校驗通過后，存儲業(yè)務明細數(shù)據(jù)同時更新預算余額表；記錄業(yè)務明細是否已經(jīng)更新預算余額表。

八、預算調撥

主要提供預算調撥申請，預算掉申請查詢等功能。

其中，預算調撥金額小于等于預算余額，預算調撥申請審批前視同凍結預算。

九、預算控制與業(yè)務系統(tǒng)集成

在業(yè)務發(fā)生流程里，在每一個事件發(fā)生的節(jié)點，實時對預算進行不同程度的控制，以達到預算控制的目的。

通過費用報銷業(yè)務流程可以看出來，預算控制并不是一次性動作，而是每一個業(yè)務節(jié)點都需要相關的控制操作，比如申請時占用、通過是耗用、不通過時沖回等。

預算占用按照明細行進行占用處理，一旦有一行超預算則整單超預算，以下是費用報銷的校驗過程。

專欄作家