OneNote：“隨心所欲”的記事本
OneNote的全稱是Microsoft Office OneNote 2003（Microsoft Office System 筆記記錄和管理程序），是微軟Office System 的一個全新組件。據(jù)說它的設(shè)計(jì)理念就是“隨心所欲地獲取、組織和再利用你的筆記”。
下面我們就來詳細(xì)地了解一下這個Office 家族的新成員。
文章導(dǎo)讀：
一、什么是OneNote 2003
OneNote 2003是微軟Office System 2003的一個重要組成部分，它更像是對Windows的“記事本”的一種功能上的擴(kuò)充和增強(qiáng)
簡單說：傳統(tǒng)的Office等字處理軟件屬于支持文件生成的最后工序的工具，而OneNote則是支持前期工序的工具。
二、OneNote 2003的安裝
1.安裝OneNote的系統(tǒng)最低軟硬件配置
2.下載和安裝
3.啟動激活
三、OneNote 2003的使用
1.軟件界面
2.豐富的記錄形式
作為一款專業(yè)的記錄工具，當(dāng)然應(yīng)該允許用戶以多種不同的形式來進(jìn)行記錄。比如，或許我們隨時都想將自己看到的有用的資料或句子抄錄下來，或者是記錄一個突然的靈感，或者是一個設(shè)計(jì)草圖的原始構(gòu)思……我們來看看OneNote在這方面的表現(xiàn)。
①一拖即存
②手寫輸入，同樣精彩
③記錄語音，語音與文本自動關(guān)聯(lián)
3.其他功能
①隨意對筆記進(jìn)行補(bǔ)充
②功能強(qiáng)大的搜索
③筆記標(biāo)記
④與其他人共享你的筆記
A.以電子郵件方式發(fā)送筆記
B.創(chuàng)建 Outlook 任務(wù)
C.將筆記發(fā)布到共享位置
D.集成共享工作區(qū)以用于協(xié)作筆記本
一、什么是OneNote 2003
OneNote的全稱是Microsoft Office OneNote 2003（Microsoft Office System 筆記記錄和管理程序）。OneNote的開發(fā)代號是“Scribbler”（字跡潦草者），據(jù)說它的設(shè)計(jì)理念就是“隨心所欲地獲取、組織和再利用你的筆記”。因?yàn)樗鼰o需識別，故可以直接處理筆記，即便是字跡潦草的人也不用擔(dān)心識別的正確性。而其產(chǎn)生的背景據(jù)說是起源于微軟進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示：91%的用戶經(jīng)常記筆記，其中26%根據(jù)手寫信息發(fā)送電子郵件。正是因?yàn)槭謱懙牧?xí)慣性，微軟決定推出OneNote，以便在個人電腦上實(shí)現(xiàn)真正的手寫輸入。
OneNote 2003是微軟Office System的一個重要組成部分，也是一個全新的Office組件。不過，它與其他的Office組件又有本質(zhì)的區(qū)別，它更像是對Windows的“記事本”的一種功能上的擴(kuò)充和增強(qiáng)。是一個真正意義上的“記事本”。因?yàn)樗鼤屇愀杏X就像是學(xué)生用的裝訂成冊的記事本一樣，不僅可以想記就記——用手寫、摘抄（復(fù)制、拖動）甚至是聲音、貼圖等等工具，還可以自動將轉(zhuǎn)載的資料自動加上資料來源的注釋，真正讓你體會到什么叫“隨心所欲”的記事本。不僅如此，它還具有傳統(tǒng)意義上的“記事本”無法比擬的許多優(yōu)勢：比如可以“見好就收，一拖即存”，既可以保持資料原來的風(fēng)格和樣式，也可以隨意對它進(jìn)行重新編輯和加工，只要你原意的話；可以自動讓記錄的內(nèi)容利用索引按科目進(jìn)行分類整理；還可以進(jìn)行橫向檢索——就是指輸入特定的單詞后，可以從OneNote的大量記錄中檢索到所需內(nèi)容，完全就像是詞典軟件一樣。
用微軟自己的話來說，“我們可以利用紙面隨心所欲地書寫文字、圖形和圖畫等。但在信息檢索或修改方面就不太方便。電子記事本能夠?qū)⒂^點(diǎn)與別人共享，這點(diǎn)上非常方便，但是卻沒有像紙那樣的自由度。OneNote則將兩者的優(yōu)點(diǎn)融為一體，因此可以統(tǒng)一管理全部的文件、調(diào)查資料和記錄”。因此，可以這么對OneNote在Office中的地位進(jìn)行概括：傳統(tǒng)的Office等字處理軟件屬于支持文件生成的最后工序的工具，而OneNote則是支持前期工序的工具。
二、OneNote 2003的安裝 1.安裝所需最低配置
硬件配置
CPU:Intel Pentium 233(MHz)以上，推薦使用 Pentium III
內(nèi)存：128 (MB) 以上
硬盤：100 MB以上可用空間（完全取決于你的安裝形式，完全安裝可能多達(dá)500MB）
驅(qū)動器：CD-ROM 、 DVD光驅(qū)
顯示器：Super VGA (800 × 600) 以上分辯率
軟件配置
操作系統(tǒng)必須在Microsoft Windows? 2000 ＋ Service Pack 3 (SP3) 以上；或者是Windows XP 以上的操作系統(tǒng)。
2.下載安裝
得知現(xiàn)在可以從微軟的網(wǎng)站上免費(fèi)下載OneNote 2003這個Office家族神秘的新成員，我立刻在第一時間趕到“現(xiàn)場”——https://microsoft.order-7.com/consumermosep/product.asp?catalog%5Fname=MSTrialandEval&category%5Fname=Evaluation+Kits&product%5Fid=OneNoteDL，這里提供了包括英文、日文、中文簡體（Chinese Simplified）、中文繁體（Chinese Traditional）等多達(dá)十種不同語言版本的OneNote 2003可供選擇下載（還需要填寫一個表單，然后以郵件的方式將軟件的下載地址和序列號發(fā)送給你）。按照這里的提示說明，它只能供用戶免費(fèi)使用60天。不過到期后用戶仍然可以打開、瀏覽甚至打印OneNote文檔，只是不能繼續(xù)編輯的新建而已。這也無妨，看看網(wǎng)上對這件產(chǎn)品“好評如潮”，究竟它對我等普通百姓有無可用之處，先用用再說吧。
不過，像我一樣以前在機(jī)器上已經(jīng)安裝了 Office 2003 Beta版本的用戶可要注意了：安裝OneNote 2003將會詢問你是否原意卸載機(jī)器上的beta版Office，否則安裝將無法繼續(xù)（如圖01）。
帶著一絲不快將240多兆（下載說明中說的80M左右估計(jì)是英文版的大小，我下載的另一份繁體中文版大小也達(dá)到了128M）的簡體中文版OneNote 2003 請回家后立即卸載掉以前的Office 2003 Beta版，并選擇了“完全安裝”的形式進(jìn)行安裝。安裝完成之后，系統(tǒng)提示要重新啟動（如圖02），按要求重啟后，開始菜單的“程序”項(xiàng)下已經(jīng)出現(xiàn)了“Microsoft Office”的程序組，安裝基本完成。由于工作需要，我又重新試著將那個Beta版的Office 2003安裝了一遍，結(jié)果基本上沒有出現(xiàn)任何差錯，看來魚和熊掌還是可以兼得的嘛。呵呵。
3.啟動激活
單擊“開始”→“程序”下面的“Microsoft Office OneNote 2003”程序項(xiàng)，第一次啟動OneNote時，系統(tǒng)會，系統(tǒng)會彈出一個“Microsoft Office OneNote 2003激活向?qū)А钡膶υ捒颍ㄈ鐖D03），如果你是在微軟的網(wǎng)站下載的，就可以免費(fèi)進(jìn)行激活。沒有激活的OneNote的許多功能都是不可用了。
單擊“下一步”，確保計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的正常連接后，系統(tǒng)會順利通過激活程序（如圖04）。
同時系統(tǒng)啟動，并且在以后的每次系統(tǒng)啟動后都會自動加載“Microsoft Office OneNote 2003 快速啟動”程序，并在屏幕右下角的系統(tǒng)托盤處顯示OneNote的標(biāo)志（如圖05），右鍵單擊這個標(biāo)志可以快速啟動OneNote。
三、OneNote 2003的使用 1.軟件界面
下圖是OneNote的典型界面。
在常用工具欄下方、工作區(qū)的上方首先是一些選項(xiàng)卡，它表明當(dāng)前筆記的類別及當(dāng)前打開的筆記本分區(qū)。直接單擊各選項(xiàng)卡就可以在各個分區(qū)間進(jìn)行切換。在工作區(qū)的右邊是垂直排列的“頁”，它表示當(dāng)前分區(qū)一共由多少頁組成。各頁的標(biāo)題也將顯示在這里。單擊各頁的標(biāo)題就可以自由在各頁之間進(jìn)行切換。單擊最后一個頁，可以在當(dāng)前分區(qū)末尾插入一個新頁。工作區(qū)的上方是該頁的標(biāo)題，記錄的時間是由系統(tǒng)自動添加上去的。
另外，在分區(qū)選項(xiàng)卡的右邊，還有一個文本輸入框和一個查找按鈕。這其實(shí)就是Office軟件中的查找功能。只是在筆記本一類的軟件中，它的功能顯得尤為重要和突出。在文本框內(nèi)輸入一個關(guān)鍵字，并點(diǎn)擊這個查找功能按鈕之后，系統(tǒng)會在整個筆記本中（包括各個分區(qū)及分區(qū)內(nèi)的各頁）進(jìn)行查找，并相應(yīng)的頁標(biāo)題中和筆記中用醒目的反顯顏色標(biāo)識出關(guān)鍵字的位置。此時，該查找區(qū)域會發(fā)生許多變化，如圖07。
單擊“查看列表”命令，可以將查找到的結(jié)果以縮略的方式顯示在任務(wù)窗格中，如圖08。
單擊相應(yīng)的縮略文字，就可以方便快速定位到相應(yīng)的分區(qū)或頁。如果想更換關(guān)鍵字繼續(xù)搜索，直接單擊關(guān)鍵字就可以恢復(fù)到查找的初始狀態(tài)。
OneNote還有另外一種簡略的界面形式，如圖09。
任何時候，只要將窗口的高度調(diào)整小到一定程序，就會出現(xiàn)這種沒有菜單欄和上方工具欄的窗口。在這個窗口中，只留下了窗口的標(biāo)題欄、工作區(qū)和滾動條。最常用的一些工具按鈕被適時的調(diào)整到了本該是狀態(tài)欄的位置。你看，是不是最大限度地節(jié)約了屏幕空間呢？單擊下方工具欄中的“保持窗口在最前面”的固定圖釘按鈕，就可以方便地隨時記錄所見、所聞、所感、所思了。
2.豐富的記錄形式 作為一款專業(yè)的記錄工具，當(dāng)然應(yīng)該允許用戶以多種不同的形式來進(jìn)行記錄。比如，或許我們隨時都想將自己看到的有用的資料或句子抄錄下來，或者是記錄一個突然的靈感，或者是一個設(shè)計(jì)草圖的原始構(gòu)思……我們來看看OneNote在這方面的表現(xiàn)。
①一拖即存
當(dāng)我們?yōu)g覽網(wǎng)頁時，可能會被許多新鮮的觀點(diǎn)或者精彩的語言所打動，有時甚至?xí)幸环N“踏破鐵鞋無覓處”的感覺，這時一點(diǎn)會想拿起筆，趕快將它記錄下來。在這一點(diǎn)上，OneNote解決得相當(dāng)不錯。幾乎可以允許你將所有見到的內(nèi)容（包括文字、表格、圖片）。除此之外，還可以將資料的來源自動附上相應(yīng)鏈接，萬一日后想“追根溯源”，也就不用著急得抓耳撓腮了，如圖10。
另外，有些軟件不支持拖放操作，比如Windows的記事本。這時可以用傳統(tǒng)的“復(fù)制”→“粘貼”的辦法來完成。如果文件的原始位置有相應(yīng)的格式設(shè)置，粘貼時，可以選擇保留格式或者只保留內(nèi)容。如圖11。
不過，在使用的過程中，我發(fā)現(xiàn)它的拖放功能的設(shè)計(jì)似乎有點(diǎn)不盡人意：一是處理的速度比較慢，二是對于Flash文件和音樂電影一類的文件不能一起拖到筆記中保存。
值得一提的是：對于記錄的筆記卻沒有在工具欄或菜單中找到“保存”菜單或按鈕，“文件”菜單下只有一個“另存為”選項(xiàng)，其實(shí)，這些筆記是幾乎不需要手工保存的，想想，拖到筆記中的東西當(dāng)然不會有太多的垃圾，全部保存起來應(yīng)該沒錯的。所以，系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置為自動保存了。不信，你不做任何工作就直接關(guān)閉這個筆記本，再打開看看有沒有丟失什么數(shù)據(jù)？
②手寫輸入，同樣精彩
真正方便的筆記本應(yīng)該要保證隨時隨地都能方便的輸入。特別是對于TablePC（Tablet PC：運(yùn)行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的計(jì)算機(jī)。可以使用 tablet 筆直接在 Tablet PC 的屏幕上寫字，使用此筆還可執(zhí)行鼠標(biāo)的功能。也稱為 tablet 計(jì)算機(jī)。），總想隨手寫寫畫畫。這下，OneNote可以滿足朋友們的要求了。在TablePC中，你可以使用tablet 筆在頁內(nèi)添加書寫內(nèi)容，如果希望搜索手寫體筆記或者將其轉(zhuǎn)換為文本時，必須打開書寫識別參考線并在格中書寫才能保證有最佳的識別率。同時，如果希望將手寫體識別為中文，必須保證手寫輸入時，打開中文漢字輸入法。
③記錄語音，語音與文本自動關(guān)聯(lián) OneNote還可以進(jìn)行語音輸入，具有時間圖章的功能。如果我們參加一個會議或聽演講（報(bào)告），可能想將會議或演講者的內(nèi)容全部記錄下來。但完全用筆記或鍵盤輸入是不可能的。這時，只要你按下工具欄的麥克風(fēng)圖標(biāo)（錄制功能），就可以邊錄音邊用筆或鍵盤來記錄。筆記光標(biāo)當(dāng)前位置處會顯示一個“開始錄音: 2003年11月7日 11:59”之類的提示，再次單擊這個麥克風(fēng)圖標(biāo)時，錄音將會停止。當(dāng)停止麥克風(fēng)的錄制時，文字錄入過程也因此而暫停。系統(tǒng)會自動將錄音期間錄入的文本與這段聲音結(jié)合，即聲音與文本記錄將被賦予關(guān)聯(lián)性。
如圖12。我們可以在會議或演講結(jié)束后，點(diǎn)擊“開始錄音: ”前面的黃色小喇叭，就可以播放所錄的現(xiàn)場聲音。稍后當(dāng)你播放這些聲音時，手錄部分會跟著同步出現(xiàn)。微軟OneNote開發(fā)小組負(fù)責(zé)人Chris Pratley說，“盡管還做不到利用筆記本電腦的內(nèi)置麥克風(fēng)進(jìn)行語音識別，但有了這種功能就已經(jīng)非常方便了”。
3.其他功能 ①隨意對筆記進(jìn)行補(bǔ)充
如果在一整段筆記中想加入自己的心得體會（用筆圈圈點(diǎn)點(diǎn)），或者是將另一段內(nèi)容插入到某個地方，可以在筆記本的任何空白地方雙擊，然后將要插入的內(nèi)容插入到當(dāng)前位置，而不必考慮他們的對齊方式，用一句通俗的話來說就是：“想寫哪就寫哪”，如圖13。
當(dāng)然，有時還可以將兩塊內(nèi)容合并成一塊，或者將一塊內(nèi)容拆分成兩塊。
若要在頁上插入更多空間以用于書寫或繪圖，請單擊“常用”工具欄上的“插入額外的書寫空間”按鈕，將鼠標(biāo)指針置于要添加空間的位置，然后按指針指示的方向拖動鼠標(biāo)，就可以在此插入一段任意寬度的新的空白區(qū)域，如圖14。
②功能強(qiáng)大的搜索
我們在上面的“外觀”部分簡單的介紹了它的“搜索”功能。其實(shí)，它的作用還遠(yuǎn)不止于此。既可以使用復(fù)雜的語法結(jié)構(gòu)來作為搜索關(guān)鍵字（如對準(zhǔn)確的詞組或短句加上引號、使用AND、OR和NEAR 運(yùn)算符完成復(fù)雜的搜索），還可根據(jù)書寫筆記的時間或頁面的標(biāo)題來搜索筆記，并且如果不希望搜索整個筆記本，還可改變搜索范圍（參看前面的圖08的任務(wù)窗格）。
③筆記標(biāo)記
我們通常會在自己的筆記中的不同地方畫個小旗來標(biāo)明他們的重要等級。使用OneNote也可以這樣。這就是“筆記標(biāo)記”。標(biāo)記可表明某個項(xiàng)目位于“待辦事項(xiàng)”列表上或者說明它很重要。你可使用一個框標(biāo)記某個項(xiàng)目，從而核對項(xiàng)目以表明正在考慮該項(xiàng)目，或使用形狀、文本顏色或突出顯示來標(biāo)記某個項(xiàng)目，從而從視覺上突出顯示該項(xiàng)目。操作方法是：選中等標(biāo)記的句子或段落，單擊鼠標(biāo)右鍵，如圖15，選擇“筆記標(biāo)記”下相應(yīng)的標(biāo)記項(xiàng)目即可。
使用筆記標(biāo)記可以輕松地查找并跟蹤筆記。單擊“視圖”菜單下的“筆記標(biāo)記摘要”，在窗口的右邊會顯示“筆記標(biāo)記摘要”任務(wù)欄。可以看出，系統(tǒng)可以按多種條件將筆記標(biāo)記分組顯示，如按筆記標(biāo)記名稱、按所在分區(qū)、按標(biāo)題、按日期、筆記文本等方式重新組織。要想跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的筆記標(biāo)記處，只需要輕輕點(diǎn)擊相應(yīng)筆記標(biāo)記的名稱，就可以在正文區(qū)看到相應(yīng)內(nèi)容。就像一個超級鏈接一樣。
另外，如果你愿意，還可以匯總所有打開分區(qū)的全部標(biāo)記，以便生成每件重要事情的完全列表。看到上圖任務(wù)窗格正文的“創(chuàng)建摘要頁”的命令按鈕了嗎？單擊它，就可以在筆記的該分區(qū)插入一頁，里面僅包含所有筆記標(biāo)記的摘要內(nèi)容。如圖17。
系統(tǒng)給出的筆記標(biāo)記只有“待辦事情”“重要”“問題”“后續(xù)工作”等四種形式，如果你覺得這些還不夠，系統(tǒng)允許你自定義標(biāo)記以使它們對信息的檢索和查看更有意義。方法是：單擊鼠標(biāo)右鍵菜單中的“筆記標(biāo)記”下的“自定義”，或者在任務(wù)窗格中選擇“自定義我的筆記標(biāo)記”任務(wù)。單擊下方的“未定義的”筆記標(biāo)記，再單擊下方的“修改…”按鈕，如圖18。在彈出的對話框窗口中，輸入筆記標(biāo)記的名稱（如“提醒”），再給這種筆記標(biāo)記選定一種符號、定義一種字體顏色和突出顯示顏色，單擊“確定”按鈕即可。
④與其他人共享你的筆記
使用 OneNote 不但可以方便地記錄你的想法，還可以方便地與其他人共享你的筆記。共享的方法通常有以下幾種：
A.以電子郵件方式發(fā)送筆記
如果正在使用 Microsoft Office Outlook? 2003，則可以直接從筆記本中以電子郵件方式發(fā)送一頁或多頁筆記。方法是：單擊OneNote窗口的“文件”菜單下的“電子郵件”或者按下“CTRL＋SHIFT＋E”快捷鍵，筆記可以作為郵件的正文，也可以是郵件的附件發(fā)送給對方。這樣，如果收件人也裝有 OneNote，他們每次打開以電子郵件附件形式發(fā)送的 OneNote 文件時，該文件的副本都會存儲在“電郵給我的筆記”文件夾中。他們可以編輯該文件，但是所做的更改不會保存在原始附件中。如果重新打開原始附件，則會在“電郵給我的筆記”文件夾中創(chuàng)建該文件的另一個副本。
注：如果不想發(fā)送附件，請單擊“工具”菜單上的“選項(xiàng)”，并在“電子郵件”類別中，清除“將原始筆記的副本附加為 OneNote 文件”復(fù)選框。
B.創(chuàng)建 Outlook 任務(wù)
可以直接在 OneNote 中分配 Outlook 任務(wù)。與筆記標(biāo)記功能結(jié)合使用是將筆記轉(zhuǎn)變?yōu)椴僮黜?xiàng)目的快捷方式，此功能對未安裝 OneNote 的 Outlook 用戶也適用。方法是：
在“常用”工具欄上，單擊“創(chuàng)建 Outlook 任務(wù)”。
在“任務(wù)”對話框中，鍵入或選擇所需的信息。
在“任務(wù)”對話框中的“常用”工具欄上，單擊“指定任務(wù)”，再單擊“保存并關(guān)閉”。
C.將筆記發(fā)布到共享位置
將筆記發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上的文件夾或 Microsoft Windows SharePoint? Services 網(wǎng)站上的文檔庫。你可以 OneNote 文件格式發(fā)布筆記，從而其他人可將你的頁面添加到他們的筆記本中；或?qū)⒐P記作為網(wǎng)頁進(jìn)行發(fā)布，從而可用 Web 瀏覽器查看筆記。
D.集成共享工作區(qū)以用于協(xié)作筆記本
OneNote 包括“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格，在“文件”菜單上，單擊“打開”。在“我的筆記本”文件夾中，雙擊指向存儲在Windows SharePoint Services 網(wǎng)站上的文檔庫中的分區(qū)的快捷方式，可以看到工作區(qū)成員列表以及所有OneNote 中的其他工作區(qū)數(shù)據(jù)。
使用“共享工作區(qū)”任務(wù)窗格可與網(wǎng)站的其他成員通信，處理網(wǎng)站上的“任務(wù)”列表和“鏈接”列表，或打開作為活動分區(qū)文件存儲在同一文檔庫中的其他文檔。例如，若要將電子郵件快速發(fā)送到網(wǎng)站的全體成員，請單擊任務(wù)窗格的“成員”選項(xiàng)卡上的“向所有成員發(fā)送電子郵件”。
OneNote的許多概念都是全新的，是加強(qiáng)協(xié)同辦公、移動辦公的重要工具，是微軟向.Net戰(zhàn)略邁出的堅(jiān)實(shí)的一步。
