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審計點滴積累:往來款審計底稿明細表

往來款因為涉及到負數重分類的情況,企業(yè)負數重分類一般也不會進行賬務處理,在實務中,明細表咋填,對于新人來說有時候會有疑惑,另外如果涉及的供應商或者客戶數量較多,明細表如何才能完成得更快也是個問題,新入行的朋友,可能在一個明細表就花費了大量的時間,更別說是執(zhí)行分析、檢查等其他審計程序了。

往來款明細表完成難度大、時間久的原因主要有幾個:

1、供應商或者客戶數量較多,成百上千個。

2、企業(yè)賬務比較混亂。調整做錯的會計分錄時會計處理比較亂(如沖回應收賬款有時候做成借方負數,有時候做成貸方正數);不同會計科目混用(如應收賬款預收賬款混用);

3、存在期末余額為負數的情況,審計底稿重分類了,但是企業(yè)賬上一般不做處理

4、供應商或者客戶名稱使用不規(guī)范,名稱經常變動或者企業(yè)由于更換系統(tǒng)、企業(yè)登記習慣等原因導致提供的客戶往來明細客戶名稱“亂七八糟”

5、上年度審計底稿數據“混亂”或者有錯誤的情況

6、企業(yè)對于上一年度的審計調整和重分類調整,有些可能進行賬務處理了,有些可能沒有進行賬務處理。

7、審計人員Excel水平有限,不熟練,效率低下。

……

今天主要分享一下存在重分類的情況:我們可以看到,其實整個明細表,最基本的結構是:

我們直接以一個簡單例子來看,假設被審計單位是甲公司,甲公司2017年財務賬上其他應付款的往來輔助明細如下:

情況一:假設2017年其他應付款對于A客戶而言,期初期末余額為負數均系正常的業(yè)務,企業(yè)不存在賬務處理錯誤的情況,其他應付款審計時只有重分類調整,那審計人員在編制2017年12月31日的其他應付款審計底稿的時候,一般如下:

我們可以看到:

1、期初余額的調整前數是企業(yè)財務賬上的數,期初余額的調整后的金額(即審定數)是附注最終要披露的金額。

2、期末余額的調整前金額是企業(yè)財務賬上的未審數,其計算公式如下:期末余額(調整前)=期初余額(調整前)+貸方發(fā)生額-借方發(fā)生額。保持跟企業(yè)財務賬上一致。注意:計算公式中的期初余額,不能用期初審定數,因為期初可能有重分類調整,而審計底稿里面的借貸方金額來源于企業(yè)的本年借貸方發(fā)生額,如果直接用期初審定數去計算得出期末未審數,有可能是錯誤的。

所以一般在連續(xù)審計的情況下(比如做2018年的審計),拿到企業(yè)的其他應付款往來明細的時候,在確保企業(yè)給的數據沒問題后,我們一般會將上一年度(2017年)審計底稿的期末未審計合計金額和企業(yè)提供的2018年往來輔助明細期初合計金額去核對,看能不能對上。有時候會發(fā)現對不上,是什么原因呢?

我們來看第二種情況。

企業(yè)2017年其他應付款財務賬上的數據還是跟上面一樣,數據如下:

2017年審計人員審計的時候,發(fā)現了企業(yè)對A客戶的往來漏做了一筆分錄,企業(yè)在2017年12月31日前收到A客戶的一筆押金5000元,形成了銀行未達賬項,審計人員對其進行審計調整:

借:銀行存款 5000

貸:其他應付款-A客戶 5000

此時審計底稿就變成這樣了:

這筆審計調整假設企業(yè)根據審計調整分錄做到賬上了。等到2018年年審的時候,審計人員拿到企業(yè)給的其他應付款往來輔助明細,期初金額合計數不是269,533.00,也不是289,533.00,而是269,533.00+5,000.00=274,533.00,跟上年審計底稿的未審數和審定數都對不上,這個是做審計要注意的一點,很多人找了半天,一直找不到原因,特別是對方單位數量特別多的情況下,有的人可能一個明細表得花大半天。

假設2018年審計人員拿到企業(yè)的其他應付款輔助明細如下:

假設2018年其他應付款沒有其他賬項調整,只有重分類調整,那2018年明細表底稿如下:

期初余額對A客戶的未審數不是上年期末余額的未審數,也不是上年期末余額的審定數。這種情況是企業(yè)將2017年審計的賬項調整分錄做到了2017年,重分類調整分錄都沒有做賬的情況下的底稿。

實務中,可能會出現各種各樣的情況:

對于重分類調整分錄,存在三種情形:有的企業(yè)重分類調整分錄全部做了;有的企業(yè)重分類調整分錄做了一部分;有的企業(yè)重分類調整分錄都沒做。

對于賬項調整分錄,也存在三種情形:有的企業(yè)審計調整分錄全部做了;有的企業(yè)審計調整做了一部分;有的企業(yè)審計調整分錄都沒做。

這幾種情況如果混合起來,就變得比較復雜了,特別是企業(yè)重分類調整分錄和賬項調整分錄都只做了一部分的情況。如果出現這種情況,客戶或者供應商數量特別多的情況,借助Excel,先把期初未審計做個升序或者降序排列,做差比較,看看哪些有差異,有疑惑的地方找不到原因及時找企業(yè)財務人員溝通核實,提高效率。

另外補充一點,填往來款明細表的時候,很多人習慣用Vlookup函數去做,但是往往會發(fā)現:費時費力,經常出現這樣那樣的錯誤或者問題,包括單位名稱不全、有空格導致V不出來、單位名稱有變更情況、數字格式、本年有新增的客戶……

Vlookup函數在對方單位數量特別多的情況小,效率會很低,此處推薦一個小技巧,不一定萬能,但是挺有效,實務中可靈活運用:降序(或升序)排列。

將企業(yè)提供的往來輔助明細按期初數金額降序排列,將底稿數據按照上年期末未審數降序排列,兩列數據對比再做細微調整,保持順序一致后,直接將企業(yè)本年借貸方發(fā)生額復制到審計底稿里面,搞定了。此操作最好另建新表完成。

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