日常工作中在錄入原始數(shù)據(jù)的時(shí)候，總是有很多新手員工不按規(guī)范錄入數(shù)據(jù)，這樣導(dǎo)致后續(xù)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理、檢索的時(shí)候就非常不便。比如人事經(jīng)常將新分配員工都按每個(gè)部門排列在一起，這樣在后續(xù)員工考勤、工資表制作時(shí)帶來很多不便（圖1）。下面就給大家介紹一種方法，可以快速將不規(guī)范的數(shù)據(jù)整理得井井有條。
圖1 不規(guī)范數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)橫著坐，分列來相助
對于類似數(shù)據(jù)之間使用的是統(tǒng)一分割符號，如果只是將數(shù)據(jù)按照行的方式排列，那么直接利用Excel的分列功能進(jìn)行整理即可。
選中B列需要分類的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)/分列”，選擇“其他”分割符號，選擇“頓號”（如果分列的數(shù)據(jù)包含多個(gè)分隔符如逗號，冒號，可以使用查找替換進(jìn)行分隔符統(tǒng)一后再用分列），這樣即可將每個(gè)名字分列在不同單元格里（圖2）。
圖2 使用分列整理數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)豎著排，轉(zhuǎn)換來變換
上述只是將數(shù)據(jù)橫著排列，而很多操作需要將人名數(shù)據(jù)豎著排列，比如制作工資單時(shí)的排列，需要每個(gè)員工一行，按照各自部門進(jìn)行縱向排列。如果需要將橫排的數(shù)據(jù)變換為豎排，那么可以借助Excel 2016集成查詢編輯器的“轉(zhuǎn)換”工具實(shí)現(xiàn)。定位到A1，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)從表格”，在彈出的窗口選擇需要排列數(shù)據(jù)的A1:B4區(qū)域數(shù)據(jù)（圖3）。
圖3 選擇數(shù)據(jù)
點(diǎn)擊“確定”，接著在打開的查詢編輯器窗口點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換“選項(xiàng)卡下，依次單擊“拆分列按分割符”，然后選擇“分隔符/自定義”，輸入“頓號”，使用頓號將數(shù)據(jù)分列，具體操作和上述分列操作類似（圖4）。
小提示：
這里使用分列和在工作表中使用分列略有不同。如果需要分列的右側(cè)列中還有其他的內(nèi)容，這里操作會自動擴(kuò)展插入新的列，右側(cè)已有數(shù)據(jù)列自動后延。而在工作中使用分列，右側(cè)有數(shù)據(jù)時(shí)則會被覆蓋掉。因此在需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分列操作，如果原始數(shù)據(jù)中有較多列的內(nèi)容（如B列是需要分列內(nèi)容，C列、D列仍然有其他數(shù)據(jù)），為了不誤刪原始數(shù)據(jù)，強(qiáng)烈建議使用查詢編輯器的分列進(jìn)行操作。
圖4 分列數(shù)據(jù)
完成數(shù)據(jù)的分列后，此時(shí)B列的數(shù)據(jù)會自動被分列。繼續(xù)按住Ctrl鍵依次選中已經(jīng)完成的分列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換逆透視列逆透視列”，這樣被選擇的列會被自動轉(zhuǎn)化為行的顯示（圖5）。
圖5 逆透視列操作
完成逆透視列操作后，原來數(shù)據(jù)會新增一列“屬性“，按提示選中增加的屬性列將其刪除，這樣就完成行列的轉(zhuǎn)換了（圖6）。
圖6 完成行列的轉(zhuǎn)換
最后點(diǎn)擊“文件關(guān)閉并上載”，這樣轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)會自動添加到一個(gè)新的工作表，所有人名按照列的方式進(jìn)行排列，這樣很方便對人員進(jìn)行考勤、工資表的制作帶來便利（圖7）。
圖7 完成行列的轉(zhuǎn)換
從上述操作可以看到，借助查詢編輯器的“逆透視列”可以很方便進(jìn)行行列的轉(zhuǎn)換。借助同樣的方法我們可以輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。比如很多公司的銷售報(bào)表都是二維報(bào)表格式，但是使用數(shù)據(jù)透視表來分析銷售數(shù)據(jù)的時(shí)候，我們卻要求數(shù)據(jù)源為一維表格的形式（圖8）。
圖8 二維轉(zhuǎn)一維
對于類似二維表格轉(zhuǎn)換為一維表格，同樣可以使用“逆透視列”的方法。同上定位到A1，全選需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)選擇點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)從表格”，打開查詢編輯器窗口。按住Ctrl鍵選擇“銷售區(qū)域”和“城市”列，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換逆透視列逆透視其他列”，對銷售數(shù)據(jù)列進(jìn)行逆透視操作（圖9）。
圖9 逆透視其他列
這樣數(shù)據(jù)列的內(nèi)容會自動由原來的行變?yōu)榱?，同時(shí)在A、B列會自動填充對應(yīng)的銷售區(qū)域和城市的數(shù)據(jù)內(nèi)容（圖10）。
圖10 逆透視其他列后的效果
其他操作同上，保存并上載后，我們就將原來二維表格轉(zhuǎn)換為一維表格的內(nèi)容了。這樣在使用透視表分析數(shù)據(jù)的時(shí)候就非常方便了，比如現(xiàn)在需要比較華東、華北城市的三季度的銷售數(shù)據(jù)對比，原來的二維表格因?yàn)槊總€(gè)季度數(shù)據(jù)是并列排序不好透視選擇，但是轉(zhuǎn)換為一維表格后進(jìn)行簡單篩選顯示即可（圖11）。
