所報(bào)送資料應(yīng)保證資料的完整性。如何保證資料的完整性，就必須了解志書的體例。作為地方志書無論是省志、市志，還是縣志、專業(yè)志，他都有統(tǒng)一的體例要求，因而各單位所報(bào)送的資料也應(yīng)遵守這樣的體例要求。如《周至縣志》運(yùn)用述、記、志、傳、圖、表、錄七種體裁，涵蓋有概述、大事記、主體等部分，那么我們所報(bào)送的資料也應(yīng)如此。至于資料該如何完成我們有必要了解以下知識(shí)：
一、方志定義
地方志書，是指全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)等方面的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻(xiàn)。具有記述性、區(qū)域性、資料性、著述性鮮明特征。
二、地方志的體例
新編志書體例應(yīng)從三個(gè)方面把握:體裁、特定的編纂方法、文體。這些都統(tǒng)稱為體例，其中橫排豎寫這一特定的編纂方法是地方志體例的標(biāo)志。
(一)地方志的七種體裁：述、記、志、傳、圖、表、錄
經(jīng)過兩千多年的發(fā)展，到現(xiàn)在，我國(guó)地方志已形成了由七種體裁組成的有機(jī)的整體，這七種體裁是:述、記、志、傳、圖、表、錄，志是主體。橫排豎寫的基本體例也主要是指志這一體裁。
述是在志、記、傳、圖、表各種體裁記述內(nèi)容的基礎(chǔ)上，用歸納和概括的方法，將一志、一篇或一章的內(nèi)容陳述或評(píng)述出來的文體。述必須臵于一志、一篇或一章之首，是全志、全篇、全章的精華。述通常是指“概述”。
“概”含有概括、梗概、要略之意，述為記述、陳述、評(píng)述之意，概述”是概括記述或陳述全志總貌、梗概或要略，也就是說從高層次上概括全志內(nèi)容，同時(shí)也可以適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行評(píng)論，用以展示客觀事物的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展前景。第一輪修志中將“概述”的寫法歸納為“概全貌、概特點(diǎn)、概規(guī)律”的“三概”，這對(duì)第二輪修志仍是適用的。
除“概述“外，“總述”“綜述”“簡(jiǎn)述”甚至一些無題文字等，也都是述的體裁。
“記”是指各種大事記，通常是一條條排列的。顧名思義，大事記就是大事的記錄，但在志書中成為一種體裁，它就至少有了四點(diǎn)要求:一是標(biāo)準(zhǔn)，二是編排，三是體例，四是要素。
標(biāo)準(zhǔn)是篩選標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于記述對(duì)象繁多的事件，什么樣的事件稱得上是大事，編者一定要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，然后按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行篩選。編排是指對(duì)篩選出來的大事進(jìn)行排列，在按時(shí)序逐條排列的同時(shí)，還可以先分類后按時(shí)序排列。體例是大事條目本身的構(gòu)成。這里有兩種體
例，一是編年體，即以時(shí)系事，一時(shí)一事，特點(diǎn)是簡(jiǎn)單明了，不足之處是容易將一個(gè)完整的大事件割裂開來，失掉連貫性。二是紀(jì)事本末體，即按整個(gè)事件發(fā)展過程未記述，特點(diǎn)是對(duì)事件記述完整，有始有終，具有連貫性;不足之處是在記述中將時(shí)序打亂。采用這種體例時(shí)一定要確定好大事記明確的時(shí)序點(diǎn)。現(xiàn)在基本采用編年體和紀(jì)事本末體相結(jié)合的辦法編纂大事記。要素是指大事記內(nèi)容的組成，即時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、起因、過程、結(jié)果、意義或影響等等，在有限的文字內(nèi)，要素越全大事記的價(jià)值越高。
“志”是按時(shí)序記載一件事物的起因、發(fā)展過程和結(jié)果的文體，特殊需要時(shí)可以揭示其意義和影響。這是地方志最基本的體裁，在一部志書中所占比重很大，是地方志的主體，地方志也正是由這個(gè)體裁定名的。
“傳”是人物傳，是記載和描述人物活動(dòng)的文體，是專門寫人物的體裁。內(nèi)容包括人的自然狀況、社會(huì)活動(dòng)及我們對(duì)這個(gè)人物的評(píng)價(jià)。在寫法上有的寫全傳，即寫人物一生的經(jīng)歷品行、主要事跡、對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)和影響以及我們的評(píng)價(jià)等等;有的不寫全傳，只寫這個(gè)人物在本地的經(jīng)歷品行、重要建樹以及社會(huì)影響等等。要求是在選取資料的角度和寫法上要有特色，有可讀性;在選取入志立傳人物時(shí)要堅(jiān)持生不立傳的原則。在第一輪修志的實(shí)踐中，也出現(xiàn)了將“生不立傳”原則打破的地方，即將有突出貢獻(xiàn)的和有重要社會(huì)的在世人物入傳，但大多是進(jìn)行了技術(shù)處理，不冠以“傳”名，另取名“人物錄”或“人物簡(jiǎn)介”，這在第二輪修志中也可以繼續(xù)沿用。傳在地方志七種體裁中是最有特色和最有可讀性的文體，寫好了可以說就是一部地方史記，但遺憾的是在第一輪志書中寫好的極少，寫出人物性格更少，大多都變成了千篇一律式的人物履歷和人物簡(jiǎn)介。這是需要在第二輪修志中加以改進(jìn)的。
“圖”是不以文字說明為主的、可以直觀見到的包括人物照片在
內(nèi)的各種地圖、區(qū)劃圖、分布圖、示意圖、形態(tài)圖等的總稱，是地方志傳統(tǒng)的體裁之一。歷代編修地方志大多運(yùn)用圖來表現(xiàn)一些難以用文字記述的東西。早期志書中有“圖經(jīng)”，就是以圖為主，以文字為輔。在傳統(tǒng)地方志中常見的是地圖、交通圖、山川河道圖、名勝古跡圖等等。現(xiàn)在志書中的圖則豐富精密得多了，不僅有和原物一樣的原始照片，還有可以折算大小比例的各種圖片，甚至還有衛(wèi)星圖片等等。
“表”是各種表格的總稱。和圖一樣，表也是地方志傳統(tǒng)體裁之一，有錢糧統(tǒng)計(jì)表、物產(chǎn)記錄表、官宦表、世家表等等。地方志中之所以采用表的是因?yàn)楸碓谄矫嫔嫌袡M豎對(duì)應(yīng)的關(guān)系，構(gòu)成簡(jiǎn)單，表述清晰，能使復(fù)專事物或需要大量文字才能說明的事物簡(jiǎn)單化、條理化，即便于閱讀又節(jié)省篇幅。現(xiàn)代志書中的表格要比古代志書中的豐富得多，表的形式也更加多樣化和現(xiàn)代化。
與其他體裁不同的是，圖和表雖然是獨(dú)自的兩種體裁，但基本上都不能自成一體地獨(dú)立成篇成章，甚至也不能獨(dú)立地成節(jié)，大多是附屬于各章節(jié)或文字之后，和正文相輔相成，相得益彰;
“錄”是各種附錄的總稱，過去也叫志余。在編纂志書的過程中，一些有重要價(jià)值的或在志中無法展開但又必須存史的典章、制度、文件、講話、報(bào)告竿，都應(yīng)放在附錄中。在明清以前，錄是方志名稱之一，明清以后隨著地方志的發(fā)展變化，錄則變成地方志體裁的一種，含有附錄之意。即將非志書編纂者所編寫的其他文獻(xiàn)上的內(nèi)容編入志書，均稱為錄，故有金石錄 雜錄、名宦錄等等。錄貴在忠于原文，也有經(jīng)過斷句、?？?、刪節(jié)而收入錄中的，但必須加以講明，這是錄的體例原則。附錄的編排很活，可從不分層次按時(shí)間先后排列。注意:附錄不可由作者和編者自行撰寫或改寫。
志書的七種體裁都是活的，在結(jié)構(gòu)志書時(shí)要根據(jù)實(shí)際情況有機(jī)組合。大家都要認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，志書雖然有基本的形態(tài)，但沒有千篇一律的格式。表在志書中既可以是單獨(dú)占一部分，集中到一起，也可以分散到述、志、傳錄各種體裁中去;附錄可以集中在全志之后，也可以分散到各篇章之后;大事記可以臵于全志之首，也可以放在全志之尾;人物可以以傳為主，輔之以表、錄，也可以基木采用表、錄形式;圖片可以多些，也可以少些，總之要根據(jù)具體情況和全志的風(fēng)貌而定。
(二)特定的編纂方法:橫排豎寫
地方志之所以特殊，主要在編纂方法上，這個(gè)方法就是橫排豎寫。所謂橫排就是將要記述的事物或按組成的方面、或按構(gòu)成的要素、或按組合的部分、或按分布的方位進(jìn)行分項(xiàng)，然后按記述對(duì)象的內(nèi)在聯(lián)系和一定邏輯關(guān)系進(jìn)行橫向排列。豎寫就是在橫排的框架內(nèi)，各項(xiàng)都按時(shí)序縱向撰寫，一般地不允許有倒敘、插敘或其他寫法，原則上也不允許斷線。就是我們常說的地方志要橫不缺項(xiàng)，豎不斷線。
由于志書結(jié)構(gòu)是分層次的，在豎寫的時(shí)候要確定好豎寫的實(shí)體。一般情況下豎寫實(shí)體都是各節(jié)，節(jié)下目作為豎寫實(shí)體的下延，可以有也可以沒節(jié)上的章和篇對(duì)于各節(jié)來說，基本是“綜述”或“概述”，即層層概。于特殊的事物也可以打破層次，章節(jié)結(jié)合地進(jìn)行豎寫。
新編地方志以來，特別是第二輪修志開始，關(guān)于橫不缺項(xiàng)，豎不斷線由要求受到質(zhì)疑。新的說法、更合乎實(shí)際的說法應(yīng)該是“橫不缺要項(xiàng)，堅(jiān)不斷主線”。
“橫不缺要項(xiàng)”體現(xiàn)在志書的各個(gè)層次上，但最主要的是確定各個(gè)層次的要項(xiàng)是什么，這取決于對(duì)記述對(duì)象的客觀剖析和我們編纂的主觀意圖。比《西安市志》7卷34個(gè)分志，抓的都是要項(xiàng)，都是體現(xiàn)我們編纂意圖的門類。
“豎不斷主線”問題的關(guān)鍵也在確定主線上，編纂者對(duì)每一部分記述內(nèi)的主線一定要牢牢地抓住。主線還有單一主線和復(fù)合主線之分，不管是單一主線還是復(fù)合主線，主線都要以一貫之。比如記述工業(yè)的生產(chǎn)，那么，生如者、生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)設(shè)備等都是主線，都不能
斷。在確定主線的同時(shí)也要確定輔線。輔線的確定取決于豎寫的幅度，豎寫的幅度寬，可以安排的輔線就多，反之就少。因?yàn)橹緯琴Y料性著述，輔線也承載著大量的資料，也盡量地連貫，方法是多種多樣的，常用的方法是有選擇地?cái)嗬m(xù)、用點(diǎn)來對(duì)應(yīng)等等。豎不斷主線也并不是對(duì)資料年復(fù)一年地排列，應(yīng)該是對(duì)資料進(jìn)行縱寫，寫出它的發(fā)展過程。
豎寫實(shí)體的分段一定要以主線的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束為標(biāo)志。
志書中的七種體裁多數(shù)都必須堅(jiān)持橫排豎寫的編纂原則，但大事記掖特殊，可以“縱排豎寫”；人物”也可以稍微靈活一點(diǎn)。
(三)文體:語(yǔ)體文
由“資料性的著述”和“地情書”、國(guó)情書”的根木屬性，決定了志書的行文風(fēng)格為語(yǔ)體文，這在各級(jí)修志工作中是要普遍遵守的，也寫進(jìn)了我們的編纂規(guī)范。語(yǔ)體文沒有明確的界定，所謂語(yǔ)體文就是把我們通常說話交流用的語(yǔ)言落實(shí)在文字上，但各種體裁間的語(yǔ)體文有細(xì)微的差別。“志”和“記”都是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)體文;“表是”標(biāo)示性語(yǔ)言，以準(zhǔn)確簡(jiǎn)練明了為主;“傳”可有少許的描述性語(yǔ)言，這也是客觀需要。’概述”是綜合或概括，可以有精辟評(píng)述或議論，甚至展望;“錄”是使用原件，不涉及文體問題。
語(yǔ)體文的掌握和運(yùn)用主要取決于實(shí)踐，各部門修志人員要在實(shí)踐
中自覺地學(xué)習(xí)和運(yùn)用。由于眾手成志，各人的語(yǔ)言習(xí)慣不一樣，語(yǔ)體文的形態(tài)也會(huì)出現(xiàn)差別。各級(jí)編纂人員要注意到這一點(diǎn)，在協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)工作和通告過程中加以規(guī)范。在這里，我們要求在使用語(yǔ)體文時(shí)要掌握這樣的原則：一要準(zhǔn)確，二要明曉，三要流暢，四要注意色彩和節(jié)奏。
一、從開始搜集資料到成書。不同階段有不同的篇目
篇目的種類大致可分為:收資篇目、編寫篇目、總纂出書篇目三種。收資篇目即搜集資料的篇目，此篇目應(yīng)比編寫篇目門類齊全，涵蓋面廣。收資與使用比，一般為10%-30%，因此資料必須多而廣。資料多，寫起來就得心應(yīng)手。收資篇目作為搜集資料的指南可以細(xì)一些，內(nèi)容廣一些。
編寫篇目即各單位編寫初稿的篇目，各單位承撰的市志部分叫分
志(篇)或類目。要求寫出業(yè)務(wù)、管理、機(jī)構(gòu)三大塊，寫成若干篇。志書要重點(diǎn)反映業(yè)務(wù)工作。業(yè)務(wù)放在第一，有幾項(xiàng)內(nèi)容寫幾篇;管理是針對(duì)業(yè)務(wù)工作中的管理工作而言;機(jī)構(gòu)是對(duì)前兩項(xiàng)工作的管理者。如首輪志書《西安市志。環(huán)境保護(hù)志》設(shè)四篇，第一篇環(huán)境質(zhì)量、第二篇環(huán)境污染治理、第三篇環(huán)境監(jiān)測(cè)與科研三項(xiàng)業(yè)務(wù)、第四篇環(huán)境保護(hù)管理。下設(shè)管理機(jī)構(gòu)、管理規(guī)劃兩個(gè)類目，管理機(jī)構(gòu)下一般分為市級(jí)機(jī)構(gòu)、區(qū)(縣)機(jī)構(gòu)兩條目。
總纂篇目即各單位編寫初稿完成后，西安市志辦根據(jù)志書體例，打破部門界線，門類劃分從現(xiàn)代社會(huì)分工和科學(xué)分類的實(shí)際出發(fā)，不受行政隸屬關(guān)系局限，以事物性質(zhì)擬訂的篇目。這個(gè)篇目的特點(diǎn)是以類系事，撰寫單元至少應(yīng)擬到條目。
篇目擬訂要遵循橫排縱寫的原則，即橫排門類，縱敘史實(shí)，這里
必須指出:類目，是分類的層次，下面的條目才是撰寫單元，是志書的實(shí)體寫志就是從這些條目開始寫起。一般情況下，橫分到類目即可以，但也有到條目甚至子目的，橫分應(yīng)適可而止，特殊情況例外，不然子子孫孫無窮盡，造成全書層次不統(tǒng)一。
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