[推薦][轉(zhuǎn)]使用ONenote實踐GTD
使用OneNote實踐GTD
有時，我們會遇到改變我們思維方式的觀點。對于我而言，其中影響我的一個觀點就是 David Allen 在他的 Getting Things Done— The Art of Stress-Free Productivity 一書中討論的五階段工作流處理系統(tǒng)。David Allen 是一位作家和提高專業(yè)人員工作效率計劃的創(chuàng)辦者。在本文中，我將介紹我如何使用 OneNote 實現(xiàn) David Allen 提出的工作流處理系統(tǒng)，以及該系統(tǒng)如何幫助擔(dān)任 Microsoft Corporation 的 Windows® Media Foundation Technology 項目經(jīng)理一職的我提高工作效率。
Mr. Allen 將工作流處理劃分為以下階段：1. 收集，2. 處理，3. 組織，4. 查看，5. 執(zhí)行。通過按照這些步驟操作，可以幫助我有效地處理每天所面對的所有會議、電話、文檔和數(shù)百封電子郵件，并使我從容地應(yīng)對未完成的工作，因為我確信目前所做的工作更為重要。即使您以前從未聽說過工作流處理，也不必?fù)?dān)心。我將重點介紹該系統(tǒng)的一個主要方面，即 OneNote 真正的亮點：組織。雖然要在 OneNote 中進行組織，并不需要您事先了解工作流系統(tǒng)，但我建議您進一步研究一下 David Allen 的觀點，這些觀點對于全面提高工作效率頗有裨益。
使用 OneNote 執(zhí)行工作流處理
作 為同時接管許多項目的項目經(jīng)理，要始終對我的全部職責(zé)了如指掌，“組織”是至關(guān)重要的。除了項目和交辦事項以外，我需要了解與我的項目相關(guān)的所有重要資料 （包括會議備注、網(wǎng)站鏈接、聯(lián)系人，等等）并且能夠方便地參考這些資料。OneNote 不僅使我可以將所有信息保存在一個位置并輕松地查看，而且它還十分靈活，是一種適合我的工作方式及我要實現(xiàn)工作流系統(tǒng)的方式的理想工具。
David Allen 將我們的工作劃分為他稱之為的抽象級別。這些級別是從定義您的工作的不同角度描述的。OneNote 使我可以輕松地將工作組織為這些級別，因為各種級別的筆記本組織（文件夾、分區(qū)、頁、子頁和筆記標(biāo)記）有助于正確地將工作組織成這些抽象級別。
我 在引領(lǐng)您遍歷我自己的筆記本組織時，將重點介紹三個最具體的抽象級別：當(dāng)前職責(zé)、當(dāng)前項目以及接下來的交辦事項。為了便于舉例，我將自己的角色定位為一家 虛構(gòu)的 OneNote 發(fā)燒友俱樂部的公關(guān)。我們的口號是：使用 OneNote 提高工作效率，省下時間盡情娛樂。
使用分區(qū)組織當(dāng)前職責(zé)
職責(zé)領(lǐng)域涵蓋若干大小項目。一個領(lǐng)域區(qū)域通常需要六個月或更長時間才能出結(jié)果，并且需要完成大量項目才能實現(xiàn)該職責(zé)領(lǐng)域的目標(biāo)。要創(chuàng)建職責(zé)領(lǐng)域，請執(zhí)行以下操作：
提示
嘗試為您的概述創(chuàng)建信紙頁。為概述中您認(rèn)為最重要的信息類別創(chuàng)建標(biāo)題。添加自定義的項目筆記標(biāo)記以用于創(chuàng)建項目列表。在創(chuàng)建下一個概述頁時，通過重新使用同一模板可節(jié)省時間。
下 圖顯示了我的稱為“公關(guān)活動”的職責(zé)領(lǐng)域，該領(lǐng)域針對“概述”頁打開。請注意，其他分區(qū)選項卡顯示其他職責(zé)領(lǐng)域的名稱，包括“考核”和“招聘”。屏幕右側(cè) 的頁選項卡顯示“公關(guān)活動”職責(zé)領(lǐng)域中各個項目的名稱。在我所扮演的“俱樂部歡樂衛(wèi)士”角色中，我將非常認(rèn)真地履行這一領(lǐng)域職責(zé)！
使用頁組織項目
在職責(zé)領(lǐng)域中，我使用頁組織我的各個項目。每一頁包含一個項目，并且由于項目具有許多相關(guān)聯(lián)的交辦事項和參考資料，因此我將這些內(nèi)容添加到了項目的頁中。下圖顯示了“公關(guān)活動”職責(zé)領(lǐng)域中一個稱為“年度夏日野炊”的頁，該頁中列出了與此項目相關(guān)聯(lián)的交辦事項和參考資料。
小項目 我的有些項目較小并且與特定職責(zé)領(lǐng)域沒有關(guān)聯(lián)。如果必須為每個小項目創(chuàng)建一個新的職責(zé)領(lǐng)域，我的筆記本很快就會變得無法管理。例如，我需要為我的汽車購買 新輪胎。查看價格、給商家撥打電話進行訂購，這只是一些新的交辦事項。為了解決此問題，我創(chuàng)建了一個分區(qū)并將它命名為“常規(guī)”，用于放置所有小項目。下圖 顯示了為我的筆記中的“常規(guī)”職責(zé)領(lǐng)域。
提示
如果某個小項目屬于某個職責(zé)領(lǐng)域，但該項目太小，不允許它有自己的頁，則在該職責(zé)領(lǐng)域的“概述”頁上創(chuàng)建一個區(qū)域，以用于標(biāo)記只具有一兩個交辦事項的很小的項目。您還可以向您的“概述”頁的信紙中添加小項目的標(biāo)題。
大項目 有時，小項目最終會發(fā)展為大得多的項目，那怎么辦呢？例如，如果年度夏日野炊要涉及全國的 OneNote 俱樂部，它將需要大得多的組織，并且它可能會成為它自己的職責(zé)領(lǐng)域。OneNote 提供了項目可以隨其范圍的增大而增大的靈活性。較大的項目通常需要多頁來放置其所有交辦事項、參考資料等內(nèi)容。因此，我添加了與主項目頁構(gòu)成一組的子頁。 如果某個項目足夠大，允許有自己的職責(zé)領(lǐng)域，則我只須創(chuàng)建一個分區(qū)，并將該項目的所有頁移至這個新分區(qū)即可。
使用筆記標(biāo)記指示項目和交辦事項
David Allen 提出了用于了解與您的工作相關(guān)的詳細(xì)信息的基本類別。他的提議包括“接下來的交辦事項”列表、“等待”列表和“項目”列表。交辦事項及其所屬的項目非常適 合使用筆記標(biāo)記。只要我具有交辦事項、問題或者在等待某些信息以便可以繼續(xù)執(zhí)行項目，我就可以用筆記標(biāo)記來加以標(biāo)記。我已經(jīng)自定義了三種筆記標(biāo)記來表示這 些類別：
筆 記標(biāo)記非常適用于定期查看項目和交辦事項。即使我將我的所有項目組織為頁和子頁，用筆記標(biāo)記來標(biāo)記它們也會使我可以運行筆記標(biāo)記摘要并在一個位置查看我的 所有項目的列表。對于交辦事項也是如此：筆記標(biāo)記使我每周可以輕松地查看交辦事項。通過筆記標(biāo)記摘要，可以很容易地找到一個項目、一個職責(zé)領(lǐng)域（分區(qū)）或 多個職責(zé)領(lǐng)域（多個不同的分區(qū)）中的交辦事項。
根據(jù)您的個人風(fēng)格使用 OneNote
我 在這里介紹的只是使用 OneNote 實現(xiàn) David Allen 的工作流處理的多種方法中的一種。OneNote 的優(yōu)點在于，它允許根據(jù)您的最佳工作方式進行組織和自定義。使用分區(qū)、頁、子頁和筆記標(biāo)記，您可以靈活地通過許多方式來組織職責(zé)領(lǐng)域、項目和交辦事項。如 果我介紹的系統(tǒng)不太適合您，建議您試用 OneNote 和 David Allen 的工作效率系統(tǒng)來找到您自己的實現(xiàn)工作流處理系統(tǒng)的方法。這樣，您也可以使用 OneNote 來提高工作效率，省下時間盡情娛樂！
