博科MyERP寶礦信息化解決方案
2006-08-07 10:06:47
1.項(xiàng)目背景：
作為寶鋼集團(tuán)的全資子公司，寶礦是 "外貿(mào)進(jìn)口--資源中轉(zhuǎn)--多元營(yíng)銷"三位一體的跨國(guó)貿(mào)易公司，主要經(jīng)營(yíng)鐵礦石等原材料及關(guān)聯(lián)鋼鐵產(chǎn)品進(jìn)出口貿(mào)易的貿(mào)易公司，客戶、供應(yīng)商遍及世
界各地。在供應(yīng)鏈中，寶礦處在貿(mào)易中轉(zhuǎn)站的位置，上游的采購(gòu)商總是比較強(qiáng)勢(shì)，按行業(yè)慣例，其訂單需求，總是要求在一天內(nèi)給予準(zhǔn)確回應(yīng)?？蛻舨粌H僅需要寶礦的肯定回答，而且還需要看到值得信賴的依據(jù)，比如可行的采購(gòu)渠道或庫(kù)存基礎(chǔ)等。面對(duì)客戶的交付期確認(rèn)，寶礦的市場(chǎng)和計(jì)劃人員需要計(jì)算現(xiàn)在的材料儲(chǔ)備情況，采購(gòu)渠道，以及供應(yīng)商實(shí)力等，在博科MyERP寶礦信息化系統(tǒng)上線之前對(duì)交付期的確認(rèn)基本上是靠經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法進(jìn)行科學(xué)地可承諾量分析，客戶常常置疑那種由手工計(jì)算出的表單計(jì)劃。
寶礦的礦石供應(yīng)有國(guó)外、國(guó)內(nèi)兩種采購(gòu)?fù)緩?，其長(zhǎng)期供應(yīng)商至少有50家以上，而且遍布世界各地，這些供應(yīng)商還有自己的上游，任何一個(gè)采購(gòu)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)直接影響寶礦的采購(gòu)。如果不能有效掌控對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)計(jì)劃，將直接影響寶礦實(shí)際業(yè)務(wù)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。
寶礦副總這樣描述信息化以前的狀況：以往寶礦一直缺乏告訴客戶準(zhǔn)確交貨時(shí)間的實(shí)力。因?yàn)椴恢滥膫€(gè)環(huán)節(jié)會(huì)突然出現(xiàn)問(wèn)題，比如說(shuō)某個(gè)原材料可能存在供應(yīng)鏈上缺貨的情況，或者是海關(guān)那邊進(jìn)不來(lái)。哪種材料缺貨對(duì)應(yīng)到哪個(gè)訂單，哪個(gè)客戶會(huì)受到影響，這些都無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)估。
因此，寶礦希望通過(guò)MyERP系統(tǒng)強(qiáng)化供應(yīng)鏈管理、供應(yīng)商管理，提高客戶訂單反應(yīng)速度，對(duì)鐵礦石的采購(gòu)、銷售、入出庫(kù)、運(yùn)輸、往來(lái)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)異地物流和資金流的實(shí)時(shí)監(jiān)控。
2.MyERP 寶礦信息化平臺(tái)
博科資訊結(jié)合自身在物流行業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以銷售與庫(kù)存綜合控制管理為核心，在MyERP平臺(tái)基礎(chǔ)上，根據(jù)寶礦公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)通過(guò)采購(gòu)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、運(yùn)輸管理、往來(lái)管理、成本評(píng)估、品質(zhì)管理、合同管理、質(zhì)量管理等整合寶礦的貿(mào)易業(yè)務(wù)，強(qiáng)化寶礦供應(yīng)鏈管理，提高運(yùn)營(yíng)效率。在MyERP信息化系統(tǒng)下，寶礦疏通了公司運(yùn)營(yíng)的每個(gè)環(huán)節(jié)，面對(duì)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)鎖定出現(xiàn)問(wèn)題的原因節(jié)點(diǎn)予以解決，而不再像以往，總是抱怨卻無(wú)從下手解決。對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估也實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，能夠量化供應(yīng)商質(zhì)量。利用自主平臺(tái)MyERP，寶礦將自己打造成為供應(yīng)鏈上采購(gòu)、物流、銷售快速反應(yīng)的強(qiáng)者。
3.系統(tǒng)要點(diǎn)：
3.1.1 采購(gòu)管理：
MyERP采購(gòu)管理子系統(tǒng)幫助寶礦采購(gòu)人員控制并完成從詢價(jià)單、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、外貿(mào)合同到貨接收、商檢入庫(kù)、應(yīng)付/費(fèi)用處理的全部過(guò)程。可有效地監(jiān)控采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施，采購(gòu)成本的變動(dòng)及供應(yīng)商交貨履約情況，從而幫助采購(gòu)人員選擇最佳的供應(yīng)商和采購(gòu)策略，確保采購(gòu)工作高質(zhì)量、高效率地執(zhí)行。采購(gòu)系統(tǒng)連接庫(kù)存管理和應(yīng)付系統(tǒng)，為庫(kù)存系統(tǒng)和應(yīng)付系統(tǒng)提供共享數(shù)據(jù)源，產(chǎn)生的核心單據(jù)自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證，直接傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，并可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行即時(shí)統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)物流采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)應(yīng)付系統(tǒng)、財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)一體化。
比如：供應(yīng)商供貨信息管理以購(gòu)貨價(jià)格為中心，對(duì)供應(yīng)商供貨業(yè)務(wù)資料的記錄和控制信息進(jìn)行了比較完善的管理，包括對(duì)不同供應(yīng)商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價(jià)格和折扣信息進(jìn)行了詳細(xì)記錄、業(yè)務(wù)傳遞、自動(dòng)更新、數(shù)據(jù)分析，同時(shí)進(jìn)行采購(gòu)最高限價(jià)的控制和預(yù)警管理。
訂單管理對(duì)訂單的情況進(jìn)行記錄、跟蹤和控制，包括針對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行；控制購(gòu)貨價(jià)格、折扣、數(shù)量；隨時(shí)對(duì)訂單完成情況的跟蹤、控制訂單的實(shí)際執(zhí)行；根據(jù)實(shí)際補(bǔ)貨情況實(shí)現(xiàn)追加執(zhí)行訂單；進(jìn)行比較并顯示訂單執(zhí)行差異，并通過(guò)業(yè)務(wù)和分析報(bào)表進(jìn)行訂單執(zhí)行情況的反映。
由于寶礦的外貿(mào)采購(gòu)涉及商檢、報(bào)關(guān)、裝港、宣港等特殊環(huán)節(jié)，系統(tǒng)還將寶礦的采購(gòu)管理分為內(nèi)貿(mào)采購(gòu)、入庫(kù)和外貿(mào)采購(gòu)、入庫(kù)兩種不同業(yè)務(wù)類型。不同業(yè)務(wù)類型其業(yè)務(wù)的處理過(guò)程以及財(cái)務(wù)收支核算的過(guò)程有差異，對(duì)應(yīng)在系統(tǒng)中也會(huì)有不同的業(yè)務(wù)處理流程。
3.1.2 銷售管理
MyERP系統(tǒng)把所有銷售業(yè)務(wù)集成為一個(gè)有機(jī)的整體，建立完整的客戶檔案，集中管理各類單據(jù)，提高銷售人員的工作效率。銷售業(yè)務(wù)與其他部門業(yè)務(wù)集成，如：客戶信息－報(bào)價(jià)－接單－采購(gòu)－發(fā)貨－收款，不同部門的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫鏈接，縮短了交貨周期，提高了交貨準(zhǔn)時(shí)性。幫助銷售人員和管理人員對(duì)市場(chǎng)信息、計(jì)劃、報(bào)價(jià)、訂單、發(fā)運(yùn)等銷售活動(dòng)實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理和分析，提高經(jīng)營(yíng)決策水平、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力和應(yīng)變能力。其主要功能包括：售價(jià)格管理、訂單管理、信用管理、成本估算和交貨期查詢等。
銷售價(jià)格管理：MyERP系統(tǒng)對(duì)寶礦的銷售價(jià)格管理不僅保障了對(duì)基本信息的處理，還將管理內(nèi)容擴(kuò)大到對(duì)不同客戶、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價(jià)格信息以及折扣資料等方面，對(duì)其進(jìn)行了詳細(xì)記錄、業(yè)務(wù)傳遞、自動(dòng)更新、數(shù)據(jù)分析，同時(shí)進(jìn)行銷售最低限價(jià)的控制和預(yù)警管理。
信用管理：MyERP系統(tǒng)支持寶礦設(shè)置信用額度、信用期限、信用數(shù)量等信用標(biāo)準(zhǔn)，制定信用政策。支持在銷售業(yè)務(wù)處理過(guò)程中對(duì)銷售訂貨、價(jià)格確認(rèn)、貨物出庫(kù)、收款等環(huán)節(jié)對(duì)客戶和業(yè)務(wù)員的雙重信用控制。成本估算和交貨期查詢：系統(tǒng)還對(duì)指定銷售訂單提供對(duì)制定物料進(jìn)行成本估算和交貨期計(jì)算與查詢的功能，以確保在雙方簽訂的時(shí)間按時(shí)交貨，提高企業(yè)的按時(shí)交貨率。
3.1.3 其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)管理
借礦、還礦管理
在寶礦的貿(mào)易業(yè)務(wù)中，借礦、還礦的情況時(shí)常發(fā)生。所謂借礦、還礦就是當(dāng)某種礦石庫(kù)存的數(shù)量不能滿足銷售急需時(shí)，臨時(shí)向其他公司借礦，然后再在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候歸還相同數(shù)量的同種礦石或者價(jià)值相當(dāng)?shù)钠渌V石。MyERP系統(tǒng)通過(guò)借礦時(shí)填制借礦通知單、調(diào)整單入庫(kù)，還礦石時(shí)，依據(jù)借礦通知單填制還礦單、出庫(kù)單減少庫(kù)存數(shù)量等單據(jù)和流程保障庫(kù)存數(shù)目和業(yè)務(wù)進(jìn)度的清晰、流暢。
礦石中轉(zhuǎn)管理
礦石中轉(zhuǎn)指的是當(dāng)銷售合同中約定的交貨地點(diǎn)與礦石存放的地點(diǎn)不一致，或?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要調(diào)整礦種的存放地點(diǎn)時(shí)，將礦石轉(zhuǎn)移到合同約定地點(diǎn)。MyERP寶礦系統(tǒng)支持寶礦各種礦石的平滑中轉(zhuǎn)，在移庫(kù)時(shí)，寶礦物流部通過(guò)中轉(zhuǎn)通知單，通知港口準(zhǔn)備發(fā)貨，當(dāng)?shù)V石發(fā)出、交貨時(shí)根據(jù)移出單、移入單、調(diào)整單，確保庫(kù)存賬目的精確。
采購(gòu)成本評(píng)估
礦石的采購(gòu)成本是銷售部門制定銷售價(jià)格的依據(jù)，只有掌握成本動(dòng)態(tài)，才能及時(shí)調(diào)整銷售策略。由于財(cái)務(wù)的成本核算受核算時(shí)點(diǎn)的限制，通常比銷售業(yè)務(wù)晚，且核算時(shí)并不包括所有發(fā)生的費(fèi)用，而銷售部門希望了解每個(gè)批次的所有成本，包括貨款及各種費(fèi)用，需要對(duì)每個(gè)批次的成本進(jìn)行評(píng)估。MyERP系統(tǒng)的成本評(píng)估從簽訂采購(gòu)合同開始計(jì)算，加上各個(gè)時(shí)點(diǎn)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，當(dāng)有些費(fèi)用在業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有體現(xiàn)（如財(cái)務(wù)發(fā)生的利息費(fèi)用）或費(fèi)用單據(jù)不能及時(shí)到達(dá)時(shí)，以暫估的形式錄入系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)、清晰的計(jì)算每筆礦石的評(píng)估成本。
權(quán)限控制
MyERP系統(tǒng)的權(quán)限管理分為數(shù)據(jù)權(quán)限、業(yè)務(wù)權(quán)限和特殊權(quán)限，是否有權(quán)登陸系統(tǒng)、登陸后有權(quán)進(jìn)入哪些模塊、可以操作哪些單據(jù)、具體的操作功能分配（新增、修改、審核、審批等）、具體的操作字段分配、具體使用的字典分配、具體的報(bào)表分配……這些權(quán)限支持完全的自定義，寶礦可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)不同的操作人員被授予不同的權(quán)限，操作人員只能在授予的權(quán)限范圍內(nèi)執(zhí)行相關(guān)操作。
4.應(yīng)用效果評(píng)析
博科MyERP軟件上線后，寶礦業(yè)務(wù)出現(xiàn)了"三增三減"的良好局面：即客戶投訴、業(yè)務(wù)人員、經(jīng)營(yíng)費(fèi)用減少，客戶訂單，資金周轉(zhuǎn)、經(jīng)濟(jì)效益增加。降低經(jīng)營(yíng)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益 信息化大大疏通了供應(yīng)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)，加快了業(yè)務(wù)流程，員工的工作條件得以改善、勞動(dòng)強(qiáng)度降低，節(jié)約了大量的人力資源和經(jīng)營(yíng)成本；提高了綜合經(jīng)濟(jì)效益。
規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為，提高管理水平 信息化的標(biāo)準(zhǔn)化流程約束了員工的行為，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，數(shù)據(jù)采集及時(shí)準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)，提高了服務(wù)水平和工作效率；徹底杜絕了違規(guī)的銷售行為；克服了對(duì)外貿(mào)易凌亂，異地物流、資金流不清晰、難以控制的局面，提升了內(nèi)部管理水平和控制能力。 信息反饋及時(shí)、調(diào)控有力到位、送貨及時(shí)到位 原來(lái)寶礦的各個(gè)職能部門相對(duì)獨(dú)立，部門之間靠報(bào)表傳遞信息，信息傳遞手段比較滯后，現(xiàn)在統(tǒng)一、一體化的信息化網(wǎng)絡(luò)，保證寶礦所有數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)在線，為寶礦建立了清晰的物流、資金流，實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商和貨物的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有利于采購(gòu)，出、入庫(kù)的順利展開和貨物的及時(shí)調(diào)撥，保證了貨物訂單的及時(shí)執(zhí)行。
密切部門聯(lián)系，提升協(xié)作水平 原來(lái)銷售、財(cái)務(wù)、辦公系統(tǒng)等各個(gè)部門獨(dú)立運(yùn)行，沒有形成合理的信息溝通渠道，部門之間沒有聯(lián)網(wǎng)；現(xiàn)在財(cái)務(wù)、營(yíng)銷、物流實(shí)現(xiàn)了信息一體化，MyERP自動(dòng)驅(qū)動(dòng)的工作流，從把財(cái)務(wù)、銷售、物流等各個(gè)部門的關(guān)鍵崗位緊密地聯(lián)系在一起，有效地增強(qiáng)了職工的協(xié)作意識(shí)，培養(yǎng)了團(tuán)隊(duì)精神。事實(shí)證明，通過(guò)信息化的建設(shè)，寶礦不僅做到了實(shí)時(shí)準(zhǔn)確回饋，快速響應(yīng)訂單需求，更能及時(shí)掌握訂單的執(zhí)行情況，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)和鎖定出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)。此外，對(duì)于手工管理很難解決的物流控制、庫(kù)存調(diào)撥、貨物追蹤等問(wèn)題，通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)都得到了較好的實(shí)現(xiàn)和解決。MyERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用是寶礦管理進(jìn)步的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的價(jià)值所在。
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