在日常生活中如何提高自己的工作效率？

職場鐵律：沒有功勞，就不會有苦勞，沒有任何一個職場老板會因為你每天加班就給你升職加薪。領(lǐng)導只看兩個字——“結(jié)果”，員工只論兩個字——“價值”。除此之外，一切免談。

高價值的基礎(chǔ)是高效率，價值就是效率×時間，同樣的時間，效率高的人，自然價值高。

那如何提高工作效率呢？

這篇就分享幾個我個人親身實踐過的、有用且能快速見效的方法，希望對大家有所幫助！分為以下4個要點：

• 如何快速進入工作狀態(tài)
• 如何提升執(zhí)行效率
• 如何做好時間管理
• 如何爭取更多的資源

01 如何快速進入工作狀態(tài)

打工人每天面臨的第一個挑戰(zhàn)就是——來到工位之后如何快速進入工作狀態(tài)，分享4個實用小技巧：

（1）給大腦一個開工信號

如果大腦沒有做好工作的準備就開始處理工作的事情，自然就“沒有工作狀態(tài)”了，最好是有個每天都不變且不復雜的“開工儀式”，比如：

• 一分鐘的拉伸+清洗一下水杯+倒一杯水，然后開工；
• 先處理幾件瑣事，熱熱身：比如處理幾封郵件，打印一些資料等等；
• ?熱身時間不能太長，10分鐘就可以了。

（2）做好今日計劃清單

列出今日待辦事項，你的注意力自然就會轉(zhuǎn)移到工作上。具體做法是：

• 把今天打算做的事情寫到紙上或者電腦上或者日歷上，形式不限；
• 標記出最重要的3件事 預估下可能發(fā)生的調(diào)整，看看自己的日程表，是不是其他事情會占用時間，比如會議、面試等；
• 如果有就盡量少安排計劃，避免事情做不完很有挫敗感，職場遠離挫敗感也很重要。

（3）做好任務(wù)拆解

別一工作就想著先解決要事，這是你進入不了工作狀態(tài)的罪魁禍首！想搞定復雜的事情，腦子還沒適應(yīng)工作呢，又不知道怎么下手，更無法進入工作狀態(tài)了。

所以要做好任務(wù)分解，方法很簡單，問自己一個問題：這件事情的下一步行動是什么？

比如做項目匯報PPT，下一步行動是什么？ 構(gòu)思PPT框架，再下一步呢？ 跟領(lǐng)導溝通確認，再下一步呢？ 找個合適的模板，再下一步呢？ 制作PPT，這樣一來就把項目匯報PPT這件事兒分解成了若干個步驟。

每次把注意力集中在“下一步”，工作推進的效率就會變得更高。

（4）去給領(lǐng)導匯報工作

這是一個非常好用的大招：每天來公司第一時間就是去給領(lǐng)導匯報工作。

簡單點就是寫周報，把你昨天做的事情給記錄下來，包括你的分析和總結(jié)；

或者直接找領(lǐng)導進行工作匯報，老板的一句指示或者鞭策都會成為你工作的動力。當然，把工作匯報做好，也幫助你得到老板的賞識！

具體關(guān)于如何做好工作匯報可以看這篇>>工作匯報這么做，升職加薪指日可待！教你怎么把30分工作寫成90分

02 如何提高執(zhí)行效率

把“無序”變成“有序”，把“正確的經(jīng)驗”變成“固定步驟”，把“機械化”的事情變成“自動化”，你就能讓成功可復制。

（1）把無序變成有序——劃分任務(wù)優(yōu)先級

辦公室工作很忙，大事、小事、雜事纏身，但工作時間是有限的。艾森豪威爾矩陣可協(xié)助我們找到當下最需要做的事情。

• 重要性【重要vs.不重要 】
• 緊迫性【緊急vs.不緊急】

根據(jù)這兩個維度把事情劃分出4個象限：

• 第一象限：緊急且重要——優(yōu)先處理；
• 第二象限：重要非不緊急——未雨綢繆，做好安排；
• 第三象限：緊急非重要——盡量減少，委派給別人處理或請別人幫忙；
• 第四象限：非緊急非重要——避免發(fā)生，直接刪了就是。

這個矩陣應(yīng)該這么用：

1. 確定任務(wù)：先把能想到的所有任務(wù)都寫下來，這時候不需要管重不重要。
2. 找到緊急且重要的事情：“U”—緊急任務(wù)，“I”—重要任務(wù)。
3. 把每項任務(wù)插入到相應(yīng)象限并采取相應(yīng)行動。

我們從上面的分析也可以看出，提高工作效率，關(guān)鍵在于第二象限，因為第二象限沒有及時安排就會變成第一象限。

所以把更多時間和精力花在第二象限的活動上，這對你本人和你的工作很有意義。

（2）把正確的經(jīng)驗變成固定步驟——SOP

所謂SOP，即標準作業(yè)程序。聽著有點晦澀，簡單來說就是：流程化+標準化。

• 流程化：

所謂流程化，就是明確整個實施步驟，像清單一樣把要點列出來：

第一步……

第二步……

第三步……

• 標準化：

所謂標準化，就是要把每一個過程都設(shè)定明確的交付標準，每一步要達到什么標準才算完成，交付時間最晚是多久......盡量用量化的數(shù)字明確。

然后，每次都按這個固定流程來執(zhí)行操作，必須嚴格執(zhí)行，像計算機程序一樣。

根據(jù)這個流程，你就可以明確每一個階段應(yīng)該做什么，就算出現(xiàn)什么意外情況，也會在可控的范圍之內(nèi)，不至于遇到一點問題就手忙腳亂，最后回顧一天，發(fā)現(xiàn)什么都沒做。

（3）把機械化變自動化

一個簡單的信息收集，用Excel一個個收集再整合，可能得一個早上，更有甚者還在用紙質(zhì)表收集，一天都不一定能完成。這樣是不可能高效的。

所以機械化變自動化，是提高工作效率的最好捷徑。

比如我們公司，2000+人，無論是部門內(nèi)的，還是跨部門的、甚至是跨產(chǎn)品線的信息收集類工作，都是用在線表單完成的。

設(shè)計好需要收集的信息表單，直接導出二維碼或者鏈接，成員點擊鏈接或掃碼即可在線填寫：

填寫的信息后臺會自動匯總，形成一個類似于Excel的在線表格，實時更新：

再比如搭配自帶流程引擎，可直接實現(xiàn)線上審批流轉(zhuǎn)：

成員一鍵發(fā)起申請，系統(tǒng)自動提醒相關(guān)負責人審批，一層層往下流轉(zhuǎn)，這不比拿著簽字單跑斷腿來的高效?

還能搭配儀表盤，制作圖表、數(shù)據(jù)看板等，多維度分析、展示，以數(shù)據(jù)指導下一步行動：

這里僅僅是以我們公司為例，大家選擇什么工具都不重要，按照自己的需求選擇最合適的工具即可。

03 如何做好時間管理

時間管理有很多技巧，具體可以提煉出以下4個要點：

1. 跟蹤時間，設(shè)置約束
2. 少量多餐，工作切割
3. 先難后易，要事優(yōu)先
4. 根據(jù)精力情況開展工作

1、跟蹤時間，設(shè)置約束

時間跟蹤要有詳有略，善于分類，不需要把它變成流水賬式的記錄，也不能太過于簡略。

• 哪些需要詳細記錄：跟工作有關(guān)的所有任務(wù)都需詳細記載，每一項工作任務(wù)。
• 哪些可以簡略記錄：工作外的時間，比如休息、吃飯、帶薪拉屎等等。
• 如何分類：將每天的時間分為工作和非工作，非工作時間簡略拆分（休閑、自我提升、運動...）、工作時間詳細拆分（本職、協(xié)同、會議、臨時...）

2、少量多餐，工作切割

將任務(wù)管理與日歷結(jié)合起來，把一天的時間分成“一塊塊”，然后給不同的時間塊分配要關(guān)注的任務(wù)，就像這樣：

參考工具：桌面日歷

3、先難后易，要事優(yōu)先

和前面說的劃分優(yōu)先級一樣，利用艾森豪威爾矩陣，這里就不多加贅述了。

4、根據(jù)精力情況開展工作

找出自己什么時候最有效率，然后給這些時間段安排深度工作，精力不足的時候，去做一些低價值的，對精力要求不高的任務(wù)。

比如：

如果早上的工作效率最高的話，這段時間就該安排最關(guān)鍵的工作。

午餐過后精力可能會渙散，這時候正好用來清理一下桌子，看看郵件，或者更新一下表格。