自計算機在各行各業(yè)被廣為應(yīng)用以來，技術(shù)成本的下降促進計算機設(shè)備的應(yīng)用，為企業(yè)信息化提供了條件。電子文檔以其獨特的優(yōu)勢取代了高成本、不利于保存的紙質(zhì)文檔。由此，也給文檔管理提出了新的要求。
文檔對企業(yè)和員工來說都是很重要的資產(chǎn)。大量不同格式的文檔存放在不同的物理位置，當(dāng)員工、客戶、合作伙伴和供應(yīng)商需要一些資料時，卻發(fā)現(xiàn)很難找到所需，集中管理如此盤雜的文檔勢必非常困難。在企業(yè)管理中，機密文件很難得到有效的保護，各部門間難以協(xié)同辦公，重新開發(fā)利用知識資源十分困難。由文檔管理引發(fā)的這些情況屢見不鮮。這種情很大程度上延誤了工作的進度，文檔管理儼然成了阻礙企業(yè)發(fā)展的絆腳石。
• 電子文檔管理系統(tǒng)能給企業(yè)帶來什么呢？
• 解決“企業(yè)以往內(nèi)部信息資源（文檔）浩如煙海，不知如何下手”的問題。
在企業(yè)成長的過程中，必然會產(chǎn)生很多資料，如人事檔案、每個時期的規(guī)章制度、客戶檔案、產(chǎn)品資料、技術(shù)文檔等。這些珍貴的資料正是企業(yè)的財富，卻被企業(yè)鎖在檔案室里，隨著時間的推移，資料堆積如山，即使想找也不知如何下手，這些資料很難產(chǎn)生其真正的價值，讓企業(yè)感覺如同“雞肋”。然而這些卻恰恰是企業(yè)文化的縮影，是企業(yè)文化的具體體現(xiàn)，企業(yè)接班人可以通過它了解到企業(yè)的歷史，以及企業(yè)每個人的特長、能力、客戶資源等。企業(yè)接班人只有更多地了解企業(yè)，才能更好地管理企業(yè)，否則企業(yè)很難形成一種特有的文化，沒有文化的企業(yè)是很難長期發(fā)展下去的。企業(yè)發(fā)展的時間越長，這個問題越明顯。
文檔管理系統(tǒng)利用先進的計算機技術(shù)將企業(yè)的文檔（知識）管理起來，讓企業(yè)中的每個人都可以（在權(quán)限范圍內(nèi)）通過該系統(tǒng)找到自己需要的文檔（知識），幫助解決問題。如，文檔（知識）管理系統(tǒng)中的“技術(shù)部”里則保存著企業(yè)歷來的技術(shù)資料，包括維修檔案（該檔案里記錄著每次維修的人員、時間、解決辦法等）等。新技術(shù)員在遇到技術(shù)難題時則通過該文檔（知識）管理系統(tǒng)快速（利用計算機技術(shù)的搜索功能可以幾秒中內(nèi)找到自己所需的資料）找到這臺設(shè)備的維修檔案及技術(shù)資料來確定故障的處理辦法。從而提高技術(shù)人員的辦事效率，以及保證企業(yè)不用再擔(dān)心因為技術(shù)人員不在或者離職而無法快速對設(shè)備進行維修了。因為，企業(yè)已經(jīng)將技術(shù)人員的“知識”留在企業(yè)里了。
• 解決“企業(yè)中信息孤島林立，員工各自為戰(zhàn)”的問題。
在企業(yè)管理中往往會出現(xiàn)各部門之間不能協(xié)調(diào)辦公，相互配合的現(xiàn)象，這是因為每個部門都有自己的工作要做，當(dāng)自己正在工作時，其他部門來調(diào)閱文檔或找資料，即影響正在做的工作，又很難保證快速找到所需的文檔和資料。因為這些文檔、資料都保存在文件柜里，但具體在什么地方，可能是個問題。如果有時間，當(dāng)然可以幫忙找到，但正在工作的話，恐怕為了快速完成自己的工作是不會愿意抽出時間來幫助找的。而本部門文件柜中的有些資料可能是需要高度保密的，也就不允許他們自己找了。這樣下去，各部門之間就會產(chǎn)生矛盾，就會出現(xiàn)相互不配合的情況。
而通過文檔（知識）管理系統(tǒng)，每個部門將自己的文件柜、文件夾進行授權(quán)，給每個部門授予所需的權(quán)限，他們再找資料時就可以直接通過文檔（知識）管理系統(tǒng)自行查找所需的文檔，不用再跑到這個部門去找。找到之后，還可以通過實時在線系統(tǒng)和文檔的作者進行實時地交流，還可以邀請各部門或相關(guān)人員開一個網(wǎng)絡(luò)會議（網(wǎng)絡(luò)會議可以馬上進行，不需要準(zhǔn)備會議室），方便大家完成溝通與交流，從而方便了大家的工作，避免了很多的矛盾。
• 解決“企業(yè)經(jīng)營過程中員工離職造成關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域巨大損失”的問題。
在企業(yè)經(jīng)營過程中可能會發(fā)生某業(yè)務(wù)人員的離職或死亡等意外情況。這個人的離職往往會給企業(yè)帶來很大的損失，因為客戶往往是掌握在他們的腦子里，他們的離職不僅是人走了，而且是將他與這個客戶之間的資料也帶走了。新業(yè)務(wù)人員或其他人員根本就不知道他當(dāng)初是如何和客戶做得業(yè)務(wù)，以及更不知道客戶的關(guān)鍵負責(zé)人是誰等。新業(yè)務(wù)人員對客戶是一無所知的，因此新業(yè)務(wù)員要么根本就無法和客戶進行再次合作，或者說在短期內(nèi)不能和客戶進行良好地合作。
• 電子文檔管理系統(tǒng)能為企業(yè)解決什么問題
1 、避免公司機密文件的擴散及流失，有效地管制 ISO 文件的進出；
2 、增強辦公協(xié)同，保證流通中版本的一致性；
3 、減少查閱時間，根據(jù)關(guān)鍵字方便檢索；
4 、降低辦公費用，避免重復(fù)復(fù)??；
5 、增加企業(yè)管理透明度，申請人可全盤掌握審批流程；
6 、極大減輕了文管人員的作業(yè)負擔(dān)，使文管人員對公司核心文檔進行更好的管控。
• 電子文檔管理系統(tǒng)的解決方案詳細說明：
1 、什么類型的文檔和其他內(nèi)容能在一個組織中被創(chuàng)建
2 、每一中類型文檔使用什么模板
3 、提供給每一種類型文檔的元數(shù)據(jù)是什么 .
4 、在文檔生命周期的每個階段在哪里存貯文檔
5 、在文檔生命周期的每個階段如何控制訪問一個文檔
6 、作為一個致力于文檔創(chuàng)建、查看、提交、發(fā)布以及銷毀的小組成員如何在組織內(nèi)部移動文檔？
7 、對文檔應(yīng)用什么策略以使得與文檔有關(guān)的動作被審核，文檔被正確的保存或銷毀，以及組織重要的內(nèi)容被保護。
8 、在它們生命周期中當(dāng)從一個階段到另一個階段轉(zhuǎn)變時文檔如何被轉(zhuǎn)換？
9 、作為公司報告文檔被如何對待，哪個必須被保持以符合法律需求和公司指導(dǎo)方針。
• 一般電子文檔管理系統(tǒng)的功能常見的有
• 在線管理企業(yè)文檔
• 文檔自動分類保存
• 文檔加鎖 / 解鎖
• 文檔共享
• 在線編輯文檔
• 文檔更新自動通知
• 檔打包壓縮下載文檔保護及安全
• 單一賬戶登錄
• 使用用戶組管理用戶權(quán)限
• 用戶操作日志
• 在線文檔備份
• 允許上傳得文檔類型和大小設(shè)置
• 郵件發(fā)送編輯用戶組
• 編輯用戶賬號
企業(yè)要跟上時代的步伐，在愈演愈烈的市場競爭中占有一席之地，首先要提高管理層對文檔管理重要性和緊迫性的認識。盡快建立行之有效的管理機制，加強對電子文檔的管理。引進新知識、新技術(shù)，引入與企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特點相符合的文檔管理系統(tǒng)，更新管理思想和管理模式是必須的，也是首要的。
