摘要
法律行業(yè)正在發(fā)生變化，企業(yè)對其內(nèi)部法律顧問的期望也是如此。身為企業(yè)法務，如果你還以為信息治理與自己無關，那么你將錯失大數(shù)據(jù)時代為法務帶來的發(fā)展機遇。
來源 / 中國公司法務研究會
翻譯/王演兵
法律行業(yè)正在發(fā)生變化，企業(yè)對其內(nèi)部法律顧問的期望也是如此。法務團隊正變得越來越積極地參與企業(yè)文檔保留行動，有些法務團隊甚至在把控這些行動。此外，越來越多的文檔管理人員和負責人員直接向公司總法律顧問（GC）匯報，并將其作為數(shù)據(jù)管理行動的一部分，這種數(shù)據(jù)管理行動在廣義上被稱為“信息治理”。
伴隨公司內(nèi)部法律顧問在信息治理中角色演變而來的是新的責任、挑戰(zhàn)和機遇。正如彼得·帕克（Peter Parker）（即大名鼎鼎的蜘蛛俠）被他的班叔叔（Uncle Ben）所一本正經(jīng)地勸誡的那樣：“巨大權力與巨大責任如影隨形?！碑吘?，信息治理與那張蜘網(wǎng)很是相似。數(shù)據(jù)之網(wǎng)的每一股絲繩彼此交織在一起，支撐著企業(yè)的業(yè)務流程、文檔行動、合規(guī)性要求以及電子證據(jù)開示過程。當你看著一張錯綜復雜的蛛網(wǎng)的時候，你會發(fā)現(xiàn)，其中每一股蛛絲都有一種特定的用途。企業(yè)數(shù)據(jù)也是如此。
通過了解并解決各種利益相關者的信息訪問需求，一個企業(yè)能夠以其最佳狀態(tài)從其信息治理戰(zhàn)略當中獲得全部好處。
關涉所有利益相關者，而非僅僅個別部門或個別業(yè)務單位
公司部門和業(yè)務單位再也不能通過建立信息分散的信息孤井而在自己的一畝三分地上獨自運營。傳統(tǒng)上，如果需要某一特定業(yè)務部門，人們會通告IT部門。IT部門會出手相助，找到解決方案以處理這一特定需求。至于這將如何影響企業(yè)的其余部分，或是否另有潛在的替代解決方案以使其他部門能夠用以打造全企業(yè)效率，則幾無考慮。
許多信息治理意在滿足跨業(yè)務部門的共同目標，但一次普遍的溝通故障往往意味著公司不同部門都在從不同角度著手處理同一個問題。企業(yè)是在尋求實現(xiàn)一種整體信息治理嗎？解決方案正在從對信息的隔絕轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌墓芾?。人們已?jīng)認識到，最佳解決方案是那樣一些方案，它們使得各種利益相關者從不同角度利用相同信息，從而優(yōu)化存儲成本，減少企業(yè)風險，并創(chuàng)建一種銜接完美的、可由諸如法務、文檔、合規(guī)和業(yè)務團隊等所有利益相關者加以利用的基礎設施。
文檔管理人員和公司內(nèi)部律師的工作重疊就是一個典型的例子。即使這兩個部門需要綜合信息管理的基礎架構，以及一種可防御的數(shù)據(jù)管理生命周期，它們往往并不積極主動地為實現(xiàn)這些目標進行合作。經(jīng)年以來，文檔管理團隊只是專注于企業(yè)的“文檔”（比如合同、租約和聘用文件）。然而在今天，文檔管理人員必須控制其所在企業(yè)的所有數(shù)據(jù)。這項使命包括確定戰(zhàn)略方法，用以消除那些要么全無商業(yè)目的要么已過使用壽命的信息。
然而，法務團隊不斷力求獲得和復制這些信息，用于各種監(jiān)管調(diào)查、訴訟事項，如此等等。法務團隊在努力鎖定為實現(xiàn)其目標所需的企業(yè)數(shù)據(jù)時，它們也在創(chuàng)造更多的信息孤井。這些文件的副本被作為數(shù)據(jù)制作出來，外輸給公司外部律師和服務提供商，由它們在特定法律問題未決期間存儲這些數(shù)據(jù)。這個過程把這些數(shù)據(jù)置于企業(yè)環(huán)境之外，使這些數(shù)據(jù)的復件不斷增加，造成公司文檔保管政策的巨大紊亂。
業(yè)務單位如不咨詢其他業(yè)務部門而試圖實現(xiàn)某一特定信息治理目標，會破壞所有人的念想。雖然法務團隊一般占有信息孤井問題的最大份額，但是因為如上所述的原因，在這一方面它們并不孤獨。公司處處留存數(shù)據(jù)，諸如文件共享、SharePoint、文檔管理數(shù)據(jù)存儲、電子郵件環(huán)境、備份系統(tǒng)，如此等等，數(shù)不勝數(shù)。一份完全相同的數(shù)據(jù)可能存儲在企業(yè)內(nèi)部數(shù)個不同位置，因為業(yè)務部門奮力為自己的特定用途而控制這份數(shù)據(jù)。不幸的是，這些各自為戰(zhàn)式的數(shù)據(jù)爭占惡化了全企業(yè)層面的數(shù)據(jù)管理問題：重復數(shù)據(jù)；冗余的單點解決方案；互不兼容的孤井式信息系統(tǒng)；以及大量不切實際且不可能輸出或輸入的數(shù)據(jù)。
知道你的非結構化數(shù)據(jù)身處何處
為了解決綜合性信息治理問題，規(guī)整和理清全部現(xiàn)有系統(tǒng)（在這些系統(tǒng)當中，非結構化數(shù)據(jù)可能已被被納入管理）是十分有用的。至關重要的是考慮普通的數(shù)據(jù)類型（比如說電子郵件、業(yè)務文檔和文件共享系統(tǒng)）和更多的“非正式”數(shù)據(jù)類型（比如說企業(yè)即時通訊和企業(yè)社交媒體公告）。這些不同的數(shù)據(jù)類型在它們被管理之處是否擁有一個存儲庫或存儲系統(tǒng)？
下一個步驟是找出各個系統(tǒng)之間可能存在的重疊之處。功能重疊可能產(chǎn)生重復數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)更難管理和查找。為了去除重疊的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，業(yè)務部門必須決定，為了援用數(shù)據(jù)保留政策，哪些系統(tǒng)是“主”系統(tǒng)。
要解決這一難題，至關重要的是確定對每一件信息管理工具擁有“所有權”（即首要控制）的業(yè)務部門。知道哪些人屬于關鍵接觸者，這些人的主要職責是監(jiān)督各種非結構化數(shù)據(jù)系統(tǒng)。合規(guī)、法務、文檔管理和IT部門都得為解開這一網(wǎng)絡起到作用。
當為了訴訟目的而需要鎖定非結構化數(shù)據(jù)所在位置時，確定究竟是誰控制著各種信息管理系統(tǒng)，與弄清究竟如何進入這些系統(tǒng)這一問題同等重要。有那么一些法務團隊應當有能力回答的關鍵問題，即法務團隊究竟是擁有管理權限直接訪問這些系統(tǒng)，還是其被要求必須通過諸如IT部門或文檔管理人員等其他當事方方可訪問這些系統(tǒng)？在數(shù)據(jù)系統(tǒng)當中搜尋相關信息究竟有多便捷？舉例說來，是否可以從一個訪問入口對所有這些數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行全局性搜尋？抑或必須對每個系統(tǒng)進行單個搜尋？基于單個關鍵字的搜索需要多長時間？如果你的公司已經(jīng)接受了孤井式方法來管理它的數(shù)據(jù)，那么，不幸的是，這些搜索會花上幾天甚至幾個星期的時間，并且，由于搜尋過程當中使用了不同的應用程序，搜尋結果會五花八門。在一個數(shù)據(jù)存儲當中所使用的搜索查詢可能會在另一個數(shù)據(jù)存儲導致完全不同的結果。
因此，關鍵的是要弄清對你所使用的每一個應用程序有什么要求，以及對該組數(shù)據(jù)會產(chǎn)生什么影響。在討論搜索關鍵詞清單和搜索步驟時，這是至關重要的。對于你同意對方律師這種查詢，或者你受法院命令作出承諾這種查詢，你所有數(shù)據(jù)存儲可能并不會提供一致的或有效的查詢結果。
規(guī)整出企業(yè)的非結構化數(shù)據(jù)之間的“映射”關系，在為訴訟做好準備之外，另有好處，它也有助于領悟長距離風險管理及業(yè)務策略。在諸如金融業(yè)和生物醫(yī)藥制造業(yè)等被嚴加監(jiān)管的行業(yè)當中，IT系統(tǒng)必須能被用于審計上的需要。在這些行業(yè)，了解信息管理系統(tǒng)的結構是尤其有用的，而且往往是必要的。
數(shù)據(jù)映射也可有助于遵守特殊州法當中要求保護敏感性消費者或敏感性消費數(shù)據(jù)的規(guī)定。比如說，馬薩諸塞州201 CMR 171規(guī)定，擁有馬薩諸塞州居民個人信息或?qū)@些信息進行許可使用的任何企業(yè)，必須遵循某些加密和安全標準，并把這些個人信息置于有能力遵循這些規(guī)定的信息系統(tǒng)當中。法律還要求這些企業(yè)保有全面的書面的信息安全方案。就履行這一管制要求而言，數(shù)據(jù)映射是一種有用的實踐，并且，在更廣泛的意義上，在產(chǎn)生法律問題之前或在法律問題具有新聞價值之前，數(shù)據(jù)映射過程會促成對可能不符點或潛在不符區(qū)的識別。
最后，數(shù)據(jù)映射可以幫助企業(yè)利用《民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則》在數(shù)據(jù)方面負擔不當時或在數(shù)據(jù)獲取方面成本高昂時所賦予的保護。數(shù)據(jù)映射將使律師能夠精細闡明何以獲得電子存儲信息(ESI)將是過于難以承擔之事的緣由。僅僅知道數(shù)據(jù)存于“某地”往往比有能力證明該企業(yè)不再擁有這一數(shù)據(jù)或者有能力證明這一數(shù)據(jù)駐留在一個過時的系統(tǒng)當中危害更大。如果你擁有的是雜亂的數(shù)據(jù)孤井和重復的文檔副本，那么你將遇到意想不到的結果……，可以想象，你會一無所獲。通過有條不紊的辦法對信息管理系統(tǒng)（包括年份、功能、可訪問性和搜索能力）進行通用映射，事先表明與生成既定項目相關的目標成本和負擔將會容易很多。
帶來危險或昂貴代價的并非數(shù)據(jù)太多，
而是管理不善
即使特定的數(shù)據(jù)未被認為是一份重要的商業(yè)文件或官方文檔，它也有可能潛在地具有法律或商業(yè)相關性。所有非結構化數(shù)據(jù)，不論其所具有的潛在相關性如何，即便只是為了宣布它為“垃圾”，并為它指定刪除日期，都需要經(jīng)由信息治理系統(tǒng)處理。所有的數(shù)據(jù)類型都需要指定一個反映所適用規(guī)則、規(guī)例或相關法律的保留期限。對于沒有法律或其他企業(yè)標準或行業(yè)標準規(guī)定保留期限的其他數(shù)據(jù)類型，則有必要有一個由該企業(yè)選定并經(jīng)由該企業(yè)信息治理系統(tǒng)所始終如一地實施的實際保留期限。對數(shù)據(jù)生命周期始終如一的管理是防衛(wèi)能力的主要組成部分；具有防衛(wèi)能力的數(shù)據(jù)生命周期管理將有助于避免潛在的制裁，比如說證據(jù)篡改制裁。
鑒于可能納入考慮的與訴訟相關的數(shù)據(jù)的類型正不斷增多，數(shù)據(jù)生命周期管理變得特別重要，因此，信息治理策略必須考慮到所有類型的數(shù)據(jù)。企業(yè)社交媒體公告、企業(yè)即時消息、彭博聊天，以及其他傳統(tǒng)上沒有硬拷貝對等物的信息，現(xiàn)在在證據(jù)開示過程當中往往被認為具有法律相關性。于此之外，某些行業(yè)受制于監(jiān)管上的要求，這些要求強制規(guī)定它們在指定期間保有這些數(shù)據(jù)。
著眼于法律戰(zhàn)略角度，確切知道你在數(shù)據(jù)方面到底擁有什么（即使這些數(shù)據(jù)對你公司不利），更有利于處理那些在訴訟期間使用起來對你不利的未知信息。你越了解你在數(shù)據(jù)方面的處境，你越有可能發(fā)現(xiàn)使你確定明確的訴訟路線的“如山鐵證”。今天，幾乎不言自明的是，企業(yè)更愿意“早點定下輸贏”。理想的情況是，在為漫長的訴訟花費不必要的時間和精力之前，就知道證據(jù)到位待命情況。提前知道壞消息比遭到猝不及防的反擊要好。而且，你越了解為你所擁有的數(shù)據(jù)，你越能為“會見協(xié)商”做好談判準備，或為與進行某一立案的調(diào)查聯(lián)邦機構進行會見做好準備，甚或為在民事訴訟證據(jù)開示過程中就關鍵詞清單所進行的談判做好準備。
有一種普遍的誤解，認為數(shù)據(jù)越多等于支出越多，這一說法主要根源于這樣一種事實，即隨著時間推移，數(shù)據(jù)系統(tǒng)被專門用于控制更多數(shù)據(jù)和更多數(shù)據(jù)類型。相反，正是由于信息治理系統(tǒng)的復雜性，而非由于這些系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)數(shù)量的大小，使得法務團隊和其他業(yè)務單位增加開支。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)越多意味著搜索過程越慢，意味著無法從一個中央位置進行搜索，意味著與物流（比如說導入和導出數(shù)據(jù)）相關的成本。為特定類型數(shù)據(jù)（比如說獨立的電子郵件存檔和ECM）設立的數(shù)據(jù)孤井把數(shù)據(jù)分隔開來，并使人難以找到這些數(shù)據(jù)，浪費時間和資源。對既有舊系統(tǒng)（為舊數(shù)據(jù)所設立的）進行升級或維護總是很昂貴。重復數(shù)據(jù)以及在多個位置進行管理的數(shù)據(jù)推高了成本。重復文件浪費存儲空間，往往以各自為戰(zhàn)的方式進行管理，并且使得準確確定某些數(shù)據(jù)是否存在以及存在何處變得非常困難。比如說，人們會理直氣壯地宣布某份電子郵件并不存在于企業(yè)內(nèi)部，而事實上這份電子郵件的一個復件存駐在一個單獨的數(shù)據(jù)系統(tǒng)當中。
“整體信息治理”是電子證據(jù)開示下游步驟的基礎
大多數(shù)人認為電子證據(jù)開示參考模型（Electronic Discovery Reference Model，EDRM）是電子證據(jù)開示過程當中的主導概念模型，并且是建立在幾個迭代（iterative）而頻頻彼此并行的步驟之上的。
信息管理（或信息治理）構成這一過程的基礎。所有后續(xù)迭代步驟取決于出現(xiàn)在信息管理階段的數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)并不出現(xiàn)在信息管理階段，那么在下游的任何地方都將找不到這一數(shù)據(jù)?！耙岳M去，以垃圾出來”這句俗語表達的就是這個意思。存在丟失可能性的信息會給整個過程的可防衛(wèi)性帶來巨大風險。
電子證據(jù)開示參考模型操作步驟的高度迭代性往往需要在實施過程當中在上一步驟與下一步驟之間往來反復，之所以如此，要么是因為人們對數(shù)據(jù)進行評估之后又對之進行改進，要么是因為人們對數(shù)據(jù)確認了更多數(shù)據(jù)托管和數(shù)據(jù)存儲。在證據(jù)開示過程當中的“解決方案”越多（比如說文檔管理平臺、ECA工具、預測編碼實用程序、審查平臺、保存工具等等），所遇到的數(shù)據(jù)完整性破壞風險和成本增加風險就會越大。通常所見的情形是，企業(yè)的法務部門在電子證據(jù)開示過程當中運用五到七個針對性單點解決方案來編織自己的數(shù)據(jù)，并最終把這些數(shù)據(jù)向外傳送——傳送給它們的外部律師或傳輸給作為第三方的服務提供商。身處不同解決方案之間的數(shù)據(jù)導出與導入過程變得更慢、更昂貴，并且風險更大。對于與大規(guī)模電子存儲信息打交道的更大型的企業(yè)而言，由于存在與在定點解決方案之間穿梭的數(shù)據(jù)相關的時間滯后與損失風險，這種模式往往難以實施。
采用整體信息治理策略能夠降低給企業(yè)所帶來的風險，同時能夠簡化電子證據(jù)開示流程并降低成本。
單點解決方案可能錯失節(jié)點（甚至宏圖大局）
在滿足具體電子證據(jù)開示需求方面，使用單點解決方案極為常見，在電子證據(jù)開示參考模型方面尤其如此，但單點解決方案通常無助于滿足信息管理的核心要求。這一過程通常需要法務團隊與文檔管理人員以及IT部門工作人員通力合作，以爭取形成他們認為可能用以解決手頭問題的目標數(shù)據(jù)池。但不幸的是，這個過程遠不完善——它就像一種猜謎游戲，但是潛在具有丟失數(shù)據(jù)的災難性后果。在為幫助法務團隊所作出的努力當中，IT部門工作人員和文檔管理人員頻頻依賴于那些被設計用來處理某一單獨種類數(shù)據(jù)（比如說電子郵件、業(yè)務文檔或即時消息）的數(shù)據(jù)孤井。在大多數(shù)情況下，這些數(shù)據(jù)孤井不能作為整組數(shù)據(jù)在全局范圍內(nèi)為人所搜索到，使得全企業(yè)范圍級的搜索成為不可能的事情。
單點解決方案僅在作為被填入這些單點解決方案當中的數(shù)據(jù)集時才有作用。如果信息管理階段是不完整的或被扭曲的，那么被填入這些單點解決方案當中的數(shù)據(jù)也將同樣是不完整的或被扭曲的。正如前面所提到的，“以垃圾進去，以垃圾出來”。確確實實，使用單點解決方案的數(shù)量越多，電子證據(jù)開示的環(huán)境就會越復雜，數(shù)據(jù)管理不善的風險也會越大。重疊的數(shù)據(jù)可能導致滯留性重復。數(shù)據(jù)可能由于各自為戰(zhàn)的導入/導出功能而被破壞。不完全數(shù)據(jù)集的效果會變得復雜多樣。由于需要導出、導入和理順數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間導出與導入數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的成本會增加，用于處理數(shù)據(jù)所需要的時間也會增加。
法務團隊應當著眼全局性和整體性解決方案，而非依靠單點解決方案，即它們在整個公司上下容許最低限度的全局性數(shù)據(jù)搜索和證據(jù)開示。在理想的情況下，企業(yè)將會實施綜合性解決方案，這種綜合性解決方案把所有非結構化數(shù)據(jù)存儲在單個的中心化位置，不但實施全局性搜索，而且實施電子證據(jù)開示、文檔管理以及合規(guī)審查職能。這樣的解決方案能夠消除數(shù)據(jù)孤井，并且減輕由這些數(shù)據(jù)孤井所造成的不必要的風險、成本和不便。
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