行政助理經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況：一篇文檔修改了很多遍，每修改一次就要另存為一個(gè)文件名，結(jié)果改來(lái)改去，自己都不知道哪一個(gè)文檔是最新的版本了。其實(shí)，利用Microsoft Office可以很好地控制和管理文件的版本。
在Microsoft Office中，行政助理可以利用Word為相同的文檔保存多個(gè)版本，以便記錄對(duì)文檔更改的“快照”。在保存版本時(shí)，Word只會(huì)保存各個(gè)版本之間存在的區(qū)別，而不是保存每個(gè)版本的整個(gè)副本。這樣做不僅可以節(jié)省大量的磁盤(pán)空間，而且也方便對(duì)文檔進(jìn)行管理。當(dāng)保存了文檔的各個(gè)版本之后，可以對(duì)文檔的早期的一些版本進(jìn)行審閱、打開(kāi)、打印和刪除等常規(guī)性的操作。
保存文檔版本的方法有以下幾種：
要使用Word中的版本保存文檔的當(dāng)前狀態(tài)，可以執(zhí)行如下的操作步驟：
（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，此時(shí)系統(tǒng)將打開(kāi)如圖1所示的對(duì)話(huà)框。
（2）單擊【現(xiàn)在保存】按鈕，隨即系統(tǒng)將打開(kāi)如圖2所示的“保存版本”對(duì)話(huà)框，提示用戶(hù)輸入版本備注信息。
（3）在“版本備注”輸入框中，輸入關(guān)于正在保存的版本說(shuō)明，并單擊【確定】按鈕退出該對(duì)話(huà)框。
提示：因?yàn)檎趯⑽臋n的版本存檔，所以不能再返回并修改該文檔已保存的版本。要修改一個(gè)早期版本，必須先打開(kāi)該版本，并使用“另存為”命令將其保存為一個(gè)獨(dú)立文件。
如果您感覺(jué)手工保存文件的版本比較麻煩，還可以啟用Word中的自動(dòng)保存文件版本功能。要打開(kāi)文檔的自動(dòng)保存版本功能，可以執(zhí)行如下的操作步驟：
（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話(huà)框。
（2）選中“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本”復(fù)選框。
（3）單擊【關(guān)閉】按鈕。
這樣Word在每次關(guān)閉文檔時(shí)都會(huì)自動(dòng)保存一個(gè)版本。如果在第（2）步中清除“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本”復(fù)選框，則可以關(guān)閉文檔自動(dòng)保存版本功能。
將版本保存為獨(dú)立文件
雖然在一個(gè)文件中保存了多個(gè)版本，但是這些版本也是可以作為獨(dú)立的文件保存，操作步驟如下：
（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話(huà)框。
（2）從列表中選擇要保存為獨(dú)立文件的文檔版本。
（3）單擊【打開(kāi)】按鈕，至此，完成了打開(kāi)文檔早期版本的工作。
（4）選擇菜單中的【文件】|【另存為】命令，在“文件名”文本框中輸入一個(gè)文件名，然后單擊【確定】按鈕。
當(dāng)您保存了文件的多個(gè)版本信息后，還可以審閱文檔的版本信息，操作步驟如下：
（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話(huà)框。
（2）Word可以顯示文件的每個(gè)版本的保存日期和時(shí)間、每個(gè)版本保存人的姓名和備注信息。最新的版本出現(xiàn)在列表頂部。
（3）要查看某個(gè)版本的完整備注，請(qǐng)選擇該版本，然后單擊【查看備注】按鈕，打開(kāi)如圖3所示的“查看備注”對(duì)話(huà)框，在該對(duì)話(huà)框中顯示了此版本的完整備注信息。
另外，在“版本”列表中，選擇一個(gè)版本的文檔，然后單擊【打開(kāi)】按鈕，就可以將文檔的不同版本同時(shí)打開(kāi)，如圖4所示，用戶(hù)可以進(jìn)行進(jìn)一步的比較。
如果要?jiǎng)h除文檔中的一個(gè)或多個(gè)版本，可以執(zhí)行如下的操作步驟：
（1）選擇菜單中的【文件】|【版本】命令，打開(kāi)“版本”對(duì)話(huà)框。
（2）選中要?jiǎng)h除的文檔版本，如果要選擇多個(gè)版本，按住〖Ctrl〗鍵進(jìn)行選擇，如圖5所示。
（3）單擊【刪除】按鈕刪除所選擇的版本。
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