本文來(lái)自 天空那一點(diǎn) 原創(chuàng)投稿。
寫這篇GTD總結(jié)的初衷——分享是更好的學(xué)習(xí)
接觸GTD有一年多的時(shí)間，看了一些時(shí)間管理方面的書、用過(guò)一些GTD軟件，然后通過(guò)研究一些GTD牛人的文章和分享，開始嘗試通過(guò)日常的任務(wù)和時(shí)間管理，逐步平衡自己工作和生活的狀態(tài)，去更好的專注和執(zhí)行。經(jīng)歷過(guò)那些彷徨的日子，撥開一層層的迷霧才慢慢找到自己，我有很多大大小小的夢(mèng)想，我想在GTD的幫助下，去實(shí)踐并完成它們。
你覺(jué)得這個(gè)世界上不可能的事情，是因?yàn)槟銢](méi)有試著去做。
這篇總結(jié)，一是想把自己一年多的GTD實(shí)踐經(jīng)歷梳理一下，二是因?yàn)榉窒硎亲詈玫膶W(xué)習(xí)，通過(guò)分享促進(jìn)自己更加深入的思考。如果這篇總結(jié)里面有內(nèi)容能給看的人帶來(lái)一點(diǎn)幫助，就最好不過(guò)了。
剛畢業(yè)工作那會(huì)，壓力很大。
一是工作上的事情壓得自己喘不過(guò)氣，不知道怎么合理的安排自己的時(shí)間，同時(shí)苦于自己喜歡拖延的工作習(xí)慣，經(jīng)常在強(qiáng)迫性的擔(dān)心與焦慮中，浪費(fèi)掉大量的時(shí)間和精力；
二是業(yè)余時(shí)間自己制定的個(gè)人提升計(jì)劃，往往堅(jiān)持不多久便會(huì)擱置，然后陷入重新制定計(jì)劃，不久又會(huì)擱置的死循環(huán)。
這種狀態(tài)差不多持續(xù)了1年的時(shí)間。
Asian Efficiency的Thanh文章中有句話：
From my studies of the brain, I know that I want to free up as many resources as possible so my brain can excel at full capacity for thinking, focus and decision making.
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是想把大腦盡可能的從過(guò)多的信息中脫離出來(lái)，做事靠系統(tǒng)，有更多精力專注在執(zhí)行和思考上。也是《小強(qiáng)升職記》里面“心如止水”狀態(tài)的第一步。
最開始了解GTD是在13年的時(shí)候，當(dāng)時(shí)一度很迷戀這個(gè)概念，甚至超出GTD對(duì)自己當(dāng)時(shí)的工作狀況可能帶來(lái)的幫助。因?yàn)楸旧砦易约菏且粋€(gè)特別怕麻煩的人，尤其是當(dāng)某段時(shí)間工作和生活亂成一團(tuán)糟的時(shí)候，戰(zhàn)戰(zhàn)兢抓住GTD的稻草，希望能成為高效去生活和工作的人。
看過(guò)《小強(qiáng)升職記》和褪墨上一些文章之后，開始進(jìn)行工具的選擇。當(dāng)時(shí)用的是Android手機(jī)，著實(shí)費(fèi)了好大的精力（→_→ Android重度選擇困難癥患者），不是選擇太多，而是因?yàn)楫?dāng)時(shí)自以為比較渣的體驗(yàn)，沒(méi)有一款讓自己覺(jué)得最牛逼的App。試用過(guò)Any Do、Doit.im、Google日歷、Wunderlist等眾多軟件，結(jié)果最后陷入不停更換軟件的怪異節(jié)奏。現(xiàn)在看來(lái)，其實(shí)有些軟件都不錯(cuò)，比如國(guó)內(nèi)比較火的Doit.im，還有平臺(tái)兼容性很好的Wunderlist，不過(guò)因?yàn)槲易约涸谑褂玫臅r(shí)候精力很難集中，一直不習(xí)慣使用。
后來(lái)?yè)Q了iOS平臺(tái)很快選擇了Omnifocus直到現(xiàn)在。我始終認(rèn)為，一款好的App是能讓你在使用時(shí)感受不到它的存在，而又能切實(shí)的給你便利。
作為GTD流程的第一步，我對(duì)收集的理解是：把每一個(gè)新的工作任務(wù)、想法以及資料收集到個(gè)人的Inbox里面，而不是像以前那樣選擇存到腦子里或者不利于整理的紙質(zhì)筆記本上。
目前常用的的收集箱有幾個(gè)：
1）iPhone上Omnifocus的Inbox。
參照毒龍的程序人生，對(duì)我的Homescreen做了優(yōu)化，把Omnifocus和效率的文件夾放到Dock欄。這樣很方便利用Omnifocus的Inbox進(jìn)行任務(wù)收集，也是我現(xiàn)在主要的任務(wù)收集Inbox。每天晚間儀式的時(shí)候按時(shí)清空所有的任務(wù)。
2）便簽。
主要用于日常工作執(zhí)行中的任務(wù)收集，便簽在手邊，可以隨時(shí)拿來(lái)記錄任務(wù)，然后下班前，從PC端手動(dòng)輸入或者發(fā)送郵件到Omnifocus的Inbox。
3）電腦的Inbox文件夾。
電腦的Inbox主要是用于存放日常工作和學(xué)習(xí)電子資料，以及一些暫時(shí)性的文件。這個(gè)文件夾在金山快盤里面實(shí)時(shí)和服務(wù)器進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)同步，方便個(gè)人PC+工作PC和手機(jī)資料文件的協(xié)作管理。周回顧的時(shí)候按時(shí)清空。
4）Evernote的Inbox。
用于存放平時(shí)的一些突然冒出來(lái)的和寫作或總結(jié)有關(guān)的想法，因?yàn)椴皇强蓤?zhí)行的任務(wù)，所以也放到里面，周回顧的時(shí)候清空。
組織/處理的主要內(nèi)容是，根據(jù)自己的價(jià)值判斷和目標(biāo)，給每一個(gè)任務(wù)分配對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目、上下文以及開始和截止時(shí)間。這樣給自己做出承諾，可以確保自己不會(huì)有遺漏或拖延的借口。另一方面，我自己對(duì)待每一個(gè)行動(dòng)的態(tài)度，也從開始的債主催債般被動(dòng)，逐漸開始主動(dòng)的去執(zhí)行跟進(jìn)。
這一步是每天晚間儀式的時(shí)候，在Mac虛擬機(jī)上的Omnifocus中進(jìn)行，對(duì)第二天的Todo List做旗標(biāo)標(biāo)記。
關(guān)于項(xiàng)目（Project）和上下文（Context）的設(shè)置，當(dāng)時(shí)主要參照Oceannagirl的文章。在后面的自我管理系統(tǒng)部分會(huì)介紹一下。
檢視和回顧，是保證整個(gè)GTD流程順利運(yùn)轉(zhuǎn)最核心的步驟。
檢視是保證Omnifocus里面的項(xiàng)目和上下文，以及任務(wù)設(shè)置都更加有效。就像有些人喜歡定期對(duì)房間進(jìn)行斷舍離一樣，我也會(huì)在周回顧的時(shí)候，檢視項(xiàng)目所有的內(nèi)容，結(jié)合年度和每月的計(jì)劃，根據(jù)目前的目標(biāo)與職責(zé)范圍，與自己溝通，對(duì)GTD系統(tǒng)進(jìn)行斷舍離，希望能通過(guò)一步步的優(yōu)化，保證整個(gè)系統(tǒng)更加清晰合理。
回顧因?yàn)樵露群图径然仡櫼恢辈惶靼自撊绾芜M(jìn)行，目前的主力軍是周回顧。
最初的時(shí)候因?yàn)閼?，所以想延長(zhǎng)回顧的周期，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的嘗試，發(fā)現(xiàn)如果兩周進(jìn)行一次回顧，我也會(huì)容易遺漏掉一些重要的工作。另外最開始回顧的時(shí)間在4-5個(gè)小時(shí)，太過(guò)于拖沓，最后優(yōu)化到2-3小時(shí)，在周六晚上進(jìn)行。
周回顧的內(nèi)容，除去一些執(zhí)行性的任務(wù)，主要的總結(jié)整理到周回顧Excel表格里面。
執(zhí)行的環(huán)節(jié)，主要考驗(yàn)的是執(zhí)行力。在執(zhí)行的過(guò)程中利用好2分鐘原則和番茄鐘可以更好的提升效率。
我在做2013年全年計(jì)劃的時(shí)候，給自己定的主題詞是：執(zhí)行力。因?yàn)橐恢睉邪┗颊撸矚g拖延，且不自信。所以有針對(duì)性的養(yǎng)成了跑步以及晨起的習(xí)慣，年底回顧的時(shí)候，狀況已經(jīng)大有改善。
然后當(dāng)時(shí)會(huì)對(duì)每天的工作，做時(shí)間日志。這一方面的回顧一直沒(méi)有開始，不過(guò)也對(duì)自己的精力規(guī)律有了大概的了解，在組織/處理的時(shí)候，可以結(jié)合使用。
我個(gè)人的自我管理系統(tǒng)，核心是Omnifocus。關(guān)于Omnifocus的設(shè)置，對(duì)于職場(chǎng)小白和職責(zé)范圍不是特別多的人來(lái)說(shuō)，強(qiáng)烈推薦Oceannagirl的《工具控的福音》文章系列，介紹詳細(xì)而且干貨很多，特別是情境（Context）和透視（Perspective）的設(shè)置，有很大的啟發(fā)。就不多說(shuō)了，有興趣的可以去看一下。
每天的執(zhí)行清單（Todolist），遵循要事優(yōu)先和搞定的原則。是除了Morning Ritual和Evening Ritual之外，主要的任務(wù)清單。
每天Evening Ritual的時(shí)候，會(huì)根據(jù)組織/處理階段，分配的項(xiàng)目、上下文以及截止時(shí)間，對(duì)于一些常規(guī)性的任務(wù)比如整理今天市場(chǎng)的銷售數(shù)據(jù)，以及需要重點(diǎn)跟進(jìn)的最新的推廣營(yíng)銷策略等工作，標(biāo)上旗標(biāo)。
每天的旗標(biāo)任務(wù)數(shù)量在10個(gè)左右，最多的時(shí)候嘗試過(guò)15個(gè)，但效率和執(zhí)行完成度都不滿意。這個(gè)可以根據(jù)每天任務(wù)的時(shí)間進(jìn)行具體安排。
而且每個(gè)旗標(biāo)都是一個(gè)承諾，一旦標(biāo)上旗標(biāo)，就意味著肯定要完成的任務(wù)。我最開始的時(shí)候沒(méi)有理解這一點(diǎn)，一段時(shí)間下來(lái)，旗標(biāo)變得形同虛設(shè)，短期的影響是任務(wù)完不成，長(zhǎng)期的影響是自己對(duì)待承諾的態(tài)度，后果可想而知。
除了工作和休息日的時(shí)間，每天早晨和晚上這兩塊時(shí)間，如果利用好了，也是可以利用來(lái)進(jìn)行自我管理的。特別是早上這段最不受打擾的時(shí)間，可以更好地與自己相處。
這是我每天的Morning Ritual。通過(guò)一些小任務(wù)，讓自己清醒，保持健康。其中最核心的部分是“晨間日記”和“自我管理時(shí)間”。
自我管理時(shí)間：每個(gè)人的方式不同，我最主要的是閱讀、聽英文等適合早晨做的事情。哪怕只是聽下音樂(lè)，拉伸下身體，也會(huì)很有幫助。
晨間日記：是從13年9月開始執(zhí)行的，一年多的時(shí)間，每天堅(jiān)持記錄天氣、心情、一些反思、人際交往和感悟等，也是蠻有意義的。
這是我經(jīng)過(guò)一年多的實(shí)踐，每天晨間日記的主要內(nèi)容框架。有興趣的可以看《晨間日記的奇跡》一書，然后根據(jù)自己的情況進(jìn)行定制。
晚上相比早晨更容易受到打擾。對(duì)于上班族，臨時(shí)性加班、社交娛樂(lè)都會(huì)占用大量的時(shí)間。同時(shí)晚間也是可利用的最大塊的時(shí)間。
Evening Ritual主要也是由一些常規(guī)性的內(nèi)容比如吃飯，洗漱這些，以及自我管理和回顧、計(jì)劃組成。
自我管理：和每年每周的計(jì)劃對(duì)應(yīng)，在進(jìn)行周回顧的時(shí)候?qū)ο轮艿闹饕蝿?wù)進(jìn)行計(jì)劃。
回顧：是對(duì)當(dāng)天的工作時(shí)間日志、消費(fèi)支出、時(shí)間記錄和每日清單進(jìn)行回顧總結(jié)，內(nèi)容整理到Evernote相對(duì)應(yīng)的筆記本。
其中【每日回顧】是參照J(rèn)ack Dorsey的每日清單，對(duì)自己一些生活的準(zhǔn)則進(jìn)行每日強(qiáng)化。
計(jì)劃：是在Omnifocus中，對(duì)明天的任務(wù)根據(jù)重要緊急程度和精力情況分配上下文（context），標(biāo)上旗標(biāo)，并估計(jì)大約完成所需時(shí)間。
周回顧是維持整個(gè)GTD系統(tǒng)順暢最核心的環(huán)節(jié)。最初的內(nèi)容是參考毒龍的程序人生，在1年多的實(shí)踐過(guò)程中對(duì)內(nèi)容進(jìn)行不斷的優(yōu)化，以便更貼近年度的目標(biāo)。
周回顧的意義在于：讓我能在2-3個(gè)小時(shí)內(nèi)，集中精力檢視所有的事情，確認(rèn)自己把最大的精力放到最重要的事情上，方向沒(méi)有錯(cuò)，執(zhí)行也沒(méi)有拖延。最好能把平時(shí)的積累形成一股合力，朝著一個(gè)明確的目標(biāo)一步步去實(shí)現(xiàn)。
每年的年底會(huì)做第二年的年度計(jì)劃。前幾天學(xué)習(xí)著做了一個(gè)圖形化的展示，這樣每周回顧的時(shí)候會(huì)更加直觀一些。
目前只有1年的計(jì)劃，對(duì)于2-3年甚至更久的計(jì)劃，還沒(méi)有太明確的思路。
Evernote、電腦文件對(duì)應(yīng)的內(nèi)容規(guī)則：為了讓整個(gè)GTD形成更加緊密的一個(gè)系統(tǒng)，Evernote的筆記本和個(gè)人PC的電腦文件夾設(shè)置，都是從職責(zé)范圍、自我管理、興趣愛(ài)好這些角度出發(fā)，進(jìn)行統(tǒng)一命名規(guī)則管理的。
繼續(xù)閱讀《一年多的GTD和自我管理之路（下）》。
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