來(lái)源：明鑒信用管理 公眾號(hào)
導(dǎo)讀：企業(yè)合同管理不僅僅是法務(wù)部門(mén)的事情，有效的合同管理離不開(kāi)相關(guān)部門(mén)的密切配合；合同不僅僅是簽訂生效的合同文本，還包括履約過(guò)程中的單證等；合同風(fēng)險(xiǎn)的防控應(yīng)該在合同的簽訂、履行全過(guò)程。
合同管理是企業(yè)法務(wù)人員的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此很多人認(rèn)為，合同管理僅是法律部門(mén)的事，其實(shí)不然。合同管理關(guān)系到業(yè)務(wù)流程中相關(guān)部門(mén)的密切合作。合同管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，合同管理日益得到企業(yè)的重視，但是仍存在一些誤區(qū)和不足之處。
尤其是合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)控制，很少引起企業(yè)的關(guān)注，由此常給企業(yè)造成重大的損失。要對(duì)合同進(jìn)行有效的管理，首先應(yīng)當(dāng)正視以下三個(gè)問(wèn)題。
一、重視合同履行過(guò)程中的廣義上的合同
合同文本是固定交易方權(quán)利義務(wù)的法律文件，對(duì)交易方十分重要，但同時(shí)，合同只有通過(guò)履行才能最終給交易方帶來(lái)利益。
履約過(guò)程中，變更、確認(rèn)交易方權(quán)利義務(wù)的工程簽證、貨物驗(yàn)收單、收付貨物憑證、對(duì)賬單、結(jié)算單、補(bǔ)充協(xié)議等，都是合同的重要組成部分，是合同文本不可分割的內(nèi)容，有時(shí)甚至比合同文本更為重要。
因此，在管理實(shí)踐中宜將“合同”做擴(kuò)大理解，其不僅僅是指合同文本，更應(yīng)當(dāng)包括與合同文本相關(guān)的、在合同談判及履行中形成的、能夠真實(shí)還原整個(gè)交易過(guò)程的所有書(shū)面材料，這對(duì)法律專(zhuān)業(yè)人員來(lái)說(shuō)是基本常識(shí)，但對(duì)于大多數(shù)不具備法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而又負(fù)責(zé)經(jīng)辦企業(yè)大部分合同的業(yè)務(wù)部門(mén)、人員來(lái)說(shuō)，這一常識(shí)還沒(méi)有得到充分認(rèn)識(shí)。
實(shí)踐中，企業(yè)因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員擅自出具驗(yàn)收單、承諾函，合同變更不進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)等導(dǎo)致的敗訴案件比比皆是，甚至有企業(yè)為此交了高昂學(xué)費(fèi)。
二、合同管理需要業(yè)務(wù)流程中各部門(mén)的能力合作
《中華人共和國(guó)合同法》對(duì)合同的定義為：平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。把合同理解為“交易主體對(duì)交易行為全過(guò)程權(quán)利義務(wù)的設(shè)定與真實(shí)的履約記錄”更符合企業(yè)合同管理實(shí)踐。交易行為通常涉及合同談判、審查、簽署、履行、存檔等多個(gè)環(huán)節(jié)流程，同時(shí)也涉及業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等多個(gè)部門(mén)，合同法律風(fēng)險(xiǎn)存在于合同對(duì)應(yīng)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程中。
實(shí)踐中，仍有不少企業(yè)認(rèn)為合同管理僅是法務(wù)部門(mén)的事情，殊不知法務(wù)部門(mén)僅僅是合同管理流程中的一個(gè)部門(mén)與環(huán)節(jié)，有效的合同管理離不開(kāi)業(yè)務(wù)流程中相關(guān)部門(mén)的密切銜接與分工配合。
當(dāng)前很多企業(yè)的合同管理工作特別是履行管理存在割裂，法務(wù)與業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)及其他相關(guān)部門(mén)之間不能實(shí)現(xiàn)有效地信息傳遞和共享，法務(wù)部門(mén)很難充分參與到業(yè)務(wù)流程中，致使合同法律風(fēng)險(xiǎn)的整體防范停留在表面上。
三、重視合同簽訂、履行全過(guò)程的法律風(fēng)險(xiǎn)防控
重審查簽訂、輕履行監(jiān)督的傳統(tǒng)合同管理理念在很多企業(yè)普遍存在。當(dāng)前，企業(yè)日益重視合同審查簽訂環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范，例如逐步完善示范合同文本、制定風(fēng)險(xiǎn)控制清單、嚴(yán)格審查審批程序等，法務(wù)部門(mén)也基本全程介入了合同審查簽訂環(huán)節(jié)，在該環(huán)節(jié)存在的法律風(fēng)險(xiǎn)已大為減少。
但是，合同簽訂后需要通過(guò)履行才能實(shí)現(xiàn)交易目的，合同簽訂得再完美，若得不到履行人員的嚴(yán)格、有效地執(zhí)行，也只是一紙空文。而且，除人為因素外，在一些重大、復(fù)雜的合同履行中存在著部門(mén)間的交叉風(fēng)險(xiǎn)，如在一些重大投資并購(gòu)項(xiàng)目合同履行過(guò)程中，投資、法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門(mén)協(xié)同不夠帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)；在一些履行期限較長(zhǎng)的合同(如工程承包合同、融資租賃合同等)中，可能時(shí)常發(fā)生合同談判簽約部門(mén)人員與實(shí)際履行部門(mén)人員不一致、原合同履行部門(mén)人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)與實(shí)際履行部門(mén)、人員交接不到位造成合同履行出現(xiàn)斷檔等情況。受多方面主客觀因素的影響，合同實(shí)際履行情況遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到我們想要的效果，合同履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)日益凸顯。
企業(yè)合同管理就是為了降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)自身合法權(quán)益，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)朝著健康的軌道發(fā)展。有效的合同管理應(yīng)該覆蓋合同訂立、合同履行全過(guò)程，考慮公司整體動(dòng)作效益，注意到合同履行過(guò)程中的各文本和行為的風(fēng)險(xiǎn)情況。
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