提起合同管理，大家常常認為合同管理就是法務對合同條款的審核，就是合同文本的審批、簽字蓋章、歸檔，但其實這些只是合同訂立過程的流程管理，并非全面的合同風險管理。對合同管理存在的認知誤區(qū)，使得很多企業(yè)的管理人員未能真正認識到合同管理的價值，從而無法實現(xiàn)合同法律風險防控和管理目標。希望通過本文論述，可以改變企業(yè)管理人員對合同管理的認知誤區(qū)，實現(xiàn)對合同風險的全面管理。
誤區(qū)一認為合同管理僅僅是合同文本管理
許多管理人員對合同管理的認知還僅僅停留在對合同文本管理的層面，認為合同管理內(nèi)容不外乎包括以下幾點：合同文本起草、合同的審核流轉程序、合同的用印流程以及簽約后合同原件的歸檔保管等。這是將合同訂立過程的流程管理視為合同管理，忽略了合同簽訂之前及合同生效后的法律風險管理。
合同簽訂之前，調(diào)查對方的資信情況，選擇有足夠履行能力和商業(yè)信譽的對象，保證交易安全，這屬于合同簽訂之前的法律風險管理。合同生效之后，涉及到更多的合同風險管理，例如先行履行義務一方在對方處于特定狀態(tài)時可以中止履行，行使不安抗辯權保護其利益并控制法律風險。
合同管理不僅是合同文本管理，還涉及到合同文本以外的一系列合同事務管理，合同權益的最大化將通過這兩方面的法律風險管理得以實現(xiàn)。
誤區(qū)二認為合同管理就是法務對合同條款的審核，是法務部門的工作
合同作為商業(yè)文件，合同管理貫穿于業(yè)務交易的全過程之中，包括客戶開發(fā)、合同磋商、合同簽訂和合同履行等各階段都會存在相應的法律風險。
合同審核階段不僅包括法務人員對法律條款的審核，還包括合同經(jīng)辦部門、財務部門對雙方相關交易的具體商務安排作出約定的商務條款的審核，以及合同經(jīng)辦部門對技術標準、驗收標準等技術條款的審核。
合同履行階段，主要是由合同經(jīng)辦部門負責交付物的交接、驗收，財務部門負責根據(jù)合同約定及業(yè)務部門反饋的合同履行情況進行款項收支。法務部門主要通過業(yè)務部門對合同履行情況的月報制度及重點監(jiān)控項目合同抽查制度，有效控制合同履行過程中的法律風險。
合同產(chǎn)生糾紛后的糾紛處理階段，業(yè)務部門可以咨詢法務部門意見，與對方進行協(xié)商、調(diào)解。即使是在仲裁和訴訟階段，證據(jù)材料的收集整理，仍然需要業(yè)務部門與法務部門的配合進行。
因此，合同管理并非僅是法務部門的工作，而是涉及到企業(yè)各部門的系統(tǒng)工作。
誤區(qū)三
認為合同正常履行，即不再需要進行合同管理
合同正常履行的，合同交付物、交接文件，驗收文件等也需要進行統(tǒng)一管理。以技術合同為例，交付物的交接驗收、合同款項的支付通常分階段進行，有些合同的履行時間較長，在此過程中合同經(jīng)辦人可能發(fā)生變更，如果沒有統(tǒng)一的合同管理，之后的經(jīng)辦人很難清楚了解合同履行情況，最終難以保證合同全面履行。
誤區(qū)四認為合同履行完成，合同管理也即告完成
合同履行完成后，根據(jù)合同的分類管理模式，應采用不同的評價指標對合同相對方進行評價。例如技術合同，可以對合同相對方的項目計劃管理能力、項目質(zhì)量控制能力、項目計劃管理能力、項目預期目標達到程度等指標進行評價。將項目合作評價納入合同管理之中，可以為今后類似項目選擇合作方提供重要依據(jù)。建立事后評價機制對于采購合同、銷售合同等其它類合同也具有重要意義。
合同風險管理是企業(yè)風險管理的關鍵，合同談判、合同簽訂和合同履行等各階段都存在相應的法律風險，認識到合同管理各個環(huán)節(jié)的重要性才能做到風險事前有識別，事中有控制，事后有救濟。合同管理并非是一個單純法律事務，需要企業(yè)各部門根據(jù)職能職責進行分工合作，共同實現(xiàn)對合同風險的全面管理。改變對合同管理的認知誤區(qū)，全面了解合同風險管理的價值，才能實現(xiàn)合同法律風險防控和管理目標。
