來源/張國印建設(shè)工程號
有的施工企業(yè)在需要刻制項(xiàng)目部公章時，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排一個員工就去刻制了，刻制后即投入使用，沒有相關(guān)刻制項(xiàng)目部公章的申請審批手續(xù)。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)可規(guī)定擬刻制項(xiàng)目部公章必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由辦公室開具介紹信；2、施工企業(yè)可規(guī)定由經(jīng)管部門統(tǒng)一刻制，填寫《印章制發(fā)申請表》，其他部門或人員不得刻制印章；3、項(xiàng)目部公章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；4、刻制項(xiàng)目部公章時，必須有兩人同往辦理；5、對于申請刻制文件等有關(guān)資料及刻制的印章，必須在企業(yè)經(jīng)管部門首先備案；6、項(xiàng)目部公章刻制后的所有交接工作，必須留有交接手續(xù)資料。
在項(xiàng)目部尚未正式成立時，有的施工企業(yè)即刻制了項(xiàng)目部公章，并對外簽訂合同等法律文書。
應(yīng)對措施：1、在項(xiàng)目部正式成立后申請刻制項(xiàng)目部公章；2、按照施工企業(yè)內(nèi)部審批程序及國家有關(guān)規(guī)定程序刻制。
刻制項(xiàng)目部公章時，有的施工企業(yè)沒有在公安機(jī)關(guān)指定刻章單位刻制，而是隨意找一單位或個人刻制。
應(yīng)對措施： 《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號）第二十三條規(guī)定：印章制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)規(guī)范和加強(qiáng)印章制發(fā)的管理，嚴(yán)格辦理程序和審批手續(xù)。國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體刻制印章，應(yīng)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。根據(jù)上述規(guī)定，施工企業(yè)如刻制項(xiàng)目部公章，應(yīng)到工程項(xiàng)目所在地公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。
有的施工企業(yè)沒有對項(xiàng)目部公章向公安機(jī)關(guān)申請備案意識，或者知道應(yīng)申請備案而未申請，刻制后即投入使用。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)應(yīng)到工程所在地公安機(jī)關(guān)申請辦理備案手續(xù)，之后方可啟用項(xiàng)目部公章；2、目前，有的公安機(jī)關(guān)受理項(xiàng)目部公章備案，有的公安機(jī)關(guān)卻不受理。筆者建議，施工企業(yè)應(yīng)盡量對項(xiàng)目部公章辦案備案手續(xù)，以便能夠?qū)倜暗捻?xiàng)目部公章進(jìn)行鑒定，對于公安機(jī)關(guān)不予受理的，可留存相關(guān)已申請證據(jù)；3、在啟用項(xiàng)目部公章前，施工企業(yè)應(yīng)有正式發(fā)文；4、在啟用項(xiàng)目部公章的發(fā)文中，應(yīng)注明啟用日期、使用范圍等內(nèi)容。如替換原有公章的，還應(yīng)聲明原章廢止；5、項(xiàng)目部公章啟用前要做好戳記，并留存樣本備查。
對于一個工程項(xiàng)目，有的施工企業(yè)刻制的項(xiàng)目部印章過多，除項(xiàng)目部公章、財(cái)務(wù)部門印章外，還刻制了有合同專用章、辦公室章、各主要科室章等，還有的施工企業(yè)在一個項(xiàng)目上刻制有兩枚項(xiàng)目部公章。
應(yīng)對措施：1、項(xiàng)目與施工企業(yè)經(jīng)營地在同一地區(qū)，可不刻制項(xiàng)目部公章，以減少因項(xiàng)目部公章使用給施工企業(yè)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)；2、在同一地區(qū)，仍需刻制項(xiàng)目部公章的，項(xiàng)目部印章可由企業(yè)相關(guān)部門保管。具體使用時，項(xiàng)目人員到相關(guān)部門加蓋，或者相關(guān)部門人員到項(xiàng)目加蓋；3、不能出現(xiàn)兩枚以上項(xiàng)目部公章，如存在，必須停用、銷毀一枚。
一些施工企業(yè)對項(xiàng)目部公章使用范圍沒有規(guī)定或規(guī)定不清，可以使用業(yè)務(wù)專用章的，使用了項(xiàng)目部公章；應(yīng)使用項(xiàng)目部公章的，卻使用了業(yè)務(wù)專用章。
應(yīng)對措施：1、對項(xiàng)目部印章使用范圍作出規(guī)定，凡屬以施工企業(yè)名義對外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等情形，一律加蓋施工企業(yè)公章，凡屬合同類的使用合同專用章，凡屬財(cái)務(wù)會計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章，職能部門印章僅限部門內(nèi)部使用等；2、刻制項(xiàng)目部技術(shù)章、資料章、試驗(yàn)等科室章時，在印章上填加標(biāo)注說明，如“此章僅限于工程技術(shù)聯(lián)系或資料專用”、“不得用于簽訂經(jīng)濟(jì)合同”、“簽訂經(jīng)濟(jì)合同無效”等字樣；3、項(xiàng)目部技術(shù)章、資料章、試驗(yàn)等科室章無標(biāo)注說明的，應(yīng)在加蓋印章處作出備注，說明蓋章效力所及范圍；4、施工企業(yè)可在公司網(wǎng)站等媒介公示印章格式及使用范圍等內(nèi)容。
有的施工企業(yè)沒有項(xiàng)目部公章使用審批制度，項(xiàng)目部公章使用具有一定隨意性。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定項(xiàng)目部公章使用審批權(quán)限、范圍以及審批責(zé)任；2、施工企業(yè)應(yīng)規(guī)定項(xiàng)目部各部門需要加蓋項(xiàng)目部公章、合同專用章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》或《印章使用審批表》等，由項(xiàng)目經(jīng)理簽署是否核準(zhǔn)意見。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)把握哪些事項(xiàng)屬于所屬施工企業(yè)層級審批，注意不能超越權(quán)限；3、項(xiàng)目經(jīng)理不在崗時，可規(guī)定由副經(jīng)理或項(xiàng)目書記簽發(fā)，也可規(guī)定一般業(yè)務(wù)和事務(wù)性行文由副經(jīng)理或項(xiàng)目書記簽發(fā)。
有的項(xiàng)目部公章使用審批手續(xù)不全，有的先蓋章后審批，還有的是領(lǐng)導(dǎo)打招呼即加蓋公章，且未補(bǔ)辦審批手續(xù)，審批制度成為虛設(shè)。
應(yīng)對措施：1、在申請蓋章手續(xù)不完備情況下，負(fù)責(zé)加蓋項(xiàng)目部公章人員應(yīng)具有拒絕權(quán)，特殊情形除外；2、根據(jù)項(xiàng)目部自身運(yùn)作特點(diǎn)，設(shè)計(jì)效率與風(fēng)險(xiǎn)管理兼顧的公章使用流程，包括特殊情況預(yù)案；3、項(xiàng)目部主要管理人員應(yīng)模范遵守有關(guān)印章管理制度。
有的施工企業(yè)對項(xiàng)目部公章防火防盜問題注意不夠，沒有保險(xiǎn)柜等設(shè)施設(shè)備收存項(xiàng)目部公章，只是放置在一般辦公桌抽屜中。有的施工企業(yè)未設(shè)置專門人員保管項(xiàng)目部公章，保管人員更換時無交接手續(xù)。項(xiàng)目部公章有時脫離保管人員視線，保管人員隨意允許他人代為加蓋公章，還有的允許他人攜帶印章外出而缺乏監(jiān)管措施。
應(yīng)對措施：1、項(xiàng)目部公章應(yīng)存放在帶鎖的專用箱柜內(nèi)，實(shí)行專人專柜保管；2、對于保管人員，應(yīng)慎重選擇，并由其簽訂保管責(zé)任書，明確保管責(zé)任；3、規(guī)定保管人無獨(dú)立使用項(xiàng)目部公章權(quán)力，但具有監(jiān)督使用權(quán)力；4、保管人必須保證公章使用時處于自己視線范圍；5、保管人暫時不能保管的，應(yīng)安排臨時保管人員并辦理交接手續(xù)，注明移交人、接收人、監(jiān)督人、移交時間、交接資料清單等；6、盡量減少項(xiàng)目部公章外出使用情形，確需將項(xiàng)目部公章帶出使用的，應(yīng)提交申請報(bào)告，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理等主管領(lǐng)導(dǎo)同意，二人以上同行為宜；7、保管人員對保管期間的異常情況應(yīng)及時向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
有的施工企業(yè)沒有設(shè)立項(xiàng)目部公章使用登記檔案，有的是臨時用一張活頁紙登記，登記記錄斷檔或無序，有的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)本身就不按規(guī)定登記。
應(yīng)對措施：1、項(xiàng)目部公章使用登記檔案的建立非常重要，有利于項(xiàng)目部公章使用管理，有利于私蓋、假冒項(xiàng)目部公章的識別，施工企業(yè)應(yīng)予重視；2、申請蓋章人員應(yīng)在登記文本中對有關(guān)事項(xiàng)、時間等進(jìn)行登記簽字，登記文本應(yīng)有頁碼且為連續(xù)；3、對所加蓋文書復(fù)制留存，多頁文書且沒有必要留存全部復(fù)制件的，可對蓋章頁等做部分留存，按先后時間歸檔，4、保管人員應(yīng)對登記文本及檔案妥善保管，避免損毀或遺失，一定期限后將登記文本檔案向項(xiàng)目部主管科室及施工企業(yè)備份。
有的施工企業(yè)對于空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書法律風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不夠，以致出具加蓋有項(xiàng)目部公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)的授權(quán)委托書。
應(yīng)對措施：1、盡量避免對外出具蓋有項(xiàng)目部公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項(xiàng)授權(quán)委托書；2、如因特殊情況需要開具時，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批同意，使用人在空白件復(fù)印件上作出簽收說明，并在填寫內(nèi)容之后至使用之前復(fù)印或拍照，交存項(xiàng)目部歸檔。3、對于未提交原件的介紹信、授權(quán)書，使用人應(yīng)一并交回項(xiàng)目部歸檔；4、對加蓋項(xiàng)目部公章的介紹信、授權(quán)委托書應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備存查。
為收取管理費(fèi)，有的施工企業(yè)出借資質(zhì)給其他企業(yè)或個人承接工程，甚至為圖便利將項(xiàng)目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人在施工中使用。
應(yīng)對措施：1、該種情形已少見，其風(fēng)險(xiǎn)隱患巨大。無論出于何種考慮，施工企業(yè)都不能將項(xiàng)目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人使用；2、項(xiàng)目部人員私自幫助掛靠企業(yè)或個人加蓋項(xiàng)目部公章的，施工企業(yè)應(yīng)追究其責(zé)任。
對于應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書，項(xiàng)目部管理人員擅自做主，以項(xiàng)目部名義簽訂，加蓋項(xiàng)目部公章。
應(yīng)對措施：1、在施工企業(yè)章程中統(tǒng)一規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限、項(xiàng)目部公章使用范圍與責(zé)任；2、對項(xiàng)目經(jīng)理出具授權(quán)書，明確其權(quán)限。3、在施工企業(yè)宣傳媒介或項(xiàng)目部宣傳欄對授權(quán)書進(jìn)行公示，并邀請公證機(jī)構(gòu)予以公證；4、施工企業(yè)與項(xiàng)目經(jīng)理單獨(dú)簽訂責(zé)任書，或在獎懲經(jīng)營責(zé)任狀類文書中明確項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限與責(zé)任；5、對于可知范圍的材料商等主要交易相對人，通過函件方式告知項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限及項(xiàng)目部公章使用范圍，但需要注意留有已送達(dá)證據(jù)；6、對于應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書等法律文書，施工企業(yè)未予簽訂，但已加蓋了項(xiàng)目部公章的，施工企業(yè)可根據(jù)具體風(fēng)險(xiǎn)情況考慮是否追認(rèn)，對于不能追認(rèn)的，應(yīng)及時通知相對人，止付款項(xiàng)，也可與相對人協(xié)商變更或解除合同、擔(dān)保、承諾，必要情況下也可提起訴訟或仲裁解決。
在項(xiàng)目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后，一些施工企業(yè)的項(xiàng)目部不向所屬施工企業(yè)匯報(bào)，不及時向公安機(jī)關(guān)報(bào)案或報(bào)告，不在報(bào)紙等媒體上發(fā)布公告聲明作廢，而是自行重新刻制項(xiàng)目部公章，對于新刻制的項(xiàng)目部公章也不申請備案。還有的施工企業(yè)刻制新的項(xiàng)目部公章后，又找到了原來的項(xiàng)目部公章，但并未向公安機(jī)關(guān)說明、上繳并銷毀原公章。
應(yīng)對措施：1、項(xiàng)目部公章被盜或被搶后，項(xiàng)目部應(yīng)及時向所屬施工企業(yè)匯報(bào)，向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并采取公告形式聲明作廢；2、項(xiàng)目部公章遺失、毀損的，項(xiàng)目部也應(yīng)及時向所屬施工企業(yè)匯報(bào)，向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)告，并采取公告形式聲明作廢；3、重新申請刻制項(xiàng)目部公章的，應(yīng)重新申請辦理備案手續(xù)。
在施工項(xiàng)目長期停工或竣工后，一些施工企業(yè)沒有相關(guān)項(xiàng)目部公章回收、封存、銷毀制度，如什么情況下應(yīng)回收、封存、銷毀項(xiàng)目部公章，具體如何實(shí)施和監(jiān)督等。在應(yīng)回收、封存、銷毀項(xiàng)目部公章時，可能仍然由項(xiàng)目經(jīng)理或書記等個人保管。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》第二十四規(guī)定，在項(xiàng)目部公章管理制度中增加項(xiàng)目部公章回收、封存、銷毀內(nèi)容規(guī)定；2、施工項(xiàng)目長期停工或竣工，以及出現(xiàn)項(xiàng)目部公章毀損情況時，項(xiàng)目部應(yīng)向所屬施工企業(yè)主管部門交回項(xiàng)目部公章，辦理相關(guān)回收手續(xù)，注明停用時間；3、建立項(xiàng)目部公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
有的施工企業(yè)在一個項(xiàng)目上刻制有兩枚甚至多枚項(xiàng)目部公章，這種情況同時刻制的少見，但先后刻制的情況存在。
應(yīng)對措施：為減少多枚項(xiàng)目部公章管理中的巨大法律風(fēng)險(xiǎn)，也避免被有關(guān)部門處罰，施工企業(yè)不能同時擁有或使用兩枚以上項(xiàng)目部公章。
有的施工企業(yè)在合同等法律文書上加蓋項(xiàng)目部公章后，代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人并沒有在蓋章處簽字。
應(yīng)對措施：施工企業(yè)可規(guī)定，除特殊用途文書外，加蓋項(xiàng)目部公章的法律文書，相關(guān)經(jīng)辦人員必須在代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人處簽字。同時，也應(yīng)要求合同類文書相對人的經(jīng)辦人員同樣進(jìn)行簽字。
有的施工企業(yè)在已發(fā)現(xiàn)有假冒的項(xiàng)目部公章后，沒有及時報(bào)案，沒有采取有效的應(yīng)對措施，沒有一追到底。
應(yīng)對措施：1、發(fā)現(xiàn)有假冒項(xiàng)目部公章，施工企業(yè)應(yīng)及時向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，提供相關(guān)線索；2、對于最終認(rèn)定材料供應(yīng)商、工程分包商、勞務(wù)分包商等私刻項(xiàng)目部公章的，施工企業(yè)應(yīng)追究其法律責(zé)任，不再與其保持合作，并可考慮在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)。
有的施工企業(yè)并未在企業(yè)內(nèi)部開展有關(guān)項(xiàng)目部公章風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，項(xiàng)目部公章管理風(fēng)險(xiǎn)防控僅停留在有限的主要管理人員層面。施工企業(yè)人員發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目部公章被不當(dāng)使用，缺少監(jiān)督、制止、舉報(bào)意識，沒有形成施工企業(yè)全員印章風(fēng)險(xiǎn)防控。
應(yīng)對措施：1、加強(qiáng)項(xiàng)目部公章風(fēng)險(xiǎn)管理的培訓(xùn)工作，通過案例讓企業(yè)員工認(rèn)識到項(xiàng)目部公章管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，以及制定項(xiàng)目部公章保管、使用管理制度的必要性；2、通過在企業(yè)內(nèi)部張貼文字、漫畫等形式宣傳項(xiàng)目部公章管理制度；3、定期檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，并予公布。
施工企業(yè)管理多為粗放式，對于項(xiàng)目部公章的管理也多停留在傳統(tǒng)模式中，沒有嘗試甚至不了解現(xiàn)代信息手段可能帶來的管理效果。
應(yīng)對措施：施工企業(yè)可了解企業(yè)印章管理開發(fā)系統(tǒng)軟件，嘗試更高效、安全的遠(yuǎn)程監(jiān)控等現(xiàn)代化管理模式。
多年來，涉及施工企業(yè)項(xiàng)目部公章真?zhèn)蔚陌讣姸啵?xiàng)目部公章亂象不絕。然而，對于項(xiàng)目部公章能否備案問題，各地公安機(jī)關(guān)實(shí)際掌握不一，且多數(shù)公安機(jī)關(guān)不受理項(xiàng)目部公章備案。施工企業(yè)項(xiàng)目部公章不能進(jìn)行備案，其合法性、唯一性就不能確定，對于假冒項(xiàng)目部公章的鑒定工作也就很難進(jìn)行，施工企業(yè)往往很難證明其項(xiàng)目部公章的合法性、唯一性。
