對施工企業(yè)而言，刻制項目部公章容易，管理卻難，項目部公章是項目部印章中的管理重點(diǎn)?？梢哉f，鮮有施工企業(yè)沒有因項目部公章管理問題而付出過代價的。一個工程施工完畢，甚至移交發(fā)包方后，有多少施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有這樣一份自信：這個項目不會出現(xiàn)企業(yè)所不掌握的蓋有項目部公章的債權(quán)文書？恐怕不會很多，現(xiàn)實(shí)中大量此方面的糾紛案件已可見一斑。有的施工企業(yè)因項目部公章管理問題遭受了重大經(jīng)濟(jì)損失，這令施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)們心有余悸。筆者多年來一直在為施工企業(yè)提供法律服務(wù)，深感項目部公章管理風(fēng)險防不勝防，擬通過本文梳理主要問題與應(yīng)對建議，希望有利于施工企業(yè)最大限度減少此方面風(fēng)險。
一、項目部公章刻制審批監(jiān)督不夠
有的施工企業(yè)在需要刻制項目部公章時，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排一個員工就去刻制了，刻制后即投入使用，沒有相關(guān)刻制項目部公章的申請審批手續(xù)。
存在的風(fēng)險：一、項目部公章刻制數(shù)量、時間及刻制人員等無檔案信息記錄；二、無項目部公章刻制后投入使用的交接記錄；三、無項目部公章投入使用的相關(guān)文件，無投入使用時間、使用范圍資料依據(jù)；四、一個員工辦理刻制項目部公章工作，對于刻制的項目部公章數(shù)量、交付企業(yè)前是否使用等問題無相關(guān)監(jiān)督。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)可規(guī)定擬刻制項目部公章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由辦公室開具介紹信；2、施工企業(yè)可規(guī)定由經(jīng)管部門統(tǒng)一刻制，填寫《印章制發(fā)申請表》，其他部門或人員不得刻制印章；3、項目部公章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；4、刻制項目部公章時，必須有兩人同往辦理；5、對于申請刻制文件等有關(guān)資料及刻制的印章，必須在企業(yè)經(jīng)管部門首先備案；6、項目部公章刻制后的所有交接工作，必須留有交接手續(xù)資料。
二、項目部尚未正式成立即已刻制公章并使用
在項目部尚未正式成立時，有的施工企業(yè)即刻制了項目部公章，并對外簽訂合同等法律文書。
存在的風(fēng)險：一、可能被工商等行政部門給予行政處罰；二、所簽合同等法律文書存在被認(rèn)定無效的可能。無論所簽合同等法律文書是否有效，施工企業(yè)都可能承擔(dān)不利后果。
應(yīng)對措施：1、在項目部正式成立后申請刻制項目部公章；2、按照施工企業(yè)內(nèi)部審批程序及國家有關(guān)規(guī)定程序刻制。
三、未在公安部門指定刻章單位刻制項目部公章
刻制項目部公章時，有的施工企業(yè)沒有在公安機(jī)關(guān)指定刻章單位刻制，而是隨意找一單位或個人刻制。
存在的風(fēng)險：一、可能被公安機(jī)關(guān)給予行政處罰；二、所刻制公章可能被刻制的單位或個人假冒；三、需要尋找刻制的單位或個人時，可能已無從查找。
應(yīng)對措施： 《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號）第二十三條規(guī)定：印章制發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)規(guī)范和加強(qiáng)印章制發(fā)的管理，嚴(yán)格辦理程序和審批手續(xù)。國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團(tuán)體刻制印章，應(yīng)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。根據(jù)上述規(guī)定，施工企業(yè)如刻制項目部公章，應(yīng)到工程項目所在地公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。
四、沒有申請對項目部公章備案
有的施工企業(yè)沒有對項目部公章向公安機(jī)關(guān)申請備案意識，或者知道應(yīng)申請備案而未申請，刻制后即投入使用。
存在的風(fēng)險：一、可能被公安機(jī)關(guān)給予行政處罰；二、出現(xiàn)項目部公章被假冒情況，對真實(shí)的項目部公章認(rèn)定困難。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)應(yīng)到工程所在地公安機(jī)關(guān)申請辦理備案手續(xù)，之后方可啟用項目部公章；2、目前，有的公安機(jī)關(guān)受理項目部公章備案，有的公安機(jī)關(guān)卻不受理。筆者建議，施工企業(yè)應(yīng)盡量對項目部公章辦案備案手續(xù)，以便能夠?qū)倜暗捻椖坎抗逻M(jìn)行鑒定，對于公安機(jī)關(guān)不予受理的，可留存相關(guān)已申請證據(jù)；3、在啟用項目部公章前，施工企業(yè)應(yīng)有正式發(fā)文；4、在啟用項目部公章的發(fā)文中，應(yīng)注明啟用日期、使用范圍等內(nèi)容。如替換原有公章的，還應(yīng)聲明原章廢止；5、項目部公章啟用前要做好戳記，并留存樣本備查。
五、刻制項目部公章等印章過多
對于一個工程項目，有的施工企業(yè)刻制的項目部印章過多，除項目部公章、財務(wù)部門印章外，還刻制了有合同專用章、辦公室章、各主要科室章等，還有的施工企業(yè)在一個項目上刻制有兩枚項目部公章。
存在的風(fēng)險：一、印章越多，管理難度越大，風(fēng)險越大；二、所刻制的印章都存在使用不當(dāng)風(fēng)險，如在對外合同等法律文書上加蓋辦公室章、科室章，可能導(dǎo)致施工企業(yè)承擔(dān)了本不應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任；三、有多枚項目部公章時，可能被公安機(jī)關(guān)等有關(guān)行政部門給予行政處罰；四、有多枚項目部公章時，對假冒的項目部公章認(rèn)定難度更大。
應(yīng)對措施：1、項目與施工企業(yè)經(jīng)營地在同一地區(qū)，可不刻制項目部公章，以減少因項目部公章使用給施工企業(yè)帶來的法律風(fēng)險；2、在同一地區(qū)，仍需刻制項目部公章的，項目部印章可由企業(yè)相關(guān)部門保管。具體使用時，項目人員到相關(guān)部門加蓋，或者相關(guān)部門人員到項目加蓋；3、不能出現(xiàn)兩枚以上項目部公章，如存在，必須停用、銷毀一枚。
六、項目部公章使用范圍不清
一些施工企業(yè)對項目部公章使用范圍沒有規(guī)定或規(guī)定不清，可以使用業(yè)務(wù)專用章的，使用了項目部公章；應(yīng)使用項目部公章的，卻使用了業(yè)務(wù)專用章。
存在的風(fēng)險：一、蓋章文書的效力可能為不確定或無效；二、出現(xiàn)訴訟或仲裁案件時，除非施工企業(yè)有證據(jù)證明合同所涉印章與己無關(guān)或為他人私蓋，否則法院或仲裁機(jī)構(gòu)可能認(rèn)定合同有效，還可能被法院或仲裁機(jī)構(gòu)作出不利于施工企業(yè)的其它有關(guān)認(rèn)定。
應(yīng)對措施：1、對項目部印章使用范圍作出規(guī)定，凡屬以施工企業(yè)名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等情形，一律加蓋施工企業(yè)公章，凡屬合同類的使用合同專用章，凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章，職能部門印章僅限部門內(nèi)部使用等；2、刻制項目部技術(shù)章、資料章、試驗等科室章時，在印章上填加標(biāo)注說明，如“此章僅限于工程技術(shù)聯(lián)系或資料專用”、“不得用于簽訂經(jīng)濟(jì)合同”、“簽訂經(jīng)濟(jì)合同無效”等字樣；3、項目部技術(shù)章、資料章、試驗等科室章無標(biāo)注說明的，應(yīng)在加蓋印章處作出備注，說明蓋章效力所及范圍；4、施工企業(yè)可在公司網(wǎng)站等媒介公示印章格式及使用范圍等內(nèi)容。
七、項目部公章使用審批制度缺失
有的施工企業(yè)沒有項目部公章使用審批制度，項目部公章使用具有一定隨意性。
存在的風(fēng)險：一、不應(yīng)加蓋項目部公章的加蓋了，導(dǎo)致施工企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任；二、對于不當(dāng)使用項目部公章給施工企業(yè)造成損失的，相關(guān)責(zé)任人認(rèn)定困難。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定項目部公章使用審批權(quán)限、范圍以及審批責(zé)任；2、施工企業(yè)應(yīng)規(guī)定項目部各部門需要加蓋項目部公章、合同專用章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》或《印章使用審批表》等，由項目經(jīng)理簽署是否核準(zhǔn)意見。項目經(jīng)理應(yīng)把握哪些事項屬于所屬施工企業(yè)層級審批，注意不能超越權(quán)限；3、項目經(jīng)理不在崗時，可規(guī)定由副經(jīng)理或項目書記簽發(fā)，也可規(guī)定一般業(yè)務(wù)和事務(wù)性行文由副經(jīng)理或項目書記簽發(fā)。
八、未嚴(yán)格按審批制度使用項目部公章
有的項目部公章使用審批手續(xù)不全，有的先蓋章后審批，還有的是領(lǐng)導(dǎo)打招呼即加蓋公章，且未補(bǔ)辦審批手續(xù)，審批制度成為虛設(shè)。
存在的風(fēng)險：一、公章使用管理混亂，增加企業(yè)風(fēng)險；二、對于不當(dāng)使用項目部公章給施工企業(yè)造成損失的，相關(guān)責(zé)任人認(rèn)定困難。
應(yīng)對措施：1、在申請蓋章手續(xù)不完備情況下，負(fù)責(zé)加蓋項目部公章人員應(yīng)具有拒絕權(quán)，特殊情形除外；2、根據(jù)項目部自身運(yùn)作特點(diǎn)，設(shè)計效率與風(fēng)險管理兼顧的公章使用流程，包括特殊情況預(yù)案；3、項目部主要管理人員應(yīng)模范遵守有關(guān)印章管理制度。
九、缺乏項目部公章保管制度
有的施工企業(yè)對項目部公章防火防盜問題注意不夠，沒有保險柜等設(shè)施設(shè)備收存項目部公章，只是放置在一般辦公桌抽屜中。有的施工企業(yè)未設(shè)置專門人員保管項目部公章，保管人員更換時無交接手續(xù)。項目部公章有時脫離保管人員視線，保管人員隨意允許他人代為加蓋公章，還有的允許他人攜帶印章外出而缺乏監(jiān)管措施。
存在的風(fēng)險：一、項目部公章?lián)p毀、被盜風(fēng)險增大；二、項目部公章被偷蓋、私蓋風(fēng)險增大；三、保管人員更換后，保管責(zé)任認(rèn)定不清。
應(yīng)對措施：1、項目部公章應(yīng)存放在帶鎖的專用箱柜內(nèi)，實(shí)行專人專柜保管；2、對于保管人員，應(yīng)慎重選擇，并由其簽訂保管責(zé)任書，明確保管責(zé)任；3、規(guī)定保管人無獨(dú)立使用項目部公章權(quán)力，但具有監(jiān)督使用權(quán)力；4、保管人必須保證公章使用時處于自己視線范圍；5、保管人暫時不能保管的，應(yīng)安排臨時保管人員并辦理交接手續(xù)，注明移交人、接收人、監(jiān)督人、移交時間、交接資料清單等；6、盡量減少項目部公章外出使用情形，確需將項目部公章帶出使用的，應(yīng)提交申請報告，經(jīng)項目經(jīng)理等主管領(lǐng)導(dǎo)同意，二人以上同行為宜；7、保管人員對保管期間的異常情況應(yīng)及時向項目領(lǐng)導(dǎo)匯報。
十、沒有建立項目部公章使用登記檔案
有的施工企業(yè)沒有設(shè)立項目部公章使用登記檔案，有的是臨時用一張活頁紙登記，登記記錄斷檔或無序，有的項目領(lǐng)導(dǎo)本身就不按規(guī)定登記。
存在的風(fēng)險：一、一個項目結(jié)束后無完整的項目部公章使用檔案記錄；二、對于加蓋項目部公章文書真實(shí)性無從核實(shí)；三、不利于公章保管人惡意使用公章情形的認(rèn)定。
應(yīng)對措施：1、項目部公章使用登記檔案的建立非常重要，有利于項目部公章使用管理，有利于私蓋、假冒項目部公章的識別，施工企業(yè)應(yīng)予重視；2、申請蓋章人員應(yīng)在登記文本中對有關(guān)事項、時間等進(jìn)行登記簽字，登記文本應(yīng)有頁碼且為連續(xù)；3、對所加蓋文書復(fù)制留存，多頁文書且沒有必要留存全部復(fù)制件的，可對蓋章頁等做部分留存，按先后時間歸檔，4、保管人員應(yīng)對登記文本及檔案妥善保管，避免損毀或遺失，一定期限后將登記文本檔案向項目部主管科室及施工企業(yè)備份。
十一、在空白介紹信、授權(quán)書等文書上加蓋項目部公章
有的施工企業(yè)對于空白介紹信、空白授權(quán)事項授權(quán)委托書法律風(fēng)險認(rèn)識不夠，以致出具加蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項的授權(quán)委托書。
存在的風(fēng)險：一、空白介紹信、空白授權(quán)事項授權(quán)委托書被錯誤填寫內(nèi)容；二、空白介紹信、空白授權(quán)事項授權(quán)委托書被他人惡意填寫不利于建筑施工企業(yè)的內(nèi)容；三、空白介紹信、空白授權(quán)事項授權(quán)委托書遺失后被他人利用，導(dǎo)致施工企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任。
應(yīng)對措施：1、盡量避免對外出具蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權(quán)事項授權(quán)委托書；2、如因特殊情況需要開具時，應(yīng)經(jīng)項目經(jīng)理審批同意，使用人在空白件復(fù)印件上作出簽收說明，并在填寫內(nèi)容之后至使用之前復(fù)印或拍照，交存項目部歸檔。3、對于未提交原件的介紹信、授權(quán)書，使用人應(yīng)一并交回項目部歸檔；4、對加蓋項目部公章的介紹信、授權(quán)委托書應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備存查。
十二、將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人使用
為收取管理費(fèi)，有的施工企業(yè)出借資質(zhì)給其他企業(yè)或個人承接工程，甚至為圖便利將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人在施工中使用。
存在的風(fēng)險：一、可能被掛靠的企業(yè)或個人不當(dāng)甚至惡意使用；二、項目部并非買受人，施工企業(yè)卻承擔(dān)了材料、設(shè)備等購買責(zé)任；三、項目部并非租賃人，卻承擔(dān)了租賃人責(zé)任等。
應(yīng)對措施：1、該種情形已少見，其風(fēng)險隱患巨大。無論出于何種考慮，施工企業(yè)都不能將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個人使用；2、項目部人員私自幫助掛靠企業(yè)或個人加蓋項目部公章的，施工企業(yè)應(yīng)追究其責(zé)任。
十三、在應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書上加蓋項目部公章
對于應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書，項目部管理人員擅自做主，以項目部名義簽訂，加蓋項目部公章。
存在的風(fēng)險：一、導(dǎo)致法律文書效力的不確定性；二、施工企業(yè)承擔(dān)了不利法律后果。具體可參見筆者《施工企業(yè)項目部對外簽訂合同行為的效力及法律后果》一文。
應(yīng)對措施：1、在施工企業(yè)章程中統(tǒng)一規(guī)定項目經(jīng)理權(quán)限、項目部公章使用范圍與責(zé)任；2、對項目經(jīng)理出具授權(quán)書，明確其權(quán)限。3、在施工企業(yè)宣傳媒介或項目部宣傳欄對授權(quán)書進(jìn)行公示，并邀請公證機(jī)構(gòu)予以公證；4、施工企業(yè)與項目經(jīng)理單獨(dú)簽訂責(zé)任書，或在獎懲經(jīng)營責(zé)任狀類文書中明確項目經(jīng)理權(quán)限與責(zé)任；5、對于可知范圍的材料商等主要交易相對人，通過函件方式告知項目經(jīng)理的權(quán)限及項目部公章使用范圍，但需要注意留有已送達(dá)證據(jù)；6、對于應(yīng)由施工企業(yè)簽訂的合同、擔(dān)保文件、承諾書等法律文書，施工企業(yè)未予簽訂，但已加蓋了項目部公章的，施工企業(yè)可根據(jù)具體風(fēng)險情況考慮是否追認(rèn)，對于不能追認(rèn)的，應(yīng)及時通知相對人，止付款項，也可與相對人協(xié)商變更或解除合同、擔(dān)保、承諾，必要情況下也可提起訴訟或仲裁解決。
十四、項目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后處置措施不夠
在項目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后，一些施工企業(yè)的項目部不向所屬施工企業(yè)匯報，不及時向公安機(jī)關(guān)報案或報告，不在報紙等媒體上發(fā)布公告聲明作廢，而是自行重新刻制項目部公章，對于新刻制的項目部公章也不申請備案。還有的施工企業(yè)刻制新的項目部公章后，又找到了原來的項目部公章，但并未向公安機(jī)關(guān)說明、上繳并銷毀原公章。
存在的風(fēng)險：一、可能被公安機(jī)關(guān)等有關(guān)行政部門給予行政處罰；二、對于假冒項目部公章難以鑒定識別；三、對于惡意使用已丟失、被盜項目部公章形成的法律文書，難以認(rèn)定系惡意使用，施工企業(yè)可能承擔(dān)不利的法律責(zé)任；四、刻制新章仍保留已發(fā)現(xiàn)原章情形，對于相關(guān)加蓋原章法律文書的真實(shí)性及效力認(rèn)定，很可能不利于施工企業(yè)。
應(yīng)對措施：1、項目部公章被盜或被搶后，項目部應(yīng)及時向所屬施工企業(yè)匯報，向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報案，并采取公告形式聲明作廢；2、項目部公章遺失、毀損的，項目部也應(yīng)及時向所屬施工企業(yè)匯報，向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報告，并采取公告形式聲明作廢；3、重新申請刻制項目部公章的，應(yīng)重新申請辦理備案手續(xù)。
十五、沒有項目部公章回收、封存、銷毀制度
在施工項目長期停工或竣工后，一些施工企業(yè)沒有相關(guān)項目部公章回收、封存、銷毀制度，如什么情況下應(yīng)回收、封存、銷毀項目部公章，具體如何實(shí)施和監(jiān)督等。在應(yīng)回收、封存、銷毀項目部公章時，可能仍然由項目經(jīng)理或書記等個人保管。
存在的風(fēng)險：一、項目部公章回收、封存、銷毀無制度遵循；二、容易導(dǎo)致項目部公章被不當(dāng)甚至惡意使用；三、在項目經(jīng)理、書記等保管項目部公章人員離職或發(fā)生其它意外情況時，施工企業(yè)可能已將無法查找、回收項目部公章。
應(yīng)對措施：1、施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》第二十四規(guī)定，在項目部公章管理制度中增加項目部公章回收、封存、銷毀內(nèi)容規(guī)定；2、施工項目長期停工或竣工，以及出現(xiàn)項目部公章毀損情況時，項目部應(yīng)向所屬施工企業(yè)主管部門交回項目部公章，辦理相關(guān)回收手續(xù)，注明停用時間；3、建立項目部公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
十六、同時使用多枚項目部公章
有的施工企業(yè)在一個項目上刻制有兩枚甚至多枚項目部公章，這種情況同時刻制的少見，但先后刻制的情況存在。
存在的風(fēng)險：一、可能被公安機(jī)關(guān)等有關(guān)行政部門給予行政處罰；二、對假冒的項目部公章認(rèn)定非常困難。
應(yīng)對措施：為減少多枚項目部公章管理中的巨大法律風(fēng)險，也避免被有關(guān)部門處罰，施工企業(yè)不能同時擁有或使用兩枚以上項目部公章。
十七、加蓋項目部公章的法律文書上無代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人簽字
有的施工企業(yè)在合同等法律文書上加蓋項目部公章后，代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人并沒有在蓋章處簽字。
存在的風(fēng)險：一、不利于認(rèn)定相關(guān)經(jīng)辦人員；二、不利于追究相關(guān)經(jīng)辦人員簽訂合同等法律文書責(zé)任；三、項目部公章被假冒情形多見，只有公章，沒有簽字，不利于識別假冒的項目部公章。
應(yīng)對措施：施工企業(yè)可規(guī)定，除特殊用途文書外，加蓋項目部公章的法律文書，相關(guān)經(jīng)辦人員必須在代表人、被授權(quán)人或負(fù)責(zé)人處簽字。同時，也應(yīng)要求合同類文書相對人的經(jīng)辦人員同樣進(jìn)行簽字。
十八、發(fā)現(xiàn)假冒項目部公章不及時報案
有的施工企業(yè)在已發(fā)現(xiàn)有假冒的項目部公章后，沒有及時報案，沒有采取有效的應(yīng)對措施，沒有一追到底。
存在的風(fēng)險：一、對于有關(guān)爭議事項，可能被認(rèn)定存有過失；二、假冒項目部公章繼續(xù)使用，風(fēng)險增大。
應(yīng)對措施：1、發(fā)現(xiàn)有假冒項目部公章，施工企業(yè)應(yīng)及時向公安機(jī)關(guān)報案，提供相關(guān)線索；2、對于最終認(rèn)定材料供應(yīng)商、工程分包商、勞務(wù)分包商等私刻項目部公章的，施工企業(yè)應(yīng)追究其法律責(zé)任，不再與其保持合作，并可考慮在一定范圍內(nèi)進(jìn)行通報。
十九、項目部公章風(fēng)險意識有待加強(qiáng)
有的施工企業(yè)并未在企業(yè)內(nèi)部開展有關(guān)項目部公章風(fēng)險管理培訓(xùn)，項目部公章管理風(fēng)險防控僅停留在有限的主要管理人員層面。施工企業(yè)人員發(fā)現(xiàn)項目部公章被不當(dāng)使用，缺少監(jiān)督、制止、舉報意識，沒有形成施工企業(yè)全員印章風(fēng)險防控。
存在的問題：1、不利于項目部公章使用的監(jiān)督管理；2、不利于及時發(fā)現(xiàn)項目部公章的不當(dāng)甚至惡意使用。
應(yīng)對措施：1、加強(qiáng)項目部公章風(fēng)險管理的培訓(xùn)工作，通過案例讓企業(yè)員工認(rèn)識到項目部公章管理不當(dāng)可能導(dǎo)致的風(fēng)險，以及制定項目部公章保管、使用管理制度的必要性；2、通過在企業(yè)內(nèi)部張貼文字、漫畫等形式宣傳項目部公章管理制度；3、定期檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況，并予公布。
二十、現(xiàn)代信息管理手段利用不足
施工企業(yè)管理多為粗放式，對于項目部公章的管理也多停留在傳統(tǒng)模式中，沒有嘗試甚至不了解現(xiàn)代信息手段可能帶來的管理效果。
存在的問題：項目部公章管理手段落后，信息化管理手段運(yùn)用不夠。
應(yīng)對措施：施工企業(yè)可了解企業(yè)印章管理開發(fā)系統(tǒng)軟件，嘗試更高效、安全的遠(yuǎn)程監(jiān)控等現(xiàn)代化管理模式。
最后，筆者想說一說非僅屬施工企業(yè)的項目部公章備案問題。
我國施工企業(yè)數(shù)量龐大，這些施工企業(yè)在建工程項目部數(shù)量更大。多年來，涉及施工企業(yè)項目部公章真?zhèn)蔚陌讣姸?，項目部公章亂象不絕。然而，對于項目部公章能否備案問題，各地公安機(jī)關(guān)實(shí)際掌握不一，且多數(shù)公安機(jī)關(guān)不受理項目部公章備案。施工企業(yè)項目部公章不能進(jìn)行備案，其合法性、唯一性就不能確定，對于假冒項目部公章的鑒定工作也就很難進(jìn)行，施工企業(yè)往往很難證明其項目部公章的合法性、唯一性。但愿有關(guān)部門能夠重視施工企業(yè)項目部公章備案這一問題，讓施工企業(yè)能夠?qū)椖坎抗逻M(jìn)行備案，以自證其身。（盈科北京建設(shè)工程部 張國印律師）
附參考文本一：《項目管理部印章管理辦法（試行）》（來源于網(wǎng)絡(luò)）
項目管理部印章管理辦法（試行）
為進(jìn)一步規(guī)范項目管理部（以下簡稱：項目部）印章的使用和管理，特下發(fā)本管理辦法，請各分公司、項目部遵照執(zhí)行。
一、項目部印章的種類
項目部印章（以下簡稱：項目印章）分項目公章和項目專用章二類。項目公章為橢圓形章，標(biāo)注項目部全稱，是項目部的特定標(biāo)記；項目專用章為方形章，標(biāo)注“技術(shù)資料專用章”，僅用于技術(shù)資料的特定范圍。上述二類印章，均由各分公司按“中標(biāo)通知書”或“建設(shè)工程合同”所顯示的正式工程名稱，提出項目印章的刻制申請，申請表式見附件一，由公司行政事務(wù)部統(tǒng)一刻制和頒發(fā)。
二、項目印章的制發(fā)、啟用和繳銷
1、分公司提交的項目印章刻制申請批準(zhǔn)后，由公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定制式刻制項目印章。
2、項目印章刻制后，由公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)印章的登記和印模備案事宜，并做好相應(yīng)的管理臺帳。
3、擬啟用的項目印章由公司行政事務(wù)部通知分公司綜合辦主任領(lǐng)取，頒領(lǐng)雙方要當(dāng)面校驗印章，領(lǐng)用人在領(lǐng)用記錄上簽字后即代表項目印章正式啟用。
4、分公司綜合辦主任應(yīng)將啟用的項目印章當(dāng)面交由項目經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人（以下統(tǒng)稱：項目經(jīng)理）并辦妥交接手續(xù)。公司規(guī)定：項目公章必須由項目經(jīng)理親自保管，不得轉(zhuǎn)授其他人保管；如項目經(jīng)理有需要，可轉(zhuǎn)授項目工程師保管項目技術(shù)資料專用章，但項目工程師不得轉(zhuǎn)授其他人保管。
5、工程竣工（以質(zhì)監(jiān)站核驗日為準(zhǔn)）滿半年，不論項目部是否有用印需要，項目印章須交回分公司，由分公司綜合辦負(fù)責(zé)保管。期間項目部有用印需要，憑用印申請單，由分公司綜合辦代為蓋印。工程竣工結(jié)算完畢，項目印章須交回公司，由公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)保管。期間項目部有用印需要，憑用印申請單，由公司行政事務(wù)部代為蓋印。項目印章在項目財務(wù)點(diǎn)交銷項滿二年辦妥報廢手續(xù)后予以銷毀。
三、項目印章的使用范圍
1、“項目公章”的使用范圍：僅限于工程聯(lián)系單（與業(yè)主/監(jiān)理/設(shè)計院/周邊地區(qū)管理部門/分包單位）、會議紀(jì)要、備忘錄、工程往來文件、施工方案、向業(yè)主請款報告、與業(yè)主各類簽證，與上級往來文件資料等的印章蓋用，不得在此范圍外的任何文件資料中加蓋此公章。如發(fā)生超此授權(quán)范圍的文件資料需加蓋公章，應(yīng)及時報告分公司經(jīng)理并填寫用印申請單，經(jīng)分公司流程批準(zhǔn)后（在授權(quán)范圍內(nèi)）加蓋分公司公章或合同專用章；如該事項涉及公司審批范圍的，由分公司填寫用印申請單經(jīng)公司流程批準(zhǔn)后加蓋公司公章或合同專用章。
2、“項目技術(shù)資料專用章”的使用范圍：僅限于技術(shù)核定單、隱蔽工程驗收單、材料/設(shè)備報驗單、分部分項質(zhì)量評定表、質(zhì)量/安全整改單等形成工程技術(shù)資料中涉及技術(shù)、質(zhì)量、安全內(nèi)容的技術(shù)資料的印章蓋用，不得在此范圍外的任何文件資料中加蓋此專用章。
3、項目印章（項目公章、項目技術(shù)資料專用章）嚴(yán)禁在下述文件資料中蓋用印章：
（1）不得在各類分包合同、購銷合同、租賃合同、備案合同、擔(dān)保合同、聘用合同等各類合同文件及補(bǔ)充協(xié)議上加蓋項目印章；也不得在此類合同類文件的見證方欄內(nèi)加蓋項目印章。
（2）不得在各項結(jié)算報告、對賬單等結(jié)算類文件上加蓋項目印章。
（3）不得在非我司簽訂的合同證明類材料中加蓋項目印章，如分包單位自行簽訂的采購合同，項目部不得在與此合同對應(yīng)的送貨小票、送貨清單等文件資料上加蓋項目印章。
四、項目印章的使用管理
1、項目管理人員要加蓋項目印章的，需填寫“用印申請單”（格式見附件二），同時需將加蓋印章的資料準(zhǔn)備A+B份（A指需蓋章的份數(shù)，B指內(nèi)部需保留的份數(shù)。任何需蓋章的文件資料，內(nèi)部留存的份數(shù)不得少于2份，一份留存于項目資料員處，另一份每季度末整理匯總后移交公司檔案室保管，），經(jīng)項目部條線主管簽認(rèn)后，送項目部文件資料指定保管人。
2、項目部文件資料指定保管人經(jīng)對用印資料按用章申請內(nèi)容復(fù)核無誤后，將“用印申請單”遞交項目經(jīng)理或項目經(jīng)理轉(zhuǎn)授人（項目技術(shù)資料章授權(quán)保管人項目工程師）簽認(rèn)并加蓋項目印章。
3、項目經(jīng)理或項目工程師加蓋印章后，由項目文件資料指定保管人負(fù)責(zé)將蓋章后的文件資料送交用印申請人并保存好留存文件資料，同時做好用印登記（格式見附件三）。項目文件資料指定保管人應(yīng)將蓋印留存的全部文件妥善保管，不得以辦公室搬遷等任何理由遺失任何文件，并必須在項目竣工后編制資料目錄清單連同文件資料原件一次性移交公司檔案室。
4、項目印章保管人應(yīng)妥善保管好印章，如因各種原因外出或請假期間，應(yīng)交回分公司綜合辦保管，不得將此項工作自行委托他人行使，可由分公司書面同意臨時授權(quán)。
5、“合作項目”的項目印章嚴(yán)禁交給分包單位保管，用章規(guī)定仍按上述規(guī)定執(zhí)行，且項目文件資料指定保管人須是我司派出人員。如該類項目自有管理人員無法與崗位匹配的，如小型裝飾工程，則項目印章統(tǒng)一由分公司綜合辦保管，但用章規(guī)定仍然按上述要求執(zhí)行。
五、項目印章的遺失處理
項目印章如發(fā)生丟失、損毀或被盜的情況，當(dāng)事人應(yīng)在知道或應(yīng)當(dāng)知道后的二小時內(nèi)報告分公司經(jīng)理，同時報告公司行政事務(wù)部。公司行政事務(wù)部按有關(guān)規(guī)定應(yīng)對處置。
六、項目印章的用印責(zé)任
1、項目印章由分公司按公司規(guī)定授權(quán)項目經(jīng)理保管、使用和管理，如發(fā)生超出印章使用范圍內(nèi)的蓋印行為，印章保管人負(fù)直接責(zé)任，并承擔(dān)由此引起的經(jīng)濟(jì)和法律后果。
2、公司授權(quán)分公司為項目印章的監(jiān)印人，故分公司應(yīng)定期檢查項目印章的使用情況及文件資料的留存情況，定期向公司行政事務(wù)部書面匯報檢查情況，如發(fā)生超授權(quán)范圍內(nèi)的用印事故，應(yīng)在二小時內(nèi)報告行政事務(wù)部。
七、附則
1、本辦法自頒布之日起生效，如原來的有關(guān)規(guī)定與本辦法有悖的，以本辦法為準(zhǔn)。
2、本辦法自生效之日起一個月內(nèi)，對原已刻制項目公章項目請各分公司再一次明確項目公章授權(quán)保管人，并將授權(quán)保管人名單上報公司行政事務(wù)部，同時辦理在建項目加刻“技術(shù)資料專用章”手續(xù)和下發(fā)。
3、本辦法由公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
4、本辦法附件：（1）《工程項目印章刻制申請表》；（2）《項目用印申請單》；（3）《項目用印登記表》。
XXXX建筑有限公司
項目印章刻制申請表
編號：
申請單位
申請日期
項目全稱
申請刻制項目公章全稱
申請刻制項目專用章全稱
項目公章擬授權(quán)人
項目專用章擬授權(quán)人
審批意見
部門
審批意見
簽名
日期
審批要點(diǎn)
分公司
發(fā)起人
——
由經(jīng)辦人發(fā)起申請流程
綜合辦主任
由各分公司綜合辦主任審核申請是否有效
經(jīng)理
各分公司經(jīng)理確認(rèn)發(fā)起事項生效
公司本部
人力資源部
審核印章授權(quán)人
合約部
審核項目有效性及項目全稱
行政事務(wù)部
審核程序是否有效
分管領(lǐng)導(dǎo)
最終審批意見
備注
XXXX建筑有限公司
項目用印申請單
申請日期： 年 月 日 編號：
項目名稱
用印文件名稱
份數(shù)
主要內(nèi)容
經(jīng)辦人（簽字）
條線負(fù)責(zé)人（簽字）
資料保管人（簽字）
項目負(fù)責(zé)人（簽字）
XXXX建筑有限公司
項目用印登記表
印章名稱：
負(fù)責(zé)人：
序號
日期
文件名稱
主要內(nèi)容
份數(shù)
經(jīng)辦人簽名
備注
附參考文本二：有關(guān)施工企業(yè)公章管理文件（來源與網(wǎng)絡(luò)）
關(guān)于規(guī)范管理公司所屬項目部印章的通知
各有關(guān)單位：
為了便于公司所屬項目部的施工管理工作，規(guī)范項目印章的刻制；經(jīng)公司研究決定，啟用并規(guī)定項目技術(shù)專用章事項：
1、印章使用權(quán)限范圍：僅限于本工程的工程技術(shù)、質(zhì)量、安全管理和工程內(nèi)業(yè)資料的蓋章，以及代表公司與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、工程質(zhì)量、安全監(jiān)督部門等相關(guān)單位技術(shù)文件往來；
2、工程中標(biāo)后，項目章按以下格式刻制，并報公司備案；
3、印章對工程所有經(jīng)濟(jì)事項、承諾、借貸及經(jīng)濟(jì)合同均無效；
4、工程竣工后，該印章自行失效，即日交回公司。
附項目章印模
XX省XXXX有限公司
XXXXXXXX項目技術(shù)專用章
對外承諾、借貸及簽訂經(jīng)濟(jì)合同一律無效
刻章說明：
⑴、公司所屬各項目部印章均采用長方形
⑵、尺寸：長：6.5cm 寬：2.5 cm（6.5×2.5 cm）
XX省XXXX有限公司
二00九年一月十九日
建筑工程有限責(zé)任公司
印 章 使 用 交 底 表
編號：
印 章 名 稱
啟 用 日 期
年 月 日
使 用 單 位
交底單位 交底人： 職務(wù)：
被交底人單位： 被交底人： 職務(wù)：
交
底
內(nèi)
容
1. 公司辦公室負(fù)責(zé)向印章領(lǐng)取人交底，印章領(lǐng)取人負(fù)責(zé)向印章保管人交底。
2. 本印章管理按建字〔2010〕XX號文件執(zhí)行。
3. 本印章使用范圍按建字〔2010〕XX號文件執(zhí)行。
4. 本印章交回來給公司辦公室封存或銷毀的期限按建字〔2010〕XX號文件執(zhí)行。
交底人
簽字
XXXX有限公司
工程項目部印章管理與使用承諾書
本公司（人） 因具體實(shí)施集團(tuán)公司承接的 工程，于 年 月 日領(lǐng)用質(zhì)地 規(guī)格
的 印章壹枚（印模見左下角）。為落實(shí)責(zé)任，承諾如下：
1、本公司（人）知曉《XXXX有限公司公用印章管理規(guī)定》及其補(bǔ)充規(guī)定精神，知曉工程項目部行政印章是非經(jīng)濟(jì)類印章的規(guī)定，保證嚴(yán)格按照集團(tuán)公司所規(guī)定的本枚印章保管與使用的責(zé)任范圍，規(guī)范地保管與使用好本枚印章；
2、不用本枚印章簽訂工程合同或工程分包合同和機(jī)械設(shè)備、周材租賃及材料采購類經(jīng)濟(jì)契約；
3、不用本枚印章開具任何內(nèi)容的欠據(jù)；
4、不用本枚印章出具任何形式的經(jīng)濟(jì)結(jié)算憑條；
5、不用本枚印章為他人他單位提供任何責(zé)任的經(jīng)濟(jì)擔(dān)保；
6、不擅自刻制冠有“XXXX有限公司”字樣的任何印章，工程竣工交付后六十日內(nèi)，由本人負(fù)責(zé)將本枚印章送交集團(tuán)公司印章管理部門封存或切角作廢；
7、如因本（公司）人保管和使用本枚印章造成集團(tuán)公司信譽(yù)或經(jīng)濟(jì)損失的，由本（公司）人承擔(dān)全部的經(jīng)濟(jì)賠償和相應(yīng)的法律責(zé)任。
特此承諾。
附：印模
承諾人（簽字、手印）：
年 月 日
