企業(yè)法務(wù)管理價值的傳播者
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作者 | 李輝（中國聯(lián)通法務(wù)部）
本文長約4000字，閱讀需時14分鐘
合同標(biāo)準(zhǔn)文本作為法務(wù)工作領(lǐng)域的一種資源，其“強(qiáng)聚合”、“強(qiáng)關(guān)聯(lián)”的鮮明特性，在合同管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中扮演著創(chuàng)造價值的角色，在業(yè)務(wù)發(fā)展中發(fā)揮著助推器的作用。信息化技術(shù)的普及，合同管理系統(tǒng)和電子合同管理系統(tǒng)的大規(guī)模建設(shè)使用，豐富了合同標(biāo)準(zhǔn)文本的管理手段，大幅提升合同標(biāo)準(zhǔn)文本的管理水平，催生了合同標(biāo)準(zhǔn)文本的全景化管理，拉開了合同管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大幕。
一
雙向管控
構(gòu)建復(fù)合型管理架構(gòu)
隨著公司常規(guī)業(yè)務(wù)的不斷成熟，合同標(biāo)準(zhǔn)文本的數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長，合同標(biāo)準(zhǔn)文本的使用率隨之大幅上升。經(jīng)歷了瘋狂擴(kuò)張期，碎片式的工作方式不再能滿足合同標(biāo)準(zhǔn)文本的全面發(fā)展，多種管理手段被引入到新階段的工作中。
1.正向管控，規(guī)范制訂與滾動更新雙輪驅(qū)動
正向管控發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范作用。第一，文本內(nèi)容要符合企業(yè)利益。合同標(biāo)準(zhǔn)文本承載了企業(yè)運(yùn)營中商事行為的關(guān)鍵要素，深度融合公司業(yè)務(wù)，是合同管理與業(yè)務(wù)拓展形成合力的重要抓手。內(nèi)容上要聚焦業(yè)務(wù)場景，保障企業(yè)利益最大化，守住法律底線，尋求風(fēng)險管控與業(yè)務(wù)發(fā)展的平衡點(diǎn)。第二，效力要有保障。合同標(biāo)準(zhǔn)文本必須在合同管理系統(tǒng)中完成起草、審簽、定稿、發(fā)布的全流程在線流轉(zhuǎn)，由合同管理系統(tǒng)行使唯一的數(shù)據(jù)源管控權(quán)。第三，強(qiáng)制使用。對于已制定合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，必須采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本起草合同。第四，敏捷迭代。合同標(biāo)準(zhǔn)文本要及時對接新業(yè)務(wù)發(fā)展節(jié)奏，結(jié)合商業(yè)模式、適用場景發(fā)生的重大變化進(jìn)行局部條款修訂、版本更新，做到合同文本與業(yè)務(wù)的高度契合。訂、改、廢形成工作閉環(huán)，常態(tài)化推進(jìn)。
2. 反向監(jiān)督，加入負(fù)面清單管理方式
反向監(jiān)督起到防微杜漸的作用。負(fù)面清單是禁止性清單，列明合同對外簽訂的禁止事項(xiàng)和管理紅線，重點(diǎn)落實(shí)企業(yè)在特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域集中化、一體化的管理要求。厘清企業(yè)內(nèi)部各單位之間對外簽約的權(quán)限邊界，集中管控兩類合同，一是禁止下級單位自行簽署的合同，二是報經(jīng)上級單位批準(zhǔn)或授權(quán)后下級單位可以簽署的合同。負(fù)面清單管理內(nèi)容涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展等需對外訂立合同（包括具備合同實(shí)質(zhì)內(nèi)容并對權(quán)利義務(wù)做出明確約定的框架協(xié)議、備忘錄、意向書和承諾書等法律文件）的事項(xiàng)，也要定期更新、動態(tài)調(diào)整。
二
依托信息化系統(tǒng)
合同標(biāo)準(zhǔn)文本采用雙結(jié)構(gòu)化管理模式
1. 雙結(jié)構(gòu)化管理是數(shù)字化時代的產(chǎn)物
使用合同管理系統(tǒng)完成合同全在線審批流程是雙結(jié)構(gòu)化合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理的基礎(chǔ)。雙結(jié)構(gòu)化管理是指將合同標(biāo)準(zhǔn)文本區(qū)分為結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化兩種類型，以合同管理系統(tǒng)對合同標(biāo)準(zhǔn)文本的配置不同作為分類依據(jù)。結(jié)構(gòu)化合同標(biāo)準(zhǔn)文本是指合同管理系統(tǒng)對合同標(biāo)準(zhǔn)文本中的條款內(nèi)容固化，合同起草時只能在規(guī)定位置填寫具體內(nèi)容的文本形式。非結(jié)構(gòu)化合同標(biāo)準(zhǔn)文本是指合同管理系統(tǒng)對合同標(biāo)準(zhǔn)文本中的條款內(nèi)容未進(jìn)行固化，可進(jìn)行補(bǔ)充、修訂、刪除等操作，系統(tǒng)能夠自動保存修改痕跡的文本形式。通常內(nèi)容簡單、風(fēng)險可控、應(yīng)用成熟的合同標(biāo)準(zhǔn)文本會采取結(jié)構(gòu)化方式。同一合同標(biāo)準(zhǔn)文本可同時制定兩個版本。
2. 紙質(zhì)合同和電子合同的雙結(jié)構(gòu)化管理出現(xiàn)差異化
紙質(zhì)合同的合同標(biāo)準(zhǔn)文本采取雙結(jié)構(gòu)化并推的工作方式。起草合同時，必須在合同管理系統(tǒng)中選擇已生效的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，并在系統(tǒng)中填寫、修改、補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容。禁止采用先行下載合同標(biāo)準(zhǔn)文本在本地編輯加工后再回傳到合同系統(tǒng)的方式。實(shí)踐中如修訂量超出50%，直接通過自動篩查被系統(tǒng)默認(rèn)為使用非合同標(biāo)準(zhǔn)文本，不納入使用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的管理范圍。紙質(zhì)合同的定稿沉淀為合同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。
電子合同的合同標(biāo)準(zhǔn)文本已全部采用結(jié)構(gòu)化方式。合同標(biāo)準(zhǔn)文本在電子合同管理系統(tǒng)審核生效后，點(diǎn)對點(diǎn)推送到電商平臺，直接嵌入交易環(huán)節(jié)，在電商平臺利用技術(shù)手段控制，實(shí)現(xiàn)文本條款固化，只允許單方勾選標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，由系統(tǒng)自動填充在規(guī)定位置。后續(xù)在電商平臺生成電子合同定稿并沉淀為電商平臺的數(shù)據(jù)。
三
紙質(zhì)合同采取合同標(biāo)準(zhǔn)文本與合同審簽流程協(xié)同管理方式
聚合專業(yè)管控手段創(chuàng)造價值
合同審簽流程，是指在合同管理系統(tǒng)進(jìn)行合同起草，審簽至合同定稿的全部過程，一般包括四個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，簡稱承辦部門、會簽部門、法律部門和公司領(lǐng)導(dǎo)環(huán)節(jié)。主要分為一般流程、簡易流程和特殊流程。一般流程是合同審簽的基礎(chǔ)管理流程，經(jīng)歷四個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)且每個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)覆蓋多級審簽層級。簡易流程是提高合同審簽流傳效率的有效手段，在風(fēng)險可控的前提下，只流轉(zhuǎn)部分審簽環(huán)節(jié)，或在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)內(nèi)省略部分審簽層級。特殊流程是直接省略了法律部門和公司領(lǐng)導(dǎo)環(huán)節(jié)的極簡流程。
合同標(biāo)準(zhǔn)文本與合同審簽流程同是合同管理的重要專業(yè)手段，協(xié)同管理體現(xiàn)為使用合同標(biāo)準(zhǔn)文本起草的合同審簽流程不同。使用結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)文本起草的合同，應(yīng)當(dāng)采用特殊流程；使用非結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)文本起草的合同，應(yīng)當(dāng)采用簡易流程。這些流程會在系統(tǒng)中預(yù)先配置好，由系統(tǒng)自動觸發(fā)對應(yīng)流程并全線上流轉(zhuǎn)，極大地提高了法務(wù)部門為內(nèi)部客戶服務(wù)的效能。從源頭入手抓住關(guān)鍵點(diǎn)解決問題，開創(chuàng)了用管理方法解決法律問題的先河，是法務(wù)管理為公司創(chuàng)造價值的典型體現(xiàn)。
四
建立一體化的合同標(biāo)準(zhǔn)文本數(shù)據(jù)庫
加強(qiáng)資源共享
1. 開發(fā)優(yōu)質(zhì)系統(tǒng)功能，保障縱向貫通式資源共享
大型企業(yè)分支機(jī)構(gòu)多，組織架構(gòu)層級多。如何保障合同標(biāo)準(zhǔn)文本的通用性、使用的便捷性，是最棘手的問題。發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，設(shè)計(jì)人性化的系統(tǒng)功能，讓合同標(biāo)準(zhǔn)文本數(shù)據(jù)庫成為全景視圖，使用者在權(quán)限范圍內(nèi)可以一點(diǎn)登錄鳥瞰全貌?？偛恐贫ǖ暮贤瑯?biāo)準(zhǔn)文本，全集團(tuán)員工可以直接選用；省分公司制定的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，全省員工可以直接選用；地市公司制定的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，該地市員工可以直接選用。合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理一縱到底，實(shí)現(xiàn)各級組織架構(gòu)中全體員工資源共享。
利用系統(tǒng)配置合同管理員角色，精準(zhǔn)匹配合同標(biāo)準(zhǔn)文本數(shù)據(jù)庫全量數(shù)據(jù)查看權(quán)及合同標(biāo)準(zhǔn)文本的本地發(fā)布權(quán)。各級組織架構(gòu)的合同管理員可以直接對標(biāo)總部和先進(jìn)單位的做法，下載數(shù)據(jù)庫中已發(fā)布的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，結(jié)合本地實(shí)際修訂后發(fā)布并廣使用。不同分支機(jī)構(gòu)之間通過優(yōu)勢互補(bǔ)實(shí)現(xiàn)資源共享，整體拉升了全集團(tuán)合同標(biāo)準(zhǔn)文本的質(zhì)量和使用率。
2. 法務(wù)人員主動溝通，助推橫向聯(lián)動式資源共享
在企業(yè)創(chuàng)新業(yè)務(wù)開展中，不同部門之間存在著職能模糊地帶，會出現(xiàn)業(yè)務(wù)交叉和雷同的情況。由于創(chuàng)新業(yè)務(wù)的商業(yè)模式尚處于搭建階段，合作內(nèi)容邊界模糊、各方權(quán)利義務(wù)表述含混、交易細(xì)節(jié)復(fù)雜多變，單品類業(yè)務(wù)或是單個項(xiàng)目差異性強(qiáng)，個性化鮮明。加上大型企業(yè)固有的部門墻造成信息溝通不暢，不同部門對企業(yè)新業(yè)務(wù)的實(shí)際開展情況信息不對稱。法務(wù)人員可以主動發(fā)揮合同綜合管理的優(yōu)勢，從正在談判修訂、已簽約生效的合同中挖掘創(chuàng)新業(yè)務(wù)的個案特征，梳理已爭取到的企業(yè)合法權(quán)益，主動從法律角度提供業(yè)務(wù)建議，助力業(yè)務(wù)拓展過程中的商業(yè)模式設(shè)計(jì)、公司權(quán)益維護(hù)、合同文本規(guī)范等方面的經(jīng)驗(yàn)共享，開發(fā)法務(wù)管理中的增值性工作，推動平行部門之間橫向聯(lián)動，搭建資源共享的橋梁。
3. 打通系統(tǒng)壁壘，紙質(zhì)合同與電子合同資源共享
電子合同的合同標(biāo)準(zhǔn)文本統(tǒng)一規(guī)范起草，配備有新建、迭代、援引等多種文本創(chuàng)建方式，其中援引指電子合同管理系統(tǒng)可以直接援引合同管理系統(tǒng)中已生效的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，不再進(jìn)行合同審簽流程，直接進(jìn)行跨系統(tǒng)傳遞，增加了合同標(biāo)準(zhǔn)文本的復(fù)用性。對電子合同與紙質(zhì)合同的標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)線上線下合同的一體化管理，保障線上線下同質(zhì)業(yè)務(wù)適用合同文本的一致性。
五
三大亮點(diǎn)舉措
鑄就合同標(biāo)準(zhǔn)文本智能化管理雛形
1. 發(fā)揮編碼能力，提升合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理的精準(zhǔn)性
合同管理系統(tǒng)和電子合同管理系統(tǒng)，全部使用編碼管理法進(jìn)行合同標(biāo)準(zhǔn)文本管理。每個合同標(biāo)準(zhǔn)文本只有一個編號，是唯一的身份標(biāo)識，審批生效后由系統(tǒng)自動分配生成。編碼規(guī)則在線下統(tǒng)一制定后，由系統(tǒng)按照規(guī)則自動執(zhí)行。規(guī)則既體現(xiàn)編碼唯一性，又體現(xiàn)關(guān)聯(lián)性。迭代版本與原始版本的合同標(biāo)準(zhǔn)文本編號之間具有對應(yīng)關(guān)系，省級分公司與所轄地市公司使用的合同標(biāo)準(zhǔn)文本編號之間具有對應(yīng)關(guān)系，同一文本的非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編號之間具有對應(yīng)關(guān)系。關(guān)聯(lián)合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間的層級演進(jìn)路徑和對應(yīng)關(guān)系明確。不同電商平臺適用的電子合同標(biāo)準(zhǔn)文本，在編碼中配置對應(yīng)的平臺代碼，直接反映電子合同標(biāo)準(zhǔn)文本適用范圍。編碼管理法為后續(xù)的定向關(guān)聯(lián)管理、查詢統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)集約化應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。
2. 電子合同的合同標(biāo)準(zhǔn)文本在審簽流程中引入場景管理環(huán)節(jié)，提升了合同標(biāo)準(zhǔn)文本適用的匹配性
電子合同的互聯(lián)網(wǎng)屬性很強(qiáng)，全線上操作無法保障法務(wù)與業(yè)務(wù)人員的充分溝通。因此在合同標(biāo)準(zhǔn)文本審簽流程中引入場景管理環(huán)節(jié)，具體描述出合同標(biāo)準(zhǔn)文本在電商平臺的使用場景，進(jìn)一步將合同標(biāo)準(zhǔn)文本與業(yè)務(wù)場景精準(zhǔn)匹配，有效保障合同標(biāo)準(zhǔn)文本質(zhì)量、使用正確率，促進(jìn)法務(wù)與業(yè)務(wù)同頻共振。
3. 利用合同標(biāo)準(zhǔn)文本條款固化商業(yè)模式，提升創(chuàng)新型業(yè)務(wù)談判的規(guī)范性
創(chuàng)新型業(yè)務(wù)發(fā)展到一定階段，對應(yīng)的合同簽約數(shù)量積累到一定程度，法務(wù)人員就可以對簽約合同進(jìn)行集中梳理，同步訪談業(yè)務(wù)人員，將創(chuàng)新型業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)商務(wù)因素進(jìn)行提煉和固化，制定相應(yīng)的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，承載商業(yè)模式的主要內(nèi)容。業(yè)務(wù)人員可以利用公司的合同標(biāo)準(zhǔn)文本開展談判，引導(dǎo)合作伙伴為公司提供更多資源。同步提示合作伙伴使用合同標(biāo)準(zhǔn)文本可使用簡易流程縮短合同審簽時間，提高簽約效率。通過對合同標(biāo)準(zhǔn)文本的合理應(yīng)用，合同管理反哺業(yè)務(wù)管理，提高業(yè)務(wù)響應(yīng)速度，提升運(yùn)營效能。
合同標(biāo)準(zhǔn)文本是合同與業(yè)務(wù)共融管理的粘合劑，將合同與不同場景應(yīng)用下的業(yè)務(wù) “強(qiáng)聚合”，將單合同文本的條款設(shè)計(jì)與具體業(yè)務(wù)實(shí)際“強(qiáng)關(guān)聯(lián)”，可以擴(kuò)大合同管理的增值性工作邊界，提升合同管理創(chuàng)造價值的能力。展望未來，合同管理必將走上數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，用管理的方法解決法律問題日趨常態(tài)化。從合同標(biāo)準(zhǔn)文本的全景化管理開始，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上砥礪前行。
