與發(fā)展同步 與項(xiàng)目同行
在項(xiàng)目的開(kāi)始，要保證各方對(duì)于判斷項(xiàng)目是否成功有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。通常，跟緊預(yù)定的進(jìn)度是明顯的成功要素，但是肯定還有其他的因素存在。比如，增加市場(chǎng)占有率，獲得指定的銷(xiāo)售量或銷(xiāo)售額，取得特定用戶(hù)滿(mǎn)意度，淘汰一個(gè)高維護(hù)需求的遺留系統(tǒng)等。
每個(gè)項(xiàng)目都需要平衡它的功能、人員、預(yù)算、進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)。我們把以上五個(gè)項(xiàng)目中的每一個(gè)方面綜合成一個(gè)約束條件，必須在這個(gè)約束中進(jìn)行操作，可以在一個(gè)規(guī)定的范圍內(nèi)調(diào)整。
在項(xiàng)目早期，要決定用什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定產(chǎn)品是否準(zhǔn)備好發(fā)布了。你可以將發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)基于：還存在多少個(gè)高優(yōu)先級(jí)的缺陷、性能度量、特定功能完全可操作或其他方面表明項(xiàng)目已經(jīng)達(dá)到了目的。不管你選擇什么標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)該是可實(shí)現(xiàn)的、可測(cè)量的、文檔化的，并且與客戶(hù)所指的“質(zhì)量”一致。
盡管可能無(wú)意中承諾了不可能的事件，但不要做一個(gè)明知不能實(shí)現(xiàn)的承諾。坦誠(chéng)地與客戶(hù)、管理人員溝通那些實(shí)際成果。任何以前項(xiàng)目的數(shù)據(jù)都可能成為你說(shuō)服他們的論據(jù)，雖然這對(duì)于不講道理的人來(lái)說(shuō)沒(méi)有真正的作用。
困難的部分不是寫(xiě)計(jì)劃，而是做計(jì)劃——思考、溝通、權(quán)衡、交流、提問(wèn)和傾聽(tīng)。你用來(lái)分析解決問(wèn)題花費(fèi)的時(shí)間，會(huì)減少項(xiàng)目以后會(huì)帶給你的意外。
“英寸大小的小圓石”是縮小了的里程碑。把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，幫助你更加精確地估計(jì)它們，暴露出在其他情況下你可能沒(méi)有想到的工作活動(dòng)，并且保持更加精確、細(xì)密的狀態(tài)跟蹤。
如果你的團(tuán)隊(duì)經(jīng)常承擔(dān)某種特定的通用任務(wù)，你需要為這些任務(wù)開(kāi)發(fā)一個(gè)活動(dòng)檢查列表和工作計(jì)劃表。每個(gè)檢查列表應(yīng)該包括這個(gè)大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作計(jì)劃表將幫助團(tuán)隊(duì)成員確定和評(píng)估與他必須處理的大任務(wù)相關(guān)的工作量。
幾乎所有的質(zhì)量控制活動(dòng)，如測(cè)試和技術(shù)評(píng)審，都會(huì)發(fā)現(xiàn)缺陷或其他需要提高的可能。你的項(xiàng)目進(jìn)度或工作細(xì)分結(jié)構(gòu)，應(yīng)該把每次質(zhì)量控制活動(dòng)后的修改，作為一個(gè)單獨(dú)的包括進(jìn)去。如果不用做任何修改，很好，你已經(jīng)走在了計(jì)劃的前面。
你的團(tuán)隊(duì)成員已經(jīng)淹沒(méi)在他們當(dāng)前的項(xiàng)目中，如果你想把項(xiàng)目組提升到一個(gè)更高的軟件工程能力水平，就必須花一些時(shí)間在“過(guò)程改進(jìn)”上。從項(xiàng)目進(jìn)度中留出一些時(shí)間，因?yàn)檐浖?xiàng)目活動(dòng)應(yīng)該包括幫助下一個(gè)項(xiàng)目更加成功的過(guò)程改進(jìn)。不要把項(xiàng)目成員可以利用的時(shí)間100%地投入到項(xiàng)目任務(wù)中，否則你會(huì)驚訝：為什么他們?cè)谥鲃?dòng)提高方面沒(méi)有任何進(jìn)展。
10.管理項(xiàng)目的風(fēng)臉
如果你不去識(shí)別和控制風(fēng)險(xiǎn)，那么它們會(huì)控制你。在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)花一些時(shí)間集體討論可能的風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估它們的潛在危害，并且決定你如何減輕或預(yù)防它們。
人們通常以日歷時(shí)間做估計(jì)，但是我傾向于估計(jì)與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的工作計(jì)劃（以“人時(shí)”為單位）的數(shù)量，然后把工作計(jì)劃轉(zhuǎn)換為日歷時(shí)間的估計(jì)。這個(gè)轉(zhuǎn)換基于每天我有多少有效的時(shí)間花費(fèi)在項(xiàng)目任務(wù)上，我可能碰到的任何打斷或突發(fā)調(diào)整請(qǐng)求、會(huì)議，和所有其他耗費(fèi)時(shí)間的地方。
跟蹤你的團(tuán)隊(duì)成員每周實(shí)際花費(fèi)在項(xiàng)目指定工作上的平均小時(shí)數(shù)，這會(huì)讓人吃驚。與我們被要求做的許多活動(dòng)相關(guān)的任務(wù)切換的開(kāi)銷(xiāo)，顯著地降低了我們的工作效率。一個(gè)員工一周理論上工作40小時(shí)，但不要只是因?yàn)橛腥嗽谝豁?xiàng)特定工作上每周花費(fèi)10小時(shí)，就去假設(shè)他/她可以馬上做4個(gè)這種任務(wù)，如果他/她能夠處理完3個(gè)任務(wù)，你就很幸運(yùn)了。
確定你的團(tuán)隊(duì)成員每年在培訓(xùn)上花費(fèi)多少時(shí)間，并把它從成員工作在指定項(xiàng)目任務(wù)上的可用時(shí)間中減去。你可能在平均值中早已經(jīng)減去了休假時(shí)間、生病時(shí)間和其他時(shí)間，對(duì)于培訓(xùn)時(shí)間也要同樣處理。
當(dāng)你準(zhǔn)備估算你的工作時(shí)，把它們記錄下來(lái)，并且記錄你是如何完成每項(xiàng)任務(wù)的。理解創(chuàng)建估算所用的假設(shè)和方法，能夠使它們?cè)诒匾臅r(shí)候更容易防護(hù)和調(diào)整，而且它將幫助你改善你的估算過(guò)程。
有很多商業(yè)工具可以幫助你估算整個(gè)項(xiàng)目。根據(jù)它們真實(shí)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的巨大數(shù)據(jù)庫(kù)，這些工具可以給你一個(gè)可能的進(jìn)度和人員分配安排選擇。它們同樣能夠幫助你避免進(jìn)入“不可能區(qū)域”，即將任務(wù)量、小組勞動(dòng)力和進(jìn)度安排組合起來(lái)看，根本不可能成功。
如果你在項(xiàng)目中第一次嘗試新的過(guò)程、工具或技術(shù)，你必須承受短期內(nèi)生產(chǎn)力降低的代價(jià)。不要期望在新軟件工程方法的第一次嘗試中就獲得驚人的效益，在進(jìn)度安排中考慮不可避免的學(xué)習(xí)曲線。
事情不會(huì)像項(xiàng)目計(jì)劃一樣準(zhǔn)確地進(jìn)行，所以你的預(yù)算和進(jìn)度安排應(yīng)該在主要階段后面，包括一些意外的緩沖，以適應(yīng)無(wú)法預(yù)料的事件。不幸的是你的管理者或客戶(hù)可能把這些緩沖作為你的托辭，而不是明智地承認(rèn)事實(shí)確實(shí)如此。向他們說(shuō)明一下以前項(xiàng)目不愉快的意外，來(lái)證明你的深謀遠(yuǎn)慮。
如果你不記錄花費(fèi)在每項(xiàng)任務(wù)上的實(shí)際工作時(shí)間，并和你的估算做比較，你將永遠(yuǎn)不能提高你的估算能力，你的估算將水遠(yuǎn)是猜測(cè)。
使用英寸大小的小圓石有一個(gè)好處：你可以區(qū)分每個(gè)小任務(wù)要么完成了，要么沒(méi)有完成。這比估計(jì)一個(gè)大任務(wù)在某個(gè)時(shí)候完成了多少百分比要實(shí)在得多。使用明確的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判斷一個(gè)步驟是否真正地完成了。
創(chuàng)建良好的風(fēng)氣，讓項(xiàng)目成員對(duì)準(zhǔn)確地報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)感到安全。努力讓項(xiàng)目在準(zhǔn)確的、基于數(shù)據(jù)的事實(shí)基礎(chǔ)上運(yùn)行，而不是從因?yàn)楹ε聢?bào)告壞消息而產(chǎn)生令人誤解的樂(lè)觀主義。使項(xiàng)目狀態(tài)信息在必要的時(shí)候進(jìn)行糾正操作，并且在條件允許時(shí)進(jìn)行表?yè)P(yáng)。
編輯/制作 | 莫莫格
內(nèi)容審核 | 李靜
2019年《項(xiàng)目管理評(píng)論》雜志征訂
聯(lián)系客服
