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派駐國外工作期間，團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)參加一次主題為“高效而不帶性別色彩的會議”的管理思路培訓(xùn)，帶回一套名叫“弗萊克整合法”（Flecks’ Synergy）的開會方法，并在團(tuán)隊內(nèi)推廣使用，收到了很好的效果。這里將該方法的使用流程、要點(diǎn)稍作整理，推介給大家，或可對控制會議時間、提高會議效率有所裨益。
議程設(shè)置階段
會議議程由愿望清單、主題講者、每個主題所占用時間構(gòu)成。議程設(shè)置階段的主要任務(wù)是：
（一）確定主持人，負(fù)責(zé)收集主題、主持會議等，確定會議召開時間點(diǎn)、時長和地點(diǎn)。
（二）列明愿望清單，用Excel表格將下周或下兩周重點(diǎn)工作列出，在會前一天或前一周末準(zhǔn)備好，并在團(tuán)隊中共享。例行的主題，可每周單獨(dú)報，也可列為固定項目（仍需預(yù)估議程所需時間）。
（三）預(yù)估愿望清單中每個主題所占用時間，由主題講者提出，不受整個會議預(yù)計時長的約束。每個主題講者發(fā)言之后，其他同事需要補(bǔ)充的，也占用該主題時間。
（四）酌情預(yù)留主題之間切換所需的時間，以及整個會議結(jié)束前總體回顧或強(qiáng)調(diào)個別任務(wù)的時間。如有主題開展的特殊形式，比如采訪、頭腦風(fēng)暴等，也需事先考慮好時間安排。
（五）設(shè)計制作好議程列表，以便開會時對照控制。表頭結(jié)構(gòu)依次為“主題，主題講者姓名， 預(yù)估時間”。
正式開會階段
正式召開會議階段，會議控制工作的主要任務(wù)是：
（一）會議開始前，比較會議總時長與主題預(yù)估時間之和，預(yù)估超時的話要詢問主題講者是否愿意調(diào)整時長，調(diào)整后統(tǒng)一會議時長，視為不可打破的“契約”。
（二）會議開始，主持人引導(dǎo)主題講者有序發(fā)言。發(fā)言順序形式較靈活，最重要的主題或者領(lǐng)導(dǎo)作為講者的主題并不一定放在開頭或作為壓軸。
（三）會議推進(jìn)過程中，與會人員高效協(xié)作。除主題講者外，其他與會者都是講者可用的“幫手資源”，講者可向其他人員發(fā)問、請查資料等。
（四）發(fā)言時間控制與“還有最后一分鐘”提醒。發(fā)言期間，主題講者可自己計時，也可請幫手提醒。
（五）會議時長實行總額控制。講者發(fā)言后，每個主題預(yù)估占用時間旁邊，寫上實際使用時間，本主題用時超出的時間需從其他主題騰挪，保證會議總時長控制在預(yù)定范圍內(nèi)。
會議收尾階段
會議結(jié)束前，團(tuán)隊成員自愿提議擔(dān)任下次會議的主持人，負(fù)責(zé)收集主題，做好相關(guān)預(yù)告。散會后，主持人將本次會議議程進(jìn)行掃描，與團(tuán)隊成員共享，并更新愿望清單Excel表格（主要是記錄每個主題實際所用時間和會議總時長），會議資料歸檔作為團(tuán)隊工作的重要?dú)v史記錄。
“弗萊克整合法”的精髓在于預(yù)先搭好框架、結(jié)成“契約”，通過把議程事先落實到紙面、各主題之間在總時長內(nèi)挪用時間資源、對每個主題發(fā)言進(jìn)行計時并作預(yù)估、實際用時的比較記錄等手段，不斷提醒乃至強(qiáng)迫與會者和會議主持人提前做好準(zhǔn)備、注意發(fā)言用時、提高發(fā)言質(zhì)量，從而避免日常開會時跑題、要事小事混著說、與會者評論不受限等問題。
來源：《秘書工作》雜志
