旅行社工作流程
旅行社工作流程
1、 基本操作
我們?cè)谠O(shè)計(jì)好旅游路線后，開始招攬游客。客人在填寫好報(bào)名表后，可能會(huì)有改動(dòng)，本著對(duì)游客負(fù)責(zé)的精神，我們?cè)鲇喠速Y料修改申請(qǐng)表和旅客離團(tuán)自行返港申請(qǐng)表。這看起來是一件簡(jiǎn)單的事，但實(shí)際上將牽扯到法律上的問題。
譬如，游客離團(tuán)自行返港而在路上出了問題。由于填有離團(tuán)自行返港申請(qǐng)表，旅行社便不承擔(dān)事故的責(zé)任。
關(guān)于旅游團(tuán)隊(duì)，我們編制團(tuán)隊(duì)計(jì)劃，填寫旅行社內(nèi)部業(yè)務(wù)計(jì)調(diào)操作表；先驅(qū)訂房、訂餐通知單的方式通知酒店或餐廳，預(yù)訂酒店和餐廳；再以團(tuán)隊(duì)確認(rèn)書的方式通知酒店，確定人數(shù)、入住時(shí)間、客房要求等；以旅游行程表的方式通知接待社或自己的旅行社，告知入住的酒店，早、午、晚餐的地點(diǎn)及去景點(diǎn)、游樂場(chǎng)或商店的時(shí)間，并將航班、導(dǎo)游、領(lǐng)隊(duì)及電話一并通知對(duì)方，還包括司機(jī)、車號(hào)、電話；最后開服務(wù)通知單，也叫結(jié)算單，以最后確認(rèn)的住宿人數(shù)、餐飲人數(shù)、門票、交通、購物、其他消費(fèi)人數(shù)來核算，開接待單位聯(lián)、業(yè)務(wù)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)（L）、財(cái)務(wù)賬（H），以白、紅、黃、綠四色來區(qū)分，以此單作為最后結(jié)算的憑證。
2、 導(dǎo)游的管理
導(dǎo)游需填寫各景點(diǎn)參觀、商場(chǎng)購物人數(shù)等確認(rèn)表，導(dǎo)游憑此表報(bào)銷或領(lǐng)取獎(jiǎng)金。內(nèi)陸導(dǎo)游常常從商場(chǎng)或購物點(diǎn)領(lǐng)取回扣，而香港回扣則由旅行社統(tǒng)一拿，再將部分反饋給導(dǎo)游。這樣就避免了“肥”了導(dǎo)游，“瘦”了旅行社。旅行社拿到購物回扣后，統(tǒng)一調(diào)配，分給前方和后方人員，這體現(xiàn)了再分配的原則。
其實(shí)，導(dǎo)游在旅行社中的工資很低，主要靠帶團(tuán)時(shí)的客人付的小費(fèi)（香港是允許客人付小費(fèi)的，并規(guī)定每人每天付多少，明碼標(biāo)價(jià)）。這樣，導(dǎo)游一帶團(tuán)就會(huì)有一筆可觀的小費(fèi)收。除此之外，主要是購物回扣。鑒于回扣歸旅行社的規(guī)定，導(dǎo)游獨(dú)吞回扣的現(xiàn)象受到了限制。同時(shí)，香港旅行社給導(dǎo)游制訂了結(jié)算報(bào)賬表，即導(dǎo)游報(bào)賬表，這樣能及時(shí)將導(dǎo)游借支、公司退傭、代收及代支匯總后清算賬務(wù)。
3、 與旅游相關(guān)部門簽訂好協(xié)議
旅行社主要與航空公司、酒店、餐廳、景點(diǎn)、游樂場(chǎng)所、商店、客車隊(duì)及火車站、保險(xiǎn)公司有著長(zhǎng)期的密切聯(lián)系。為了與這些部門在業(yè)務(wù)上有所遵循，雙方要簽訂相關(guān)協(xié)議，以便雙方遵守并互相監(jiān)督。這是非常重要的，不可忽視。由于旅游有季節(jié)之分，協(xié)議上的價(jià)格隨之有區(qū)分。要將委托辦法、價(jià)格、合同履行、結(jié)算方式、合同變更及違約責(zé)任均寫在協(xié)議中。
4、 業(yè)務(wù)操作中關(guān)鍵是業(yè)務(wù)推廣部
香港旅行社在業(yè)務(wù)操作中尤為重視業(yè)務(wù)推廣部的作用。香港旅行社，首先是敢于創(chuàng)新線，例如海南游、南非游就是永安旅行社率先推出的。接著，用報(bào)紙廣告、電視廣告、電臺(tái)廣告不斷地對(duì)外宣傳，從而帶動(dòng)香港的旅游動(dòng)向，也深受香港居民的喜愛。推廣部的勞動(dòng)付出是惟一直接與利潤(rùn)掛鉤的，因此可想而知推廣部的重要。旅行社除了門市柜臺(tái)組織散客外，主要是靠推廣部去開拓客源市場(chǎng)。因此，如何調(diào)動(dòng)推廣部員工的積極性，不僅僅是與利潤(rùn)掛鉤的問題，更重要的是增強(qiáng)他們的責(zé)任心和事業(yè)心。
5、 一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)的緊密銜接，旅行社靈活及時(shí)的指揮，是斷不可少的。旅游是由各個(gè)環(huán)節(jié)組織而成的活動(dòng)，因此每一個(gè)環(huán)節(jié)都要銜接好，不能出半點(diǎn)問題。但仍有不可避免的事情發(fā)生，例如：巴士一旦出故障就要隨時(shí)重新調(diào)度；出現(xiàn)病人或意外受傷要及時(shí)醫(yī)治；遇到自然災(zāi)害要及時(shí)與有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)想方設(shè)法解決。因此，旅行社的具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人要24小時(shí)保持電話暢通，指揮員遇事不慌，臨危不亂，及時(shí)與領(lǐng)隊(duì)、導(dǎo)游和有關(guān)部門取得聯(lián)系，這樣才能積極設(shè)法解決問題。如果領(lǐng)隊(duì)與酒店、餐廳發(fā)生矛盾，則一方面要積極設(shè)法解決，另一方面要及時(shí)與旅行社聯(lián)系，以便及時(shí)妥善地解決問題。
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