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142|讓大腦用來思考,而不是用來記事


劉潤

你有沒有過這樣的感覺,好像有件什么重要的事沒做,但就是想不起來,很焦慮。第二天,老板晨會的時候問你,你五雷轟頂,突然想起來了?;蛘吣阍诔鲎廛嚿嫌幸粋€絕妙的想法,喜出望外,可到了辦公室,就已經(jīng)忘了那個想法是什么了,非常抓狂。

遺忘,讓時間管理失去了意義:連做什么都忘了,還管什么時間。那是因為你老了、不中用了?還是因為你天生蠢萌?

都不是。

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概念:GTD

瑞士巴塞爾大學(xué)研究發(fā)現(xiàn),遺忘,是大腦的一種自我保護機制。通過遺忘,大腦會刪除一些不必要的信息,騰出空間,讓神經(jīng)系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。破壞此過程,可能導(dǎo)致嚴重的精神疾病。

這聽上去很安慰人:原來,“過目不忘”才是病啊。可是,有些事真的很重要啊,尤其是在管理自己的工作和時間過程中,老板交代的任務(wù)、突如其來的靈感、項目關(guān)鍵的節(jié)點等等,這些都不能忘,那怎么辦呢?

著名的時間管理人戴維·艾倫說:那就給你的大腦外接一個“移動硬盤”,把這些事,從你那不靠譜的大腦里挪過去吧。他在他最著名的書《盡管去做》里,提出了一套“移動硬盤”式的時間管理方法:GTDGet Things Done)。

真有這么神奇嗎?我自己用GTD來管理時間,已經(jīng)有十幾年了。幫助確實非常大。想讓自己不因遺忘而焦慮,最重要的秘訣,是把所有的待處理事項,全部從大腦中清除出去,讓大腦用來思考,而不是用來記事。

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運用:GTD的三個核心

今天我就來與你聊聊這套方法,以及它的三個核心:收集、處理、回顧。

第一、收集。

你需要一個“收集籃”,安放那些從大腦里清除出來的事項。

在遠古時代,也就是十幾年前,很多人會用小本子做收集籃。但是小本子不便于檢索。手機時代了,你可以試著把所有事情,收集到一些電子的籃子里,比如“印象筆記”。

作為收集籃,印象筆記做得很不錯。

收到電子郵件,可以轉(zhuǎn)發(fā)給印象筆記收集;看到好的微信文章,可以分享到印象筆記收集;看到一條有啟發(fā)的新浪微博,可以@印象筆記收集;瀏覽器上看到一篇新聞,可以點印象筆記按鈕收集;在得到里聽了一本書,可以打開文稿同步到印象筆記收集;多看閱讀里有很多讀書筆記,可以自動建立印象筆記收集;突然有一個靈感,用手機上印象筆記的快捷鍵收集;收到一張名片,可以拍張照自動識別到印象筆記收集,等等。

清空大腦,把所有事情100%放入收集籃,是GTD的第一步。

第二、處理。

清空大腦之后,就要處理收集籃了。在電梯里,在出租車上,在飛機延誤時,在一切零碎的時間,你都可以處理你的收集籃。

處理收集籃中每一件事情,記住,你只有這6個選擇:

刪除。一時沖動放入收集籃,但現(xiàn)在看來毫無價值的事情,立刻刪除。

歸檔。有價值的資料,比如微信文章、多看筆記等,移到“歸檔”目錄。

將來/可能。這些事情你需要在某個點去做,但不是馬上,比如寫一篇文章,讀一本書等,移到“將來/可能”目錄。

等待。這件事需要指派其他人完成,那就立刻指派,比如讓秘書訂機票等,然后移到“等待”目錄,再給這件事增加一個到時間提醒。

下一步行動。需要你親自完成的,比如給老板發(fā)個會議紀要,打電話給客戶做回訪等,移到“下一步行動”目錄。但是,如果這件事2分鐘內(nèi)就能做完,比如用“同意”批復(fù)一封郵件,那就別移了,立刻批復(fù)。

項目。對于下一步行動要很多步驟的,就已經(jīng)是一個項目了。為項目建一個專門的目錄,定期回顧處理。

記住,你只有這6個選擇。一旦移出收集籃,再也不要放回來。收集籃在大多數(shù)情況下,也應(yīng)該是空的。

第三、回顧。

收集,是把事情從大腦中清空;處理,是把事情繼續(xù)從收集籃清空。然后呢?然后就是回顧。

什么是回顧?早上往辦公室一坐,我今天干什么呢?打開“下一步行動”目錄,一件一件做就好了。

如果“下一步行動”里是空的呢?恭喜你??纯础绊椖俊崩锬男┦虑椋袥]有進展?“將來/可能”里那些事情,有沒有值得做的?“等待”里那些事情,別人都完成了嗎?

都沒有。太好了。但那也說明你實在是太空了。找點事情放入收集籃吧。然后,隨時回顧、每天回顧、每周回顧。

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小結(jié):認識GTD

GTD,是一套“讓大腦用來思考,而不是用來記事”的時間管理方法,通過借助外部工具,比如印象筆記,第一,清空大腦,把所有事情,100%放入收集籃;第二,處理收集籃,把事情用刪除、歸檔、將來/可能、等待、下一步行動、項目的方法歸類;第三,隨時回顧、每天回顧、每周回顧,從分類中提取需要完成的事情,然后,行動。

使用GTD的方法,可以讓你心中無事,從而再忙也不焦慮,專注于思考和解決問題。

 

 

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