大家好，我是終于來填坑的 Taka......
好久不見啦，覺得快要凍死在北京來暖氣之前了，不過 Taka 在這么冷的天氣下突然勤奮起來了，下周開始重構(gòu)自己的更新頻率會(huì)提高一些，也會(huì)有新欄目的嘗試，歡迎大家多多提意見啦~
今天要說的，就是大家非常關(guān)注的「時(shí)間管理」問題。大家都在說自己很忙，工作很辛苦，但是又找不到方向和意義，連帶著生活作息也一片混亂。所以時(shí)間管理變得對每個(gè)人都越來越重要。
而一提到時(shí)間管理，其實(shí)現(xiàn)在市面上也有各種各樣的方法，不同派系，不同表述，不同工具看都看不過來了，好像學(xué)起來非常的復(fù)雜。所以 Taka 今天想要最簡單的方式，講清楚時(shí)間管理的核心原則，以及一些我自己正在做的方法給大家一點(diǎn)啟發(fā)。
如果你只有1分鐘
兩個(gè)核心原則
你只需要記住兩個(gè)原則并在生活中實(shí)踐下去：
1.「要事第一」，找到對你最重要的事情，每天最先去完成
2.「一次只做一件事情」：集中精力，少就是多
就像所有教你怎樣保持健康的文章和書，最核心的本質(zhì)就圍繞這12個(gè)字：作息規(guī)律，飲食清淡，適度運(yùn)動(dòng)。
但是「道理」是一回事，需要的「知識(shí)和方法」也并不多，而「具體怎么做的技巧」就可以無窮無盡的講下去了，這就是道術(shù)器的分別。
不要覺得 Taka 在開玩笑，在看過幾十本時(shí)間管理的書籍，資料，視頻之后，發(fā)現(xiàn)核心原則也基本上離不開這兩點(diǎn)，只不過大家在從不同的角度反復(fù)論證，然后拆分出非常多的實(shí)際技巧。
所以我們再來詳細(xì)展開講講這兩點(diǎn)以及具體的訓(xùn)練計(jì)劃。
如果你還有10分鐘
▍普遍的誤區(qū)
很多人提到時(shí)間管理的時(shí)候，其實(shí)是有很多錯(cuò)誤理解的，也導(dǎo)致依然無法提高效率。
1.誤區(qū)一：要在相同時(shí)間內(nèi)做完更多的事情
有些人會(huì)認(rèn)為時(shí)間管理就是要高效的工作，做的越快越好，這樣就能不加班不熬夜了。但其實(shí)是還有一句話，「事情是做不完的」，尤其是瑣事，會(huì)自發(fā)的膨脹，越做越多，反而更加辛苦。
2.誤區(qū)二：忙=生產(chǎn)力，不愿意閑下來
還有一些人其實(shí)在內(nèi)心深處會(huì)迷戀那種「一天到晚忙個(gè)不停」的感覺。希望通過把自己時(shí)間擠滿的這種忙碌，來印證自己是「有價(jià)值」的，你看有那么多人在找我，你看，這個(gè)工作就是要我來完成，以「忙碌」為榮的傾向，閑下來反而會(huì)開始恐慌和空虛。
3.誤區(qū)三：要安排好每分每秒的時(shí)間進(jìn)度，絕不能浪費(fèi)
時(shí)間管理就要把每個(gè)行程都安排的非常有序而且填滿，利用好每個(gè)碎片化的時(shí)間，不能浪費(fèi)。
但是，時(shí)間不是節(jié)省下來的，我們不能制造出更多時(shí)間，但是能夠充分利用，這取決于我們「選擇」用時(shí)間去做什么。
▍管理時(shí)間的終極目的
本質(zhì)上，我們想要管理時(shí)間是為了更好管理生活，一種主動(dòng)選擇的自己想要的生活。
我們并不是通過節(jié)約一些時(shí)間去做自己喜歡的事情，這樣會(huì)非常辛苦而且拘束，更好的方式是通過選擇來創(chuàng)造我們想要的生活，時(shí)間就會(huì)變得更多了。
有一種人是被動(dòng)管理時(shí)間，就是每天都被時(shí)間期限給推著走，被任務(wù)在屁股后面追趕，處理的事情都是別人要求完成的任務(wù)，然后焦頭爛額，越忙越亂。
更高效的人能主動(dòng)管理時(shí)間，他們不去做A,B,C的原因，不是因?yàn)闆]時(shí)間，而是這些事情對我不重要。
所以我們需要自己掌握對時(shí)間和生活的主動(dòng)權(quán)，去過上更有價(jià)值的生活。
核心原則
▍原則一：要事第一
我們明白了，對于時(shí)間這個(gè)無形卻又特殊的資產(chǎn)，重要的是自己進(jìn)行主動(dòng)的選擇。在選擇的時(shí)候就需要遵循這一個(gè)原則：
選擇那些最重要的事，優(yōu)先去完成——也就是「要事第一」。
史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》中提出第四代時(shí)間理論，將事物按照重要性和緊急程度分為四個(gè)象限，分別是一「重要且緊急」，二「重要但是不緊急」，三「不重要且不緊急」，四「不重要但緊急」」。對于不同象限的工作事物推薦用不同策略去進(jìn)行處理。
「要事第一」原則強(qiáng)調(diào)的就是，我們需要以第二象限那些「重要但是不緊急」為工作的重心，每天優(yōu)先去完成。
但是我們往往在工作出現(xiàn)問題，卻是花大量時(shí)間在「救火」。處理那些「緊急又重要」的危機(jī)或者問題，會(huì)消耗大部分的精力，整天都在處理危機(jī)，滿腦子都是問題，忙于應(yīng)付各種緊急任務(wù)。
然后在閑暇時(shí)候只想通過「不重要不緊急」的事情來放松下緊張的心情，其實(shí)時(shí)間一長就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己并沒有有效的產(chǎn)出。
比如說 Taka 之前因?yàn)楸容^忙，所以沒有建立出一個(gè)完整的培訓(xùn)體系，這樣來了實(shí)習(xí)生之后，就會(huì)出現(xiàn)很多低效的問題，那我每天還得一直自己干，來處理運(yùn)營里緊急而且瑣碎的任務(wù)，那我就越?jīng)]有時(shí)間去培養(yǎng)實(shí)習(xí)生。
這樣不斷形成一個(gè)惡性循環(huán)，永遠(yuǎn)在忙，永遠(yuǎn)被各種問題推著走，永遠(yuǎn)在「救火」。
這也是為什么進(jìn)化論之前專門花了1個(gè)多月時(shí)間，飼主帶著所有內(nèi)容部的同學(xué)閉門集訓(xùn)，所有發(fā)文頻率都降低甚至?xí)和！?/p>
因?yàn)檫@件「要事」不做好，大家的寫作習(xí)慣和方法沒有得到改善，沒有足夠穩(wěn)定的輸入，一直出于趕活兒的狀態(tài)，最后只能是導(dǎo)致工作壓力越來越大，內(nèi)容質(zhì)量的降低。
而且事實(shí)和我們想象中不同，其實(shí)這些「要事」并不會(huì)占據(jù)掉我們所有的時(shí)間。因?yàn)檎嬲龢O其重要的，對自己的生活和工作產(chǎn)生影響的，一般只有少數(shù)幾件，但是這些「要事」產(chǎn)生的回報(bào)和成果卻會(huì)非常大。
被驗(yàn)證過無數(shù)次的帕累托法則（Pareto Principle）告訴我們，關(guān)鍵的80%的成果是由20%的關(guān)鍵活動(dòng)（也就是那些「要事」）決定的。
就像飼主，你能夠想象她做為老板每天有無數(shù)大小事情要去處理，但是卻完全不像 Taka 那樣處在「緊迫」的工作節(jié)奏中，工作和生活都能平衡的很好。
所以如果把時(shí)間當(dāng)做資產(chǎn)進(jìn)行投資，這些要事就是那些「績優(yōu)股」，值得我們投入更多，并放在足夠優(yōu)先的位置。
▍原則二：一次只做一件事
了解了第一個(gè)「要事第一」的原則，我們知道哪些是要事，并且要優(yōu)先去安排。但是在執(zhí)行過程中，還需要遵守第二個(gè)原則：一次只做一件事。
把重要的事情放在前面去做，能夠讓我們集中有限的精力和意志力。而且一次只做好一件事，才能完全發(fā)揮出大腦最高效的產(chǎn)出。
正因?yàn)橐龅氖虑樘嗵s，才特別需要專心，一次只做好一件事，集中時(shí)間精力和資源，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。
之前 Taka 在《精力管理》的文章中提到過，盡量減少多任務(wù)的切換。
索菲·格魯瓦在09年的一篇論文中提到「注意力殘留」（Attention Residue）的效應(yīng)：就是當(dāng)你從某項(xiàng)任務(wù) A 轉(zhuǎn)移到任務(wù) B 的時(shí)候，你的注意力并沒有即使轉(zhuǎn)移，你的大腦依然停留在思考之前的任務(wù)A上，而且因?yàn)樽⒁饬Φ姆稚?，降低對任?wù)B的完成進(jìn)度。
一旦你的思路或者任務(wù)被中斷，等到再次撿起來的時(shí)候至少要花15分鐘的時(shí)間。所以對于要事，我們更加需要極度專注來提高完成的質(zhì)量和效率。
而當(dāng)我們集中注意力在某一件事上的時(shí)候，大腦會(huì)調(diào)動(dòng)所有的力量努力搜集和當(dāng)前這件事相關(guān)的任何信息，能夠極大的提高創(chuàng)造力，思維會(huì)更加活躍，可以更清晰有邏輯地去思考。
當(dāng)然，一次只做一件事情的過程中需要我們保持高強(qiáng)度的專注力，盡可能排除干擾，這里面也涉及到很多方法， Taka 下期再詳細(xì)展開。
訓(xùn)練計(jì)劃
▍記錄/分析時(shí)間
首先，我們像去醫(yī)院看病一樣，需要對自己的時(shí)間和生活進(jìn)行診斷，知道平常的時(shí)間都花在哪里了，找到時(shí)間黑洞以及自己的工作習(xí)慣。
以1周為單位，記錄你每個(gè)小時(shí)的時(shí)間走向。蘋果系統(tǒng)的話 Taka 之前是使用一個(gè)「時(shí)間塊」的應(yīng)用，方式工具不限，只要能有具體的記錄作用就可以了。
如果覺得很難做到這么具體詳細(xì)記錄的話，也可以以1周為單位，整理你每天工作和生活的具體任務(wù)。把所有大大小小的任務(wù)列出來，然后按照上面提到的「四象限」歸類法，把這些任務(wù)進(jìn)行分類，統(tǒng)計(jì)出一個(gè)大致的比例。
這樣可以清晰的看到自己「以為」的和「實(shí)際」的時(shí)間消耗中的誤差，也能發(fā)現(xiàn)為什么自己一直這么忙碌的原因了。
然后還要找到自己最高效的工作時(shí)間段，看看上面你大部分有效的產(chǎn)出一般是在什么時(shí)間就可以了。
比如 Taka 每天下午一到3，4點(diǎn)就困的不行...或者每天到5，6點(diǎn)的時(shí)間需要忙著發(fā)文檢查調(diào)整這些事情，肯定這段時(shí)間就不適合拿來做關(guān)鍵的任務(wù)，但是早上的兩小時(shí)會(huì)精神比較集中。
▍找出最重要的事 / 拆解計(jì)劃
然后就是要找出對我們工作和生活來說最重要的幾件「要事」。
重要性和目標(biāo)有關(guān)，凡有價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)的就是要事。
可以對照著步驟一中你列出來的任務(wù)清單，問自己幾個(gè)問題：
比如在3年，5年后，你想成為什么樣的人？
有哪些事情能夠徹底使你的個(gè)人生活和工作得到改觀，但是你一直沒去做？
有哪些事能帶來最大或者最長遠(yuǎn)的回報(bào)？
這項(xiàng)任務(wù)能否在本周或本月之后持續(xù)發(fā)揮影響力？
而且「要事」的標(biāo)準(zhǔn)：需要面對將來而非過去。比如 Taka 一直覺得自己的手寫字不好看拿不出手，而且過去很多年一直都想要系統(tǒng)開始練字，卻總是反復(fù)開頭沒有堅(jiān)持，這幾乎快成了我的一個(gè)「執(zhí)念」了，每次新年計(jì)劃我都會(huì)把它拎出來。
但是當(dāng) Taka 把自己的工作以及生活目標(biāo)列出來，發(fā)現(xiàn)對未來自己的職業(yè)發(fā)展，有更重要的事情要先去完成。而練字只是為了彌補(bǔ)過去的一個(gè)缺陷和想法，在時(shí)間有限的情況下，就并不是最優(yōu)先的事情。
還有特別重要的一點(diǎn)：用10年甚至更長的周期去看待自己想做的任務(wù)，是否能在10年后依然帶來回報(bào)，很多事情就沒那么重要了。
如果我們把時(shí)間當(dāng)做一種無形資產(chǎn)進(jìn)行投資，最終目標(biāo)是希望獲得長期股利收入，這樣投資就變成了長期投資，我們需要以10年甚至更長的時(shí)間來考慮問題。
如果你還是困惑的話，時(shí)間管理專家Laura Vanderkam 在一次 TED 演講中提到一個(gè)有趣的方法：
我們來做一個(gè)未來的展望，假如明年這個(gè)時(shí)候你要給自己寫工作績效和報(bào)告，這一年中你做的極其出色，所以你可以寫下，你是做了哪3-5件事讓你能夠表現(xiàn)優(yōu)異，讓你自己也覺得驕傲，覺得這一年自己沒有白過的。
這就是你需要專注的3個(gè)目標(biāo)了。
▍分解目標(biāo)
再將這幾個(gè)重要的目標(biāo)分解為可行的落地步驟，從月計(jì)劃，再到周任務(wù)，再到每天的行動(dòng)。拆分的時(shí)候注意以下幾點(diǎn)：
最好是動(dòng)詞開頭，有明確的行動(dòng)指示，比如「搜索時(shí)間管理相關(guān)論文」
有明確的時(shí)間期限
有明確的交付成果任務(wù)，比如如果你是「看書」，那你可能需要提交一個(gè)「讀書筆記」或者思維導(dǎo)圖，PPT之類的
要事不要多，尤其是在剛開始練習(xí)的時(shí)候，建議落實(shí)到每一天的時(shí)候，最重要的事情列在3件以內(nèi)。
至于其他的事情怎么辦？就要學(xué)會(huì)授權(quán)和拒絕，盡可能將自己的精力集中和專注在少數(shù)的地方。
▍將時(shí)間分塊，一次只做一件事
將對自己工作和生活有極大影響的「要事」拆分出每天的行動(dòng)和任務(wù)之后，放在你最高效的時(shí)間段去完成，一般情況下建議在早上一上班就去完成，因?yàn)檫@時(shí)候往往是自己精力最集中，而且也相對不受打擾的時(shí)間段。
而且提前完成最重要的事情，也會(huì)給自己帶來更大的滿足感。
比如硅谷創(chuàng)業(yè)之父 Paul Grahum 建議將時(shí)間分為兩大塊：創(chuàng)造者時(shí)間表和管理者時(shí)間表。在創(chuàng)造者時(shí)間中，不受任何人打擾，安靜深入的思考，完成個(gè)人最重要的項(xiàng)目進(jìn)度。在管理者時(shí)間中，來進(jìn)行跨部門的溝通協(xié)作，開會(huì)，以及一些必須完成的瑣事。
之前 Taka 也提過，我自己這段時(shí)間就是按照這個(gè)方法來安排自己的工作，效果確實(shí)非常明顯。
▍統(tǒng)一工具
還有一個(gè)小的 TIPS 就是我們在工作中，盡量把做目標(biāo)，拆分計(jì)劃，完成任務(wù)的list，記錄想法等等這些事情都集中在一個(gè)工具上，而且這個(gè)工具需要你在5秒鐘之內(nèi)能夠立刻拿出來的。
像飼主和 Taka 現(xiàn)在在用的是「Xmind」軟件，雖然本來是用來做思維導(dǎo)圖的工具，但是也同樣能夠靈活用來記錄時(shí)間和行程，因?yàn)闀?huì)一直在電腦上打開，隨時(shí)能夠看到，記錄，跟蹤和更新。
比如 Taka 現(xiàn)在會(huì)有一個(gè)季度目標(biāo)，然后拆分到月度計(jì)劃，以及一周的安排，最后把每天的節(jié)奏都固定下來。而且都放在一起，這樣每周回顧的時(shí)候可以看到自己的進(jìn)度完成情況。而且隨時(shí)有一些其他的想法或者瑣事都能夠記錄下來，再統(tǒng)一去整理。
其實(shí)相應(yīng)的具體工具有非常多，大家可以自由選擇適合自己的，Taka 也是因?yàn)槠渌ぷ髦羞@個(gè)用的最多所以才選擇的。不過如果你們感興趣，在評論里告訴我，Taka 之后可以整理出我過去用過的一些工具，APP 或者表格，給大家一個(gè)參考。
更多閱讀
最后，如果你還想再了解更具體的方法，Taka 再給大家推薦幾本書，感興趣的可以看看。
比如 GTD 里面很有名的「2分鐘處理法」，「吃掉青蛙」，「番茄工作法」之類的，雖然 Taka 還是希望具體的方法和技巧盡可能簡單，不過對于新手來說還是會(huì)更容易上手吧。
▍《稀缺》塞德希爾·穆來納森
從特別反常識(shí)的角度講稀缺的問題，認(rèn)為「稀缺」是一個(gè)「心理問題」而不是「資源問題」。其中通過一個(gè)非常重要的關(guān)鍵點(diǎn)，講解大腦的「認(rèn)知帶寬」，來告訴我們為什么忙人越忙，窮人越窮，以及如何擺脫這種狀態(tài)。
不過更多也是從心理層面來提供方法和啟發(fā)，如果你覺得看完就能立刻變富，那還是別指望了，沒天上掉餡餅的好事。
▍《卓有成效的管理者》彼得·德魯克
管理大師德魯克的經(jīng)典作品，出版已經(jīng)很多年卻依然使用，而且易讀性也很高，每次看 Taka 都會(huì)有新的收獲和啟發(fā)。
就算你不是管理者，你也可以從中學(xué)會(huì)如何管理「個(gè)人的生活和工作」，才能夠更有成效。其中管理好自己的時(shí)間和要事優(yōu)先原則也有具體的分析。以及在工作中如何和同事上級(jí)相處，如何提高工作的表現(xiàn)和成果，對每個(gè)人做出有效的決策都很有幫助。
▍《少做一點(diǎn)不會(huì)死》里奧·巴伯特
我更喜歡它的英文原名：less is more，在現(xiàn)在信息爆炸，每個(gè)人都異常忙碌的背景下，這本書反復(fù)表達(dá)了一個(gè)觀點(diǎn)，通過自我設(shè)限的方法，精簡自己的生活，無論是信息，環(huán)境，還是目標(biāo)，任務(wù)。讓自己聚焦和專注在最應(yīng)該關(guān)注的事情上，減少壓力，實(shí)現(xiàn)更高效的生活。
Taka 也在努力做到這樣一個(gè)「簡單生活」的狀態(tài)。
▍《小強(qiáng)升職記》鄒鑫
這本其實(shí)相當(dāng)于是對于時(shí)間管理工具 GTD 的中文漢化落地版，對于具體的時(shí)間管理入門是很好的介紹，里面也提供了大量的實(shí)踐方法和技巧。不過有些步驟會(huì)顯得比較復(fù)雜，可以了解一下，再結(jié)合今天 Taka 提供的原則靈活應(yīng)用。
現(xiàn)在大家應(yīng)該清楚一些關(guān)于怎么管理自己生活和時(shí)間的方法了吧，不過還是會(huì)有人面對一些問題，比如「我知道要事第一，我也想去完成，但是就是不愿意去做，沒辦法集中注意力，總是不斷地分心和被打斷」。
所以下期，Taka 就來說說「如何保持長時(shí)間的注意力」，提高現(xiàn)在大家可能越來越缺乏的專注能力。
end.
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