規(guī)劃不善可以定義為缺乏完成任務(wù)所需的有組織的、及時(shí)的方法。在項(xiàng)目管理中，規(guī)劃不善表現(xiàn)為不能定義整個(gè)代辦工作的范圍和完成工作所需的任務(wù)。
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規(guī)劃不善在項(xiàng)目管理中太常見了，它一般出現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施或交付階段。
規(guī)劃不善有多個(gè)原因，包括：
①對(duì)如何合理地規(guī)劃項(xiàng)目缺乏知識(shí)；
②對(duì)如何制定工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目計(jì)劃基準(zhǔn)缺乏認(rèn)識(shí)；
③對(duì)待辦工作缺乏經(jīng)驗(yàn)和理解；
④項(xiàng)目規(guī)劃中的資源和技能錯(cuò)誤；
⑤不能擬訂工作質(zhì)量說明書。
規(guī)劃不善通常要等項(xiàng)目實(shí)施或交付階段才能被識(shí)別出來。遺憾的是，這個(gè)錯(cuò)誤在這兩個(gè)階段才被識(shí)別出來是要付出昂貴的代價(jià)的。此時(shí)，工作不得不停止并返工，重新進(jìn)行恰當(dāng)?shù)囊?guī)劃。對(duì)工作的任何拖延和停止都會(huì)轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目中損失的成本。
在某些情況下，即使變更單發(fā)生變化，要求添加另外的性能，項(xiàng)目仍然可以繼續(xù)進(jìn)行。但是，這同樣會(huì)增加項(xiàng)目成本，這些成本超出了最初對(duì)完成項(xiàng)目所做的預(yù)算。在項(xiàng)目初期發(fā)生變更成本不會(huì)增加太多，但隨著項(xiàng)目接近尾聲，這個(gè)成本會(huì)有很大的增加。
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我曾參與的一個(gè)規(guī)劃不善的案例發(fā)生了在一個(gè)大型的外包項(xiàng)目中，此項(xiàng)目在沒有具體規(guī)劃的情況下和客戶談判并簽訂了合同。沒有制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，服務(wù)供應(yīng)商僅僅草擬了一份5頁紙的工作說明書：其中4頁是個(gè)人簡(jiǎn)歷，只有1頁用來描述待辦的工作。你可以猜到，這頁的工作說明也不是建立在詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的，它僅僅是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層做的工作描述，因?yàn)榉?wù)供應(yīng)商自認(rèn)為它可以交付項(xiàng)目成果。
脫離了詳細(xì)的規(guī)劃分析，服務(wù)供應(yīng)商就不能履行對(duì)客戶的承諾，也不能交付項(xiàng)目成果。另外，如果服務(wù)供應(yīng)商不能按時(shí)交付項(xiàng)目成果的話，將繳納一定的罰金。因?yàn)槿狈?xiàng)目規(guī)劃，服務(wù)供應(yīng)商沒能向客戶提供滿意的服務(wù)，而且給自己帶來了每月大約5萬美元的罰金。毫無意外，客戶對(duì)已完成的工作也不滿意。幸運(yùn)的是，客戶愿意重新就合同進(jìn)行談判，允許服務(wù)供應(yīng)商制定一個(gè)詳細(xì)的規(guī)劃，此規(guī)劃要將待辦工作的所有范圍考慮進(jìn)去，而這點(diǎn)最初被忽略了。
項(xiàng)目重新啟動(dòng)，服務(wù)供應(yīng)商滿足了有關(guān)項(xiàng)目的服務(wù)水平協(xié)議，最終將項(xiàng)目成果成功地交付給了客戶。這個(gè)項(xiàng)目最終成為這個(gè)服務(wù)供應(yīng)商非常贏利的項(xiàng)目。后來投入的規(guī)劃努力將本要失敗的項(xiàng)目扭轉(zhuǎn)為成功的項(xiàng)目。
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識(shí)別規(guī)劃不善這個(gè)錯(cuò)誤的最好方式之一是查看變更的數(shù)量。
變更單的數(shù)量清楚地暗示了項(xiàng)目的整個(gè)范圍是否有清楚的界定，交付項(xiàng)目所需完成的任務(wù)是否有恰當(dāng)?shù)闹笜?biāo)。
監(jiān)測(cè)規(guī)劃不善的方法之一是讓負(fù)責(zé)項(xiàng)目交付的團(tuán)隊(duì)成員和客戶參與到工作分解結(jié)構(gòu)、規(guī)劃及工作說明書制定中來。
在這個(gè)過程中國(guó)和客戶及終端用戶一起合作會(huì)減小規(guī)劃不善發(fā)生的概率。當(dāng)制定的工作說明書不能滿足客戶需求時(shí)，這就清楚地暗示了項(xiàng)目規(guī)劃得不夠充分。
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處理規(guī)劃不善的技巧
①確保投入足夠的實(shí)際和資金來進(jìn)行適合的項(xiàng)目規(guī)劃
②在規(guī)劃過程中包含正確的資源和技能組合
③針對(duì)如何合理地規(guī)劃項(xiàng)目和擬訂工作說明書對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行培訓(xùn)
④在項(xiàng)目規(guī)劃階段，把客戶和終端用戶當(dāng)成團(tuán)隊(duì)的一部分
⑤有足夠的知識(shí)和能力去徹底理解待計(jì)劃和待交付的任務(wù)。
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