在了解了一些周邊知識，并且看過項目采購管理全部過程的簡介之后，我們進入到每一個過程的詳細學習中。其實采購相關(guān)的知識過程并不復雜，但一些工具與技術(shù)都涉及不少周邊知識，特別是合同管理這一塊，我們將在后面專門講述合同管理的內(nèi)容。相關(guān)的法律法規(guī)除了上節(jié)課的簡單了解之外，也會在之后有詳細的匯總。
規(guī)劃采購過程識別哪些項目需求最好或必須通過從項目組織外部外購產(chǎn)品、服務或成果來實現(xiàn)，或哪些項目需求可由項目團隊自行完成。在規(guī)劃采購過程中，要決定是否需要取得外部支持。如果需要，則還要決定采購什么、如何采購、采購多少，以及何時采購。如果項目需要從執(zhí)行組織外采購所需的產(chǎn)品、服務和成果，則每次采購都要經(jīng)歷從規(guī)劃采購到結(jié)束采購的各個過程。
項目進度計劃會對規(guī)劃采購過程中的采購策略制定產(chǎn)生重要影響。在編制采購管理計劃過程中所作出的決定也會影響項目進度計劃。應該把采購管理計劃編制工作與制定進度計劃、估算活動資源和自制或外購決策等整合起來。
在規(guī)劃采購過程中，要考慮每個自制或外購決策所涉及的風險，也要審查為減輕風險（有時向賣方轉(zhuǎn)移風險）而擬使用的合同類型。
上面來回說了幾篇自制外購決策什么的，其實它就是規(guī)劃采購的一個工具與技術(shù)。除了工具與技術(shù)外，規(guī)劃采購的輸出也是非常值得我們關(guān)注的，接下來我們就先看一下工具與技術(shù)，再看看輸出的內(nèi)容。
自制與外購分析：確定我們需要的產(chǎn)品、服務或成果，或者是某些工具，到底是我們自己開發(fā)實現(xiàn)，還是通過采購的方式從外部獲得。在做自制與外購分析時，要綜合考慮所有成本，包括直接與間接的各種成本。除了成本之外，還可以看需要的內(nèi)容是否符合企業(yè)或項目戰(zhàn)略，符合戰(zhàn)略的應該自制，不符合戰(zhàn)略的則外包。
市場調(diào)研：主要包括考察行業(yè)情況和潛在供應商。項目的采購團隊可以綜合考慮從網(wǎng)絡上的在線評論、展銷會等各種渠道得到的信息，來了解市場情況。同時可能也需要考慮有能力提供所需材料或服務的潛在供應商的范圍，權(quán)衡與之有關(guān)的風險，并優(yōu)化具體的采購目標，盡可能利用成熟的技術(shù)。
合同類型的選擇：其實合同類型應該是規(guī)劃采購的輸入，屬于組織過程資產(chǎn)的一部分。但是在規(guī)劃的時候我們就應該確定好合同類型的選擇，所以在這里也可以將它視為規(guī)劃采購的一個工具與技術(shù)。根據(jù)合同的內(nèi)容合同包括：總承包合同、單項承包合同、分包合同這幾種。而根據(jù)價格分可以分為總價合同（固定總價、總價加激勵費用、總價加經(jīng)濟價格調(diào)整）、成本補償合同（成本加固定費用、成本加激勵費用、成本加獎勵費用）、工料合同。關(guān)于合同的內(nèi)容我們將在下一課詳細說明，是非常重點的內(nèi)容。
采購管理計劃描述的是從形成采購文件到合同收尾的全部的采購過程計劃。主要解釋采購什么、采購的時機、采購的方式、采購的數(shù)量、采購成本的制約因素等。具體來說包括：
采用的合同類型
是否采用獨立估算作為評估標準，由誰來準備獨立估算，何時進行獨立估算
如果項目的執(zhí)行組織設有采購、合同或者發(fā)包部門，項目管理團隊本身能采取哪些行動
標準的采購文件（如果需要的話）
管理多個供應商
協(xié)調(diào)采購與項目的其他方面，例如確定進度與績效報告
能對計劃的采購造成影響的任何約束和假定
處理從賣方購買產(chǎn)品所需要的提前訂貨期，并與他們一起協(xié)調(diào)項目進度制定過程
進行“自制/外購”決策，并與活動資源估算過程、制定進度計劃過程聯(lián)系起來
確定合同中規(guī)定的每個可交付成果的日期安排，并與進度制定過程和進度控制過程相協(xié)調(diào)
確定履約保證金或者保險合同，以減輕項目的風險
為賣方提供指導，以幫助其制定與維護WBS
確定用于采購或合同工作說明書的形式和格式
確定通過資格預審的賣方
管理合同和評估賣方的衡量指標
采購工作說明書（SOW），是一份對于所購買的產(chǎn)品、成果或服務的詳細說明。一般采購工作說明書都來自 項目范圍基準 。它一般會包括任何所需的間接服務。例如，對于所采購項目提供的績效報表或項目后期的運作支持。它的所有說明必須清晰、完整、簡潔明了，以便潛在賣方確定是否有能力提供此類產(chǎn)品、服務或成果。當然，具體的詳略程度與采購品的性質(zhì)、買方的需求、合同形式等有關(guān)，并沒有統(tǒng)一的標準。具體包括：前言、項目工作范圍、項目工作方法、假設條件、工作期限和工作量估計、雙方角色和責任、可交付成果、完成以及驗收標準、服務人員、聘用條件、收費和付款方式、變更管理、承諾、保密等內(nèi)容。
采購文件用來得到潛在賣方的報價建議書，一般包括規(guī)定的應答格式、相關(guān)的采購工作說明書，以及所需要的合同條款等。具體的內(nèi)容包括：采購活動記錄、采購預算、招標文件、評標標準、評估報告、合同文體、驗收證明、質(zhì)疑答復等其它有關(guān)文件、資料等。在這其中，比較重要的一些其它的文件資料包括：信息邀請書（RFI）、投標邀請書（IFB）、建議邀請書（RFP）、報價邀請書（RFQ）、投標通知、談判通知、談判邀請書、承建單位初始應答邀請書等。在這一堆文件中，前面那四個邀請書和它們的英文簡稱是需要大家記住的哦。
在這里，我們也通過采購過程總結(jié)一下項目管理中的一些重要文件的流轉(zhuǎn)過程，下面這張圖大家可以了解一下。
實施采購就是獲取賣方應答、選擇賣方、授予合同，達成協(xié)議，使內(nèi)、外干系人的期望一致的過程。其實說白了，它就是如果決定要采購的話，招投標的過程。為什么這么說呢？因為它的輸出就是選中的賣方和合同這兩項。選中的賣方不用多說了，就是按照供方選擇標準，對各個賣方的建議書或投標書進行評價之后，選出的最合適的一個或多個賣方。選好了就是按我們之前規(guī)劃過程中的合同類型來簽訂合同或協(xié)議了。這個合同或協(xié)議只要簽訂了，那么它的內(nèi)容只要不是違法的，雙方必須履行合同中約定的權(quán)利和義務。一般合同或協(xié)議中會包括：采購工作說明書或主要的可交付成果；定價和支付條款；檢查、質(zhì)量和驗收標準；終止條款和替代爭議解決方法等。
對于實施采購來說，重點也是在工具與技術(shù)上：
投標人會議：也稱為發(fā)包會、承包商會議、供應商會議、投標前會議或競標會議。它是用來確保所有潛在供應商對采購目的（如技術(shù)要求和合同要求等）有一個清晰、共同的理解。對供應商問題的答復可能作為修訂條款包含到采購文件中。在投標人會議上，所有潛在供應商都應得到同等對待，以保證一個好的招標結(jié)果。
分析審查：通過審查供應商以往的表現(xiàn)，項目團隊可以發(fā)現(xiàn)風險較多、需要密切監(jiān)督的領(lǐng)域，以確保項目的成功。
建議書評價技術(shù)：對于復雜的采購，如果要基于賣方對既定加權(quán)標準的響應情況來選擇賣方，則應該根據(jù)買方的采購政策，按正式的建議書評審流程對各個潛在賣方的建議書進行評價，建議書評價委員會將做出他們的選擇，在授予合同之前，還要報管理層批準。
獨立估算：采購組織能夠進行獨立的估算以檢查賣方建議書中的報價。如果報價與估算成本有很大差異，則可能表明合同工作說明書不適當、或者潛在賣方誤解或者沒能完全理解和答復工作說明書、或者市場已經(jīng)發(fā)生了變化。
剩下的還有廣告（發(fā)布招標信息）、搜索（查找潛在供應商）、采購談判（簽訂合同前的最后確認談判）等工具，大家可以參考教材中的內(nèi)容說明。
控制采購是管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實施變更和采取措施的過程。它要確保買方可以按合同條款去執(zhí)行，并保證產(chǎn)品及服務質(zhì)量的控制。
買方和賣方都出于相似的目的而管理采購合同。有多個供應商的較大項目，合同管理的一個重要方面就是管理各個供應商之間的界限。由于組織結(jié)構(gòu)的不同，許多組織有把合同管理與項目組織相分離的一種管理職能。雖然采購管理員可以是項目團隊成員，但他通常向另一個部門的經(jīng)理報告。
在控制采購過程中，應該根據(jù)合同來審查和記錄賣方當前的績效或截至目前的績效水平，并在必要時采取糾正措施。可以通過績效審查，考查賣方在未來項目中實施類似工作的能力。在需要確認賣方未履行合同義務，并且買方認為應該采取糾正措施時，也應進行類似的審查。
控制采購還包括根據(jù)合同終止條款來管理合同工作的提前終止（因成本或違約）。在合同收尾前，經(jīng)雙方共同協(xié)商，可以隨時根據(jù)合同的變更控制條款對合同進行修改。這種修改并不總是同樣有利于買賣雙方。
綜上所述，在控制采購中，合同管理、違約處理是非常重要的內(nèi)容。這些其實也就構(gòu)成了控制采購的工具技術(shù)，它們主要包括：合同變更控制流程、采購績效審查、檢查與審計、績效報告、支付系統(tǒng)、索賠管理、記錄管理系統(tǒng)等。其中，合同相關(guān)內(nèi)容和索賠管理相關(guān)的內(nèi)容我們將在下次課中進行詳細的講解。
最后，控制采購過程輸出的其實就是工作績效的信息，以及可能出現(xiàn)的變更請求了。
結(jié)束采購是完結(jié)本次采購的過程，把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來參考。這是什么？很明顯就是在更新組織過程資產(chǎn)了。其實他主要就是一些行政工作需要處理，比如索賠資料整理、更新記錄、信息的存檔，以及一些未決爭議（訴訟、合同結(jié)束程度等等）。
在結(jié)束采購過程中的工具與技術(shù)主要是下面這三個：
采購審計：采購審計是指對從規(guī)劃采購過程到管理采購過程的所有采購過程進行結(jié)構(gòu)化審查，其目的是找出可在本項目其他采購合同或執(zhí)行組織內(nèi)其他項目借鑒的成功經(jīng)驗與失敗教訓。
采購談判（協(xié)商解決）：在每個采購關(guān)系中，通過談判公正地解決全部未決事項、索賠和爭議。如果通過直接談判無法解決，則可以嘗試替代爭議解決（ADR）方法。
記錄管理系統(tǒng)：項目經(jīng)理采用記錄管理系統(tǒng)來管理合同、采購文件和相關(guān)記錄。它包含一套特定的流程、相關(guān)的控制功能以及作為項目管理信息系統(tǒng)一部分的自動化工具。該系統(tǒng)中包含可檢查的合同文件的往來函件檔案。
在今天學習的內(nèi)容中，我們其實主要關(guān)心的是這幾個采購過程的工具與技術(shù)，能夠了解清楚它們的概念定義就可以了。然后就是規(guī)劃采購管理過程中輸出的采購管理計劃、采購工作說明書以及采購文件這三個文件的相關(guān)內(nèi)容。不過，今天的內(nèi)容都不是特別重要的內(nèi)容，因為在采購過程中，最重要的內(nèi)容其實是合同相關(guān)的內(nèi)容。我們將在下次課中再詳細全面地來學習。
參考資料：
《信息系統(tǒng)項目管理師教程》
《某機構(gòu)培訓資料》
《項目管理知識體系指南 PMBOK》第六版
