這個話題起源是一個來找我做咨詢的同學(xué)小M。
她的苦惱是工作多到爆炸，天天加班，感覺自己永遠被同事和領(lǐng)導(dǎo)催促著往前走。
但即使是這樣，工作還是經(jīng)常出現(xiàn)紕漏。
有一天他的領(lǐng)導(dǎo)問她，小M，之前的這個項目復(fù)盤會議你安排了嗎？
當(dāng)時她是懵的，因為她已經(jīng)忙到把這件重要的事情給忘記了！
她跟我述說的時候，非常的沮喪。
為什么感覺自己那么忙那么努力，但是同事和領(lǐng)導(dǎo)卻沒有給很高的評價呢？
我讓她梳理了一下她接下來幾天要做的事情，她畫了一張思維導(dǎo)圖。
上面密密麻麻是各種各樣的事情，單單“其他項”，就占半頁的篇幅。
我看完坦言告訴她：我只看到你很忙，我沒有看到你做的事情有多重要。
事情多而且忙，這是一個問題?？蛇@個問題背后是有什么原因造成的呢?
要做的事情無窮無盡，而我們的精力每天是固定的。以有限的精力去做無限的事情，就是我們的問題。
這個問題可以用一個詞來解釋，就是“稀缺”。
精力稀缺，時間稀缺，認知稀缺，金錢稀缺。
我們的人生就是伴隨著“稀缺”這個詞的。
有了稀缺，才有了問題。
我們當(dāng)然希望在工作中，有無窮多的時間，有無窮多的人可以尋求幫助。
可是，這不可能，稀缺是永遠存在的。
有了稀缺，才會有選擇。
在工作中來者不拒的人，不可能做好自己的工作。
覺得生命什么都重要的人，往往意味著什么都不重要。
所以面對一堆的工作，你怎么選擇，決定了你的工作成就。
怎么選擇，就要看你怎么分辨的能力了。
如何分辨工作中什么是重要的，什么是不重要的呢？
我給小M說了一個最簡單的方法：對工作進行分類：把工作分成：項目和日常。
日常是指每天或者固定周期都要做的事情，比如小M每天都要負責(zé)社群微信群內(nèi)的信息整理，每周要出周報··· ···
項目指的是有一定周期，有起止時間的事情。比如小M負責(zé)了一個課程項目，涉及課程的研發(fā)，物料的準備··· ···
我讓小M用項目和日常兩個分類重新梳理了一下自己的工作。
項目里面在分解成了具體的節(jié)點：從項目開始，到項目結(jié)束復(fù)盤，有哪些重要的事情要做；
日常分成了哪幾項：運營，匯報，工作日志，數(shù)據(jù)整理，公眾號文章的撰寫；
我指著她其中一項任務(wù)問她：跟設(shè)計師溝通物料設(shè)計，是項目還是日常？
她開始有點自信了，告訴我說，這是項目中的一個事情，不屬于日常。
分清了項目和日常是第一步。
第二步，就是如何處理這兩個分類的事情了。
我們先來看日常。
日常是周期性經(jīng)常要做的事情，這部分如何讓自己更快更高效率呢？
我問小M, 微信群的數(shù)據(jù)整理是你每天都要做的，那你有沒有整理出步驟和工具？
步驟和工具？都在我腦子里呢。
我給她的建議是：整理出來，變成可視化的東西，比如文檔，比如流程圖。
原因有2個:
只有畫出了步驟，你才可能知道哪些環(huán)節(jié)是可以優(yōu)化的。
有了操作流程和工具，你委派給別人做的時候，就會變得非常方便
什么叫工作效率，就是把重復(fù)性的日常，優(yōu)化流程，采用效率工具。
我舉一個我自己的例子：
我剛畢業(yè)的時候，發(fā)現(xiàn)我的師父是兩臺顯示器，而我只有一臺。剛開始我以為是公司偏心眼，但是后來我才知道，大家都是一臺，只不過我?guī)煾缸约涸儋I了一臺。
他告訴我說，加一臺顯示器，工作的的時候雙屏可以極大提高他的工作效率。
這個小小的啟發(fā)一直影響我到現(xiàn)在。只要能提高工作效率的，都值得花錢。
因為你每天都要用，每天哪怕提高10分鐘的效率，5年下來，10年下來，也是一個驚人的效率提升。
我們已經(jīng)知道了日常的工作可以靠流程化和工具來提高效率，那項目呢？
我給小M的建議是:
把80%的時間交給項目，20%的時間留給日常。
用黃金圈來思考。
第一個建議“80%的精力放在項目上”原因是什么呢？
因為只有項目才是你的績效成果。
你很忙，但是你老板看不到你的成果。
這個成果，主要就是項目的成果，而不是日常事物的成果。
日常事物是你這個崗位必須要做的，是你的作業(yè)。
項目，是你真正讓領(lǐng)導(dǎo)“啊哈！”的地方，是你的作品。
第二個建議用黃金圈來思考。
黃金圈的作用，是讓我們永遠從為什么先開始思考。
為什么我們要做這個項目，請從領(lǐng)導(dǎo)的角度，從合作部門的角度，從客戶的角度分別取思考看看，為什么我們要做這個項目。
想不明白，就去問。
如果沒有搞清楚為什么，直接去想怎么做做什么，那就像是在船上建高樓大廈，建再高也沒用。
因為“WHY”是動機的源頭，強迫你像老板一樣思考，像客戶一樣思考。
當(dāng)你面對很多事情的時候，為什么要選擇做這個而放棄那個，就是比較兩件事情的“WHY”。
有了黃金圈，重要緊急的矩陣才能發(fā)揮作用。
最后我和小M總結(jié)了一下這種簡單的工作方式：
先按照項目和日常分類
對日常講流程可視化和尋找更高效率的工具
對于項目，采用80%精力投入，和用黃金圈思考
小M根據(jù)我的建議重新對自己的做了一輪梳理，然后按照項目和日常重新畫了一張思維導(dǎo)圖。
她告訴我：六哥，這樣一梳理，我一下子就明白接下來哪些我需要去專注做好，哪些我可以放棄，或者委托給別人了。
另外，我還有一個發(fā)現(xiàn)，如果我這樣去跟領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，他應(yīng)該非常好理解我當(dāng)前在做什么了！
我點頭稱是。
因為你把工作可視化了，讓領(lǐng)導(dǎo)理解你在做什么，這是向上溝通的最佳實踐。
