最近開新聞發(fā)布會的單位特別多，那么如何組織新聞發(fā)布會？
一、 新聞發(fā)布會概述
1、定義
新聞發(fā)布會是由發(fā)布信息的主體（政府、企業(yè)、非營利組織）選定時間、地點，有媒體記者參與的問答式會議；新聞發(fā)布會是發(fā)布主體為公布重大信息或解釋新的方針政策而邀請記者參加的會議，因此通常在記者提問前有一段主動發(fā)布新聞的時間。
2、特點
新聞發(fā)布會是常見的新聞發(fā)布形式，一般對所有相關的媒體開放，發(fā)布的內(nèi)容可以全部公開。新聞發(fā)言人在記者提問前主動發(fā)布的內(nèi)容十分重要，它為整個新聞發(fā)布會定下基調(diào)。新聞發(fā)布會要求發(fā)言人具備較高的掌控回答方向的能力，能夠使記者的提問不偏離發(fā)布會的基調(diào)。
3、適用范圍
根據(jù)新聞發(fā)布會規(guī)模較大、權(quán)威性強的特點，應在確實有重大新聞需要公開時才舉辦；否則耗時耗力，記者也不一定感興趣。只有當發(fā)布主題足夠重要、內(nèi)容足夠豐富、對記者具有足夠的吸引力時，才適合召開新聞發(fā)布會。因此在新聞發(fā)布會之前發(fā)言人要按照新聞規(guī)律對發(fā)布稿字斟句酌，并對記者可能提出的問題進行充分的預測和準備。
二、 新聞發(fā)布會的3成功要素
1、 調(diào)研輿情——媒體想知道什么？
首先要了解新聞發(fā)布會媒體及其特點，以黨報黨刊為代表的主流媒體與新興商業(yè)化媒體的關注點不同，大陸媒體，港澳臺媒體與國外媒體的興趣點也不同。由于各種媒體的政治立場、受眾構(gòu)成、辦報方針等存在很大的差別，所以來自各個媒體的記者提問也會有不同的側(cè)重點和角度。為了“猜題”的命中率高，因此新聞發(fā)言人必須了解不同媒體的特點。
一般國內(nèi)記者主要關心大陸和所在區(qū)域的問題，香港、臺灣的記者也是更多關心各自地區(qū)的問題。西方記者則關注中國的政治、社會、經(jīng)濟等各方面的情況，以及關系到他們本國利益的問題，而且他們體溫會比較尖銳。
所以，在新聞發(fā)布會前應掌握：
哪些媒體將派記者參加？
這些媒體的讀者、觀眾或聽眾是誰？
它在相關問題上做過怎樣的報道？
另外，調(diào)研近期媒體關注的熱點問題也十分必要：
搜索一下媒體最近討論較多的話題有哪些？
是否會與你將要發(fā)布的內(nèi)容聯(lián)系起來？
調(diào)研輿情的方法主要是閱讀報紙雜志、收看收聽電視廣播、瀏覽新聞網(wǎng)頁等，還可以利用網(wǎng)絡上免費的搜索引擎或者專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，通過新聞發(fā)布內(nèi)容的關鍵詞搜索相關報道。輿情調(diào)研之后應列出一張問題單，把記者曾問過的、可能要問的問題進行匯總。
2、 確定口徑——你想讓媒體知道什么？
口徑是指發(fā)布方對某個問題權(quán)威、準確、一致的回答。確定口徑包括兩方面內(nèi)容：一是根據(jù)掌握的媒體情況，針對他們關心的問題準備回答；二是必須注意的是，盡管記者會問到很多問題，但是新聞發(fā)言人不能夠被記者的問題牽著鼻子走，要在發(fā)布會前明確這次新聞發(fā)布會的主題，并且圍繞這個主題確定口徑。
確定口徑首先要準確把握本部門的情況。新聞發(fā)言人應該能夠列席本部門的重要會議，了解決策層在關鍵問題上的態(tài)度，確保各分支機構(gòu)傳來的信息無誤、及時。新聞發(fā)言人要對將要發(fā)布的信息進行收集、整理、提煉，口徑就是對新聞發(fā)布中的主要內(nèi)容的概括，它的表達應是準確、簡練和易懂的。這樣既便于新聞發(fā)言人記憶，記者也容易理解。確定口徑需要考慮到以下問題：
新聞發(fā)布會的主題以及想要傳遞的核心信息是什么？
目前已經(jīng)掌握的相關信息有哪些？還缺少哪些信息？
決策領導對新聞發(fā)布內(nèi)容的意見，尤其是對敏感問題的意見如何？
還有哪些紕漏掉的問題沒有確定口徑？
新聞發(fā)言人應把重要問題的口徑牢記在心，或者制作稱方便查找的小冊子。發(fā)言人還可以為一條敏感問題的口徑準備幾種不同的表達方式，在新聞發(fā)布會過程中用變化的語言不斷重復同一個意思，從而加深記者的印象。
3、 包裝信息——什么樣的信息會成為媒體上的新聞？
新聞發(fā)布的內(nèi)容不能一味遷就媒體也不能自說自話，應該將那些需要公眾知曉的信息加以包裝，使他們更具新聞性以獲得媒體的報道。也就是說，新聞發(fā)言人要用記者的方式傳播自己的立場。記者的方式包括：選擇新鮮的角度、戲劇性的情節(jié)、吸引人的直接引語，使用通俗的語言、直觀的圖表、必要地背景介紹等。如何讓你的資料變成明天的新聞，這還將具體闡述。
如果目前你認為自己還不具備足夠的新聞敏感，那么你至少要具備為記者提供周到服務的意識；即內(nèi)容做不到家，但形式必須做充分，這樣對記者也有很大的幫助。例如在新聞發(fā)布會現(xiàn)場布置道具：張貼突出了發(fā)布會印象；在會場使用電腦、投影儀、黑板（白板）等設備，向記者演示、屆時難懂的專業(yè)內(nèi)容等。此外還可以根據(jù)新聞發(fā)布的主題，選擇適當?shù)膱龅?，不一定總是在新聞發(fā)布廳里。
三、 新聞發(fā)布會的準備
1、 確定發(fā)布會的主題
在召開新聞發(fā)布會之前，首先要在輿情調(diào)研的基礎上確定是否有召開發(fā)布會的必要，記者會不會對發(fā)布的主題感興趣，能否完成準確詳盡的報道？否則，很有可能費盡周折也請不到所需的媒體到場，即使到場也不做報道。
新聞發(fā)言人應該挖掘發(fā)布會主題的新聞點，既要突出自己的立場也要符合記者的需求，幫助媒體設計一個“新聞鉤”，就像一個“引子”將你的信息順理成章地推銷出去。
一場新聞發(fā)布會通常僅設置一個總的主題，圍繞該主題可以提供幾條重點信息。為了使記者的報道更集中、力度更大，重點信息不能太多，最好不超過3條。
2、 確定發(fā)布人和主持人
根據(jù)發(fā)布主題確定最適合的發(fā)布人選。一般來說，發(fā)布人職位越高、名聲越響，對媒體記者的吸引力越大；但是選擇發(fā)布人的第一標準應以掌握發(fā)布內(nèi)容的程度來衡量，對發(fā)布內(nèi)容越熟悉，參與相關決策越多，其權(quán)威性越強，更容易應變記者提出的各種問題。此外，發(fā)布人最好是經(jīng)過新聞發(fā)言人培訓的人員，懂得對待記者的基本原則和回答棘手問題的技巧。發(fā)布人可由身經(jīng)百戰(zhàn)的新聞發(fā)言人自己擔當，對于專業(yè)性強的主題，也可以請相關的分管領導、專家出任。
發(fā)布會的主持人一般由新聞發(fā)言人擔任，主要負責把握發(fā)布會的節(jié)奏：宣布發(fā)布會開始和結(jié)束、說明發(fā)布會主題、介紹發(fā)布人、指定記者提問。在例行新聞發(fā)布會上，新聞發(fā)言人一般兼任發(fā)布人、主持人雙職，一個人完成一場新聞發(fā)布，一般以站姿發(fā)布。
3、 確定發(fā)布會的時間
確定發(fā)布會的時間包括兩點：一是發(fā)布會在哪一天舉行，二是在這一天的什么時候舉行。
在哪一天舉行主要是從發(fā)布會的效果考慮：這一天發(fā)布是否能與某相關熱點事件聯(lián)系起來？另外，這一天發(fā)布是否會與其他重要事件沖突，而分散了媒體的注意力？例如，世界杯足球賽期間，其他體育新聞被報道的篇幅就會減少。
在這一天什么時候舉行主要考慮媒體的截稿時間：大部分新聞機構(gòu)的截稿時間在中午以后，黃金時間的電視新聞在下午截稿，日報一般在晚上截稿。為了給記者留出充裕的事件消化發(fā)布資料，編寫新聞，發(fā)布會最好安排在上午10點，最晚也不要超過下午3點。一場發(fā)布會的時長一般控制在1小時左右。
對于重大突發(fā)事件的新聞發(fā)布會，原則是越快越好，不論在什么時間都可以立即召開發(fā)布會，向記者通報最新情況、澄清事實，以免謠言泛濫。突發(fā)事件的新聞發(fā)布可以時間很短，多次召開，一有新的情況就向記者透露，抓住他們的注意力。
4、 確定發(fā)布會的地點
確定發(fā)布會的地點主要是考慮給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件。一是交通應比較便利，能夠解決停車問題。二是會場設備齊全，如滿足拍攝需要的輔助燈光、網(wǎng)絡直播所需的網(wǎng)絡插口、擴音設備、電源插座等，盡可能照顧到各種媒體的技術(shù)需求。三是會場應相對封閉，以免外面人走動、說話干擾發(fā)布會。
特定主題的新聞發(fā)布會，可以選擇有特色的發(fā)布場所，以增強傳播效果。
5、 確定媒體名單并邀請記者
在對媒體了解，調(diào)研之后，根據(jù)試圖達到的信息傳播范圍和影響力來確定媒體的覆蓋面積和級別，考慮如何配合選擇報紙、雜志、廣播、電視、網(wǎng)絡各種媒介；另外還要考慮這個媒體是國際性的、全國性的還是地方性的。確定邀請媒體的名單，還應根據(jù)新聞發(fā)布會的主題，考慮行業(yè)類媒體的選擇，如財經(jīng)類、體育類、教育類、衛(wèi)生類、法制類等。
邀請對象一經(jīng)確定，應提前發(fā)出采訪通知。這樣可以刺激電視新聞記者事先進行背景拍攝，并讓對主題不熟悉的人有機會了解一些背景。對采訪通知和發(fā)布主題的反應可以幫助我們確定散發(fā)資料的內(nèi)容。發(fā)布會前新聞發(fā)言人應主動與記者接觸，了解他們關心的問題。
6、 準備發(fā)布會資料
發(fā)布會材料的收集整理是發(fā)布會準備工作中最重要的也是最花費精力的環(huán)節(jié)。發(fā)布會材料的準備應圍繞發(fā)布會的主題，依據(jù)確定的口徑。發(fā)布會材料包括文字資料，也可有圖像和實物資料。
準備發(fā)布會材料需經(jīng)歷5個步驟：由新聞辦公室進行輿情調(diào)研，由各相關部門提供基礎材料，由新聞發(fā)言人及其助手發(fā)布會材料，有決策領導審批發(fā)布會材料，最后再由新聞辦公室校對并印刷。
7、 發(fā)布會的會務準備
會務工作主要包括3各方面：會場設置、設備調(diào)試、現(xiàn)場分工。
(1)會場設置
會場設置主要完成背景板、展板、橫幅、宣傳畫等的設計和裝貼，主席臺及座簽的擺放，記者座位的布置，翻譯間和網(wǎng)絡直播臺的安排，簽到處和資料發(fā)放臺的擺放等。
(2)設備調(diào)試
設備調(diào)試主要是檢查話筒的聲量是否能夠到達會場的每個角落，固定電話、移動話筒及音箱之間是否會產(chǎn)生噪音，燈光的亮度是否合適，空調(diào)是否運行正常，電源插座，網(wǎng)絡接口等是否都完好，用于備份的錄音、錄像設備是否已充足電，如果使用投影儀是否可與電腦正常連接并且后排能否看清，同聲傳譯設備的信號是否清晰無干擾。
(3)現(xiàn)場分工
在發(fā)布會前就要制定好每一位工作人員在現(xiàn)場的任務，明確分工。發(fā)布會現(xiàn)場的工作人員主要包括以下幾種。
總協(xié)調(diào)員：負責整體調(diào)度、處理突發(fā)情況、迎接發(fā)言人；
記者接待員：負責簽到、發(fā)放資料；
設備調(diào)控員：負責現(xiàn)場音響、燈光等的正常運行；
會場服務員：負責安排記者座位、給記者提供茶水點心、遞送話筒。
除此之外，有的發(fā)布會還需要翻譯人員和速錄人員。
8、 進行一場模擬發(fā)布會
模擬新聞發(fā)布會可以完全按照發(fā)布會的日程進行一遍；如果時間有限，也可以更有針對性，比如重點模擬容易出錯的記者提問環(huán)節(jié)，還有與主持人的配合等。模擬新聞發(fā)布會的記者應由專業(yè)培訓機構(gòu)人員或可信賴的職業(yè)記者扮演，提出的問題越尖銳越好，這樣可以使發(fā)言人意識到在現(xiàn)場可能會出現(xiàn)的缺失。
模擬新聞發(fā)布會最好在正式的發(fā)布廳進行，不知攝像機和燈光，制造出現(xiàn)場氣氛。在模擬發(fā)布會中，新聞發(fā)言人要留意這樣一些問題：
哪幾個問題出乎我的意料？
哪些提問方式使我情緒波動了？
哪些回答我感覺不夠好？
四、 發(fā)布會材料
1、 為新聞發(fā)言人準備的資料
為新聞發(fā)言人準備的資料，即發(fā)布方資料，一般包括4種：主持人的主持詞、發(fā)布人的發(fā)布稿、答問參考、輔助材料。
2、 為記者準備的資料
發(fā)言人給記者準備的材料，即媒體方材料，常見的有7種：新聞通稿、新聞事實資料、背景材料、問答材料、專家名單、圖像動畫資料、發(fā)布會材料清單。如果邀請了外國記者，應同時準備英文材料。
