職場(chǎng)溝通
為什么同樣的報(bào)告，有的人兩分鐘就能說(shuō)清楚，有的人說(shuō)了20分鐘仍然不知所云？為什么有的人似乎天生擅長(zhǎng)溝通？
無(wú)論什么時(shí)候，比起對(duì)話內(nèi)容，更關(guān)鍵的都是思考和表達(dá)的邏輯思維能力。
要想讓對(duì)方快速理解我們表達(dá)的觀點(diǎn)，就要記住《金字塔原理》中的兩個(gè)原則：“自上而下表達(dá)，結(jié)論先行”和“自下而上的思考，總結(jié)概括”，這兩點(diǎn)分別對(duì)應(yīng)著如何說(shuō)和如何想。
1.表達(dá)的邏輯思維，自上而下
在我們表達(dá)時(shí)，要按照“自上而下表達(dá)，結(jié)論先行”的方式來(lái)，先給出結(jié)論，再把理由一層一層“自上而下”地展開(kāi)，人們要想知道結(jié)論的理由，就會(huì)往下聽(tīng)、往下看，這是向受眾傳遞思想的最快途徑。
舉個(gè)例子，這個(gè)可以看出使用“自上而下表達(dá)，結(jié)論先行”這一原則前后，在溝通表達(dá)效果上的差異。
例如：董事長(zhǎng)秘書給運(yùn)營(yíng)總監(jiān)發(fā)微信，說(shuō)公司王董事長(zhǎng)、黃副董事長(zhǎng)不能參加下午3點(diǎn)的會(huì)議，陳副董事長(zhǎng)出差要明晚才能回來(lái)，明天會(huì)議室已被預(yù)訂，但星期四還沒(méi)人預(yù)訂，會(huì)議時(shí)間定在星期四上午11點(diǎn)似乎比較合適，您看這樣行嗎？
假如你是案例中的運(yùn)營(yíng)總監(jiān)，你認(rèn)為秘書的匯報(bào)方式可以改進(jìn)嗎？
若按照“自上而下表達(dá)，結(jié)論先行”的原則進(jìn)行措辭修改，就應(yīng)該是這樣的：
我們可以將今天的會(huì)議改在星期四上午11點(diǎn)開(kāi)嗎？因?yàn)閷?duì)王董事長(zhǎng)、黃副董事長(zhǎng)更方便，陳副董事長(zhǎng)也能參加，而且這天會(huì)議室未被預(yù)定。
從以上例子可以看出，修改后的表達(dá)只有一個(gè)中心思想，并在開(kāi)頭提出，也就是結(jié)論先行。第二句再闡述具體理由，也就是支撐修改日期這一結(jié)論的、屬于同一邏輯范疇的理由。顯然是更改后的回復(fù)更清晰明了，因?yàn)閷?duì)受眾而言，最容易理解的表達(dá)順序，往往是先理解主要思想，后理解為主要思想提供依據(jù)的思想。
人，通常是沒(méi)有耐心的，對(duì)未知也是恐懼的。如果我們不在第一時(shí)間給出結(jié)論，對(duì)方很可能會(huì)在接收信息時(shí)，根據(jù)局部信息，在大腦中提前形成與你不一致的結(jié)論，造成誤解。結(jié)論先行的例子，我們隨處可見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)的講話、媒體的標(biāo)題、行業(yè)的報(bào)告，所有這些一定是按照結(jié)論先行的。
了解“自上而下表達(dá)，結(jié)論先行”是表達(dá)的邏輯是首要的，那么我們?cè)诒磉_(dá)一件事情之前，腦海中必定要對(duì)這件事進(jìn)行思考。有邏輯的思考應(yīng)該遵守“自下而上思考，總結(jié)概括”的原則。
邏輯表達(dá)
2. 思考的邏輯思維，自下而上
我們思考一件事情時(shí)，總是從最底部的層次開(kāi)始搭建思維框架。將最底層事物按某種邏輯關(guān)系組織成一個(gè)概括性的句子，然后將多個(gè)概括性的句子，組成思維抽象程度更高一層次的思想。不斷對(duì)思想進(jìn)行總結(jié)概括，直到?jīng)]有可與之關(guān)聯(lián)的思想可以繼續(xù)概括，最終得出的思想就是我們前面所講的“結(jié)論先行”中的結(jié)論。
例如你和新交的女朋友討論晚上是自己做飯還是出去吃的問(wèn)題，女朋友說(shuō)她想嘗嘗你的手藝，而你一聽(tīng)，首先想到以下幾個(gè)問(wèn)題，第一，你不會(huì)做飯，以前說(shuō)會(huì)做是吹牛，因?yàn)楦改感奶勰?，從小到大不讓你做飯，上班之后忙沒(méi)時(shí)間學(xué)做飯；第二，你太懶，懶得買菜，也懶得刷碗。因?yàn)檫@兩點(diǎn)原因，你快速總結(jié)出回家做飯不可取這個(gè)結(jié)論，于是你試圖說(shuō)服她出去吃，這是“自下而上思考，總結(jié)概括”的簡(jiǎn)單例子。
然而所有底層思想之間并不是隨意羅列的，而是遵循一定的關(guān)系，不同思想之間存在三種關(guān)系：
1）任何一個(gè)層次的思想必須是對(duì)其下一層次思想的歸納總結(jié)，比如，你現(xiàn)在不會(huì)做飯，是父母心疼你，從小到大不讓你做飯和上班之后忙沒(méi)時(shí)間學(xué)做飯的總結(jié)；而你不同意帶女朋友回家做飯，則是你不會(huì)做飯和你太懶的總結(jié)。
2）每組中的思想必須屬于同一邏輯，比如讓你羅列方位，你說(shuō)東南西北左右，就是錯(cuò)誤，因?yàn)樽笥也辉诜轿坏倪壿嫹懂爟?nèi)。
3）每組中的思想必須按照某種邏輯順序進(jìn)行組織，比如重要性順序，時(shí)間順序，結(jié)構(gòu)順序，演繹順序。
重要性順序、時(shí)間順序、結(jié)構(gòu)順序大家都好理解，我來(lái)重點(diǎn)解釋一下演繹順序。
所謂演繹順序，舉個(gè)例子，所有人都會(huì)死，而蘇格拉底是一個(gè)人，因此蘇格拉底會(huì)死，這就是演繹順序。它包含了大前提、小前提、結(jié)論三個(gè)組成部分：所有人都會(huì)死是大前提；蘇格拉底是一個(gè)人，是小前提；結(jié)論是蘇格拉底會(huì)死。
當(dāng)然，我們?cè)诮M織思想時(shí)，除了要讓思想之間保持一定的邏輯順序，還要遵循MECE 法則。MECE包含兩個(gè)含義：第一，各部分之間相互獨(dú)立，沒(méi)有重疊，有排他性；第二，所有部分完全窮盡，沒(méi)有遺漏?？梢园袽ECE原則比做拼圖，如果要做到MECE，那就要求不重復(fù)，也就是每塊拼圖都不重迭；不遺漏，就是整個(gè)拼圖沒(méi)有遺漏的部分，否則就不能構(gòu)成一副完整的圖像。
很多時(shí)候，我們?cè)诮M織思想時(shí)沒(méi)做到 MECE，就會(huì)出現(xiàn)邏輯不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，比如方位，你必須說(shuō)東南西北才叫 MECE；讓你說(shuō)中國(guó)的版圖，你說(shuō)中國(guó)包括華北、華南、華中、東北、西北、西南、華東，這才叫 MECE，少一個(gè)都不行。
邏輯嚴(yán)謹(jǐn)
上面講了每組思想要按照四個(gè)邏輯順序和MECE原則進(jìn)行組織，現(xiàn)在給大家舉個(gè)例子，看看它們的應(yīng)用：
比如，在設(shè)計(jì)電信計(jì)費(fèi)系統(tǒng)時(shí)工作人員列出了以下需求點(diǎn)：
以上的順序表明，滿足客戶的需求比符合國(guó)家法律法規(guī)更重要，但是這樣的設(shè)計(jì)思路顯然不合理，因?yàn)樗鼪](méi)有遵循重要性順序。
當(dāng)然，除了考慮順序有無(wú)錯(cuò)誤，根據(jù)MECE原則你還要思考，除這三個(gè)要求外，還有沒(méi)有遺漏的地方，比如行業(yè)要求、地方性要求等，要做到不重疊且無(wú)遺漏，這才是我們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中應(yīng)有的嚴(yán)謹(jǐn)性。
在溝通交流中“自上而下的表達(dá)，結(jié)論先行”。這是受眾想要的口味：先聽(tīng)重點(diǎn)和結(jié)論，再聽(tīng)原因和解釋。想要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就要做到“自下而上的思考，總結(jié)概括”。
不論是生活和工作上的溝通，還是解決復(fù)雜問(wèn)題，這兩個(gè)原則幾乎百試百靈，立竿見(jiàn)影，可以給我們帶來(lái)巨大的幫助。趕緊用起來(lái)吧！
作者：曉曉寫作訓(xùn)練營(yíng)第15期學(xué)員。
編輯：曉曉，知識(shí)變現(xiàn)顧問(wèn)，曉曉寫作訓(xùn)練營(yíng)創(chuàng)始人，已幫助學(xué)員拿到40萬(wàn)+稿費(fèi)，幫助1000+學(xué)員實(shí)現(xiàn)內(nèi)容變現(xiàn)，百萬(wàn)爆款課講師，頭部平臺(tái)簽約作者。
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