上次復(fù)習(xí)和鞏固了時間管理矩陣，今天來介紹：德魯克時間管理四步法。
我默認(rèn)認(rèn)為你知道德魯克。他的大名叫做Peter Drucker，人稱“大師中的大師”。這里我就不詳細(xì)介紹了，如果你不太了解，不妨搜索一下。
德魯克1966年出版了《卓有成效的管理者》，暢銷至今。他認(rèn)為，人人都是管理者，管理者獲得良好成效的第一關(guān)鍵，便是管理好自己的時間。
德魯克警告說：時間是最稀缺的資源，如果不能搞好時間管理，就做不成任何事情。希望你記住這句話。
不幸的是，時?今?，?論是CEO、?級主管、中層經(jīng)理或普通人員，依舊深陷于時間管理的困境?。
在《卓有成效的管理者》中，德魯克提出了時間管理四步法。
第一步：詳細(xì)記錄時間運?情形
德魯克請?位?覺良好的董事長，說明??的時間?配情形。董事長萬分確信自己的時間井然有序，一分為三分別?在?級主管、重要客戶和社區(qū)活動。
但根據(jù)秘書連續(xù)6周的紀(jì)錄，董事長?乎沒有從事上述活動，?部分時間都是擔(dān)任調(diào)度者的??，追蹤熟識客戶的訂單，然后不斷打電話到??，要求??處理訂單。
這就是?我感知和實際情形的落差。
因此，德魯克建議時間管理的第?步，就是記錄??真實的時間運?情形。
如果你是經(jīng)理人，并不?定要親?記錄，最好是交由秘書或助理完成，但重點是要切實記錄下來，?且要當(dāng)場記下，而不是事后憑記憶。?少每年有兩次、每次持續(xù)3～4周進(jìn)?時間記錄。
?旦形諸?字，你就會驚訝地發(fā)現(xiàn)：??把時間?在許多枝微末節(jié)的事情上。
因此，唯有通過切實記錄，并且反復(fù)地省思??的時間?配情形，才有可能重新思索和安排??的?程。
第二步：系統(tǒng)化管理時間
德魯克指出，必須從記錄中找出??產(chǎn)?、浪費時間的活動，并且盡可能避免。
你可以通過自問來找到解決方案：
“如果根本不做這些事情，會怎么樣？”
如果答案是“不會怎么樣”，那就應(yīng)該停?浪費時間在不會有任何成果的事情上。
德魯克發(fā)現(xiàn)，有些?之所以很忙，是因為他們從不錯過任何事。例如，?位CEO每年只有新年和春節(jié)在家吃晚飯，每天都在外面應(yīng)酬。但其實，很多晚宴根本只是禮貌性邀約，他的參加反?徒增對?困擾。
“在時間紀(jì)錄上的所有活動中，哪?項是可交由其他?完成，?且就算沒能做得更好，也可以做得?樣好的？”
這就是管理學(xué)上授權(quán)的概念。授權(quán)并非把??的份內(nèi)事推給他?，?是如果事情可以交由他?輕易完成，就應(yīng)該交付出去。你應(yīng)該把省下來的珍貴時間，拿去做更重要的事情。
“在我所做的事情當(dāng)中，有哪些事浪費了你的時間，但對于你的效能卻是毫?貢獻(xiàn)的？”
你不僅要排除浪費??時間的活動，也要避免別?的時間。
德魯克認(rèn)為，這種現(xiàn)象沒有明顯癥狀，但可以通過提出上述問題來發(fā)現(xiàn)，?且要不怕聽到真話。
最常見的是開會。高層經(jīng)理明知開會很浪費時間，卻還是要求所有下屬與會，?參會者為了“表態(tài)”，不得不提問和發(fā)言，使會議變得陣容龐??冗長。
第三步：找出完整的時間區(qū)塊
?論是記錄和分析時間，還是排除浪費時間的因素，都是為了騰出時間從事更重要、對組織或個?更有貢獻(xiàn)
的?作。然?，?論多么“??闊斧”，你所剩的時間還是不會太多。
德魯克認(rèn)為，真正可以?由?配、?且可?來從事重要事務(wù)的時間，很少占到?作時間的四分之?。
因此，你需要找出?段完整的時間，專?地完成重要的事。
例如：
選擇?周在家?作?天；
?周內(nèi)安排半天，專門處理重要事務(wù)；
早起，每天上班前安排90分鐘在家?作，之后再準(zhǔn)時上班。
德魯克指出，卓有成效的管理者永遠(yuǎn)都會控制??的時間，不但會連續(xù)記錄?志、定期分析，還會為重要活動設(shè)定完成最后期限，以了解時間是否在掌控范圍內(nèi)。
第四步：要事優(yōu)先，?次只做?件事
德魯克認(rèn)為，獲得良好效能的秘訣，便是“專注”。換?之，重要的事情擺第?，?且?次只做?件事。
?次只做?件事，意味著迅速完成任務(wù)；?越能夠集中時間、??和資源，實際完成的任務(wù)就越多、越多元。
找出優(yōu)先完成的重要事項，其實很容易，許多人之所以?法專注，困難在于找出哪些是次要的事，亦即決定什么事不做。到了執(zhí)?的階段，決定事情該做與否，需要的不是分析，?是勇?，?這種專?致?和決?，就是領(lǐng)導(dǎo)?的展現(xiàn)。
附：德魯克KASH時間管理公式
Knowledge 知識
你自以為能夠善用時間，但實際上你的時間都被分割得很瑣碎。你常常低估完成工作所需的時間，并且未能做到要事第一。因此，你首要任務(wù)是管理好時間。
Attitude 態(tài)度
時間是珍貴的稀缺資源，蹉跎了時間，就什么事都做不好。而時間管理，是一項可以學(xué)習(xí)的技能。
Skill 技能
1. 記錄實際的時間運用情形，分析自己把時間用到哪里去；
2. 排除因為組織或制度設(shè)計不善所導(dǎo)致的時間浪費；
3. 安排完整的時間區(qū)塊，從事真正重要的工作；
4. 重要的事排第一位，一次只做一件事。
Habit 習(xí)慣
定期記錄和分析自己的時間運用和工作計劃，時常檢查回顧，排除不重要的事情，并且排定任務(wù)優(yōu)先級。
