它以11種語言在全球發(fā)行超過500多萬冊,被奉為項目管理“紅寶書”;
它的每一次改版、更新,都在全球?qū)嵺`、反饋、建議的基礎(chǔ)上完成;
它跨越地域、語言、種族,成為國際通用的項目管理普適標(biāo)準(zhǔn);
它就是(美國)項目管理協(xié)會(PMI)推出的《項目管理知識體系指南(PMBOK?指南)》。
2017年9月6日,《PMBOK?指南》第六版在萬眾期待中問世,《敏捷實踐指南》配套發(fā)布。
時隔四年發(fā)布的第六版有哪些變化?對項目管理界有何影響?在工作中如何運用?
本期《項目管理評論》特邀數(shù)位《PMBOK?指南》第六版翻譯審校委員及有關(guān)專家,多角度、多面向、多視域地解讀第六版的新特色。
岳飛說:“陣而后戰(zhàn),兵法之常。運用之妙,存乎一心?!北ㄉ?,先要布好陣, 然后再出兵,但是如何使陣法發(fā)揮其作用,就需要指揮官根據(jù)現(xiàn)場情況靈活運用了。管理無對錯,需要因勢而變。項目管理因項目本身的獨特性和不確定性,就更要求項目管理的技術(shù)和方法要與時俱進。在這方面,(美國)項目管理協(xié)會(PMI)的《PMBOK?指南》就以其開放性和專業(yè)性獲得企業(yè)和項目管理從業(yè)者的接受和認可。
作為專業(yè)的項目管理培訓(xùn)師,我在2016年3月開始有幸審閱了《PMBOK?指南》第六版的征求意見稿,并對此提出了一些個人拙見?!禤MBOK? 指南》第六版的11種語言版本在2017年9月全球發(fā)行,針對《PMBOK?指南》第六版的主要變化,我以項目管理培訓(xùn)師的視角談以下四點看法。
項目經(jīng)理的能力要求更高、更廣
項目經(jīng)理作為項目目標(biāo)的負責(zé)人,在項目管理中扮演著重要的角色,其能力對項目的成功起著舉足輕重的作用。盡管PMI通過《項目經(jīng)理能力發(fā)展(PMCD)框架》針對項目經(jīng)理的能力要求進行了定義,但是,《PMBOK?指南》第五版只對項目經(jīng)理的角色和能力進行了概括性的描述?!禤MBOK?指南》第六版通過獨立的第三章對項目經(jīng)理的能力進行了多角度的描述,尤其是新增和強調(diào)了項目經(jīng)理的戰(zhàn)略與商業(yè)分析能力。
在給企業(yè)做項目管理培訓(xùn)過程中,我一談到項目和戰(zhàn)略的關(guān)系,有些項目經(jīng)理不以為意,因為他們認為戰(zhàn)略對于自己是很遙遠的事情,而且也不知道自己的項目和戰(zhàn)略之間的關(guān)系。這就致使一些項目經(jīng)理存在“既然老板讓我這么做,那么我照做就是了”的心態(tài)。但是,任何項目都要給組織和客戶帶來價值,沒有價值的項目,即使實現(xiàn)了預(yù)定的目標(biāo),也是沒有意義的。所以,項目經(jīng)理在管理項目過程中,要了解項目和組織戰(zhàn)略之間的關(guān)系,通過項目的成功推動組織戰(zhàn)略的實現(xiàn)。同時,項目經(jīng)理要提高商業(yè)洞察力,在項目實施過程中,關(guān)注商業(yè)環(huán)境的變化對項目的影響。在必要時,給項目發(fā)起人提出建設(shè)性的變更建議,以確保項目能實現(xiàn)預(yù)期的商業(yè)價值。這一點,不僅體現(xiàn)在項目經(jīng)理能力三角形中,同時也把項目效益管理計劃作為啟動項目的一個重要輸入。
在項目管理培訓(xùn)過程中,培訓(xùn)師要引導(dǎo)項目經(jīng)理持續(xù)提升自己的能力以應(yīng)對快速變化的環(huán)境。優(yōu)秀的項目經(jīng)理應(yīng)該具備T型思維,需要敢于自我顛覆,主動跨界學(xué)習(xí),在某個應(yīng)用領(lǐng)域功力汽車深以后,更要跨界學(xué)習(xí),持續(xù)地拓寬自己的知識廣度。這樣,項目經(jīng)理就會增加自己的“顏值”,適應(yīng)不同環(huán)境下的項目管理要求,持續(xù)地把項目做成功。歸根結(jié)底,項目管理是在管理“人”,即項目的各個利益相關(guān)方。項目經(jīng)理在管理項目各個要素的過程中,不僅要在各方矛盾之間進行協(xié)調(diào)和平衡,更要通過自己的領(lǐng)導(dǎo)力激發(fā)每個團隊成員的能量來推動項目成功。當(dāng)然,項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)力不是一蹴而就的,需要在日常工作和生活中持續(xù)提升。
組織和個人項目管理能力的持續(xù)提升
對于任何企業(yè)和個人,沒有永遠的成功, 只有永遠的成長。如果一個企業(yè)對外宣稱自己已經(jīng)非常卓越了,也就意味著這個企業(yè)要走下坡路了;如果一個人認為自己成功了,也就意味著這個人要成為溫水里的青蛙了。所以,無論是企業(yè)還是個人,都需要持續(xù)不斷地提升項目管理能力,進而提升企業(yè)核心競爭力。
在給企業(yè)培訓(xùn)過程中,我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些企業(yè)在項目管理方面沒有“套路”(項目管理流程或程序);或者,一些企業(yè)即使有“套路”(項目管理流程或程序),但不能落地和執(zhí)行?!禤MBOK?指南》第六版中提到的《項目組合、項目集和項目治理:實踐指南》,通過一致性、風(fēng)險、績效和溝通四個治理領(lǐng)域?qū)椖刻峁┍O(jiān)督、控制、整合和決策職能。而PMO就肩負起了組織項目治理過程標(biāo)準(zhǔn)化的職能,推動企業(yè)項目管理能力持續(xù)提升。
當(dāng)前一些企業(yè)急需改進的項目管理現(xiàn)狀,是有些項目經(jīng)理“自成一派”,自己“玩”自己造成的。雖然他們能把單個項目管理做成,但是沒有在項目過程中或項目結(jié)束后對項目管理的好做法和問題進行總結(jié),對組織項目管理能力提升沒有任何貢獻。這就是組織項目治理結(jié)構(gòu)嚴(yán)重缺失的表現(xiàn)之一。
《PMBOK?指南》第六版通過在整合管理領(lǐng)域的執(zhí)行過程增加項目知識管理進一步強調(diào)了在項目管理過程中對項目知識的沉淀和傳承,使用現(xiàn)有知識并生成新知識,以實現(xiàn)項目目標(biāo),并且?guī)椭M織學(xué)習(xí)。項目知識既包括易于用文字、圖片和數(shù)字進行編輯的顯性知識,也包括由難以明確表達的知識和個人知識組成的隱性知識。對于企業(yè),除了完善項目治理結(jié)構(gòu)來持續(xù)收集和系統(tǒng)整理以項目檔案為主要組成部分的顯性知識,更要建立項目學(xué)習(xí)的機制,在組織層面創(chuàng)造一種每個項目結(jié)束后都要進行學(xué)習(xí)和復(fù)盤的氛圍。各個項目經(jīng)理和項目成員在項目過程和項目結(jié)束后,不但要進行總結(jié),而且要將每個人的總結(jié)交給企業(yè),通過正式和非正式的方式進行管理和學(xué)習(xí)。
項目整體風(fēng)險管理和具體風(fēng)險管理
項目風(fēng)險管理是項目管理的一個主要目標(biāo), 風(fēng)險管理不好直接影響項目目標(biāo)的實現(xiàn)。但現(xiàn)實中很多企業(yè)的項目管理不是防患于未然,而是“救火”,被動地等項目問題發(fā)生后花更大的精力和代價來補救。
在給企業(yè)培訓(xùn)中,我經(jīng)常被項目經(jīng)理問到類似問題:“我管理的項目需要10個資源,但實施過程只有3個資源可用,項目規(guī)劃過程我們集思廣益識別了所有風(fēng)險,并都在分析之后制定了應(yīng)對措施, 但項目最終還是延期了。這種問題應(yīng)該怎么應(yīng)對啊?”這就是典型的整體項目風(fēng)險沒有管理好。如果項目經(jīng)理只關(guān)注單個項目風(fēng)險的管理,而忽略了整體項目風(fēng)險的管理,就如同給一個病入膏肓的人整容一樣,沒有任何意義。
《PMBOK?指南》第六版在繼續(xù)保持以前舊版本風(fēng)險管理的結(jié)構(gòu)化過程的基礎(chǔ)上,進一步強調(diào)了風(fēng)險應(yīng)對計劃的實施。同時新版《PMBOK? 指南》還強調(diào)了單個項目風(fēng)險和整體項目風(fēng)險兩個級別風(fēng)險的管理。項目經(jīng)理和項目團隊在項目早期要確定怎樣的整體項目風(fēng)險敞口是可以接受的,并通過項目風(fēng)險管理將項目風(fēng)險敞口控制在可接受的范圍內(nèi)。
敏捷項目管理的常態(tài)化
“這個市場有黃金時代、白銀時代,未來還有青銅,甚至黑鐵時代。但我們相信只有時代的企業(yè),沒有成功的企業(yè)?!毙聲x萬科董事局主席郁亮在其首場業(yè)績發(fā)布會上如是說。像萬科這樣的地產(chǎn)巨頭也順應(yīng)時代變化,在多個拓展領(lǐng)域全面“開花”。萬科只是眾多行業(yè)的一個縮影,在當(dāng)今宏觀環(huán)境下,企業(yè)面臨的一個重大挑戰(zhàn)就是越來越快的變化。對于企業(yè)而言,變則生,不變則死。項目作為推動企業(yè)變革的一個重要手段,會通過項目的成功推動企業(yè)從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)為另一種狀態(tài)?!秾O子兵法》說:“激水之疾,至于漂石,勢也?!钡?, 傳統(tǒng)的項目管理采用瀑布式方法對快速應(yīng)對變化造成了羈絆。企業(yè)和項目必須要快速因勢而變,敏捷項目管理將在未來常態(tài)化。
越來越多的企業(yè)開始意識到,如果想快速應(yīng)對變化,必須要進行組織變革。但是有些企業(yè)在組織變革中,太急于求成,不是小步快跑,而是跳躍飛跑,結(jié)果出現(xiàn)很多問題,甚者碰得頭破血流。在給企業(yè)培訓(xùn)過程中,培訓(xùn)師一方面要引導(dǎo)企業(yè)變革,另外一方面還要強調(diào)變革不可太快, 企業(yè)要對變革有敬畏之心。敏捷首先是一種文化,企業(yè)需要用一種新的企業(yè)文化去顛覆傳統(tǒng)的思維?!禤MBOK?指南》第六版在每個知識領(lǐng)域都特別強調(diào)了該知識領(lǐng)域在敏捷或適應(yīng)型環(huán)境中需要考慮的因素,來引導(dǎo)學(xué)習(xí)者培養(yǎng)敏捷思維。
變化勢不可擋,項目經(jīng)理和企業(yè)都需要與時俱進、持續(xù)提升,以更高的專業(yè)性站在時代潮頭,引領(lǐng)時代潮流,做時代的個人和企業(yè)。
賀光成,(美國)項目管理協(xié)會(PMI)會員,《PMBOK? 指南》第五版、第六版中文版翻譯審校委員,《題解PMBOK?指南》第三版作者,美國ASL&T和中國國家外國專家局GLM培訓(xùn)師。