這是來自于GTDer，也是我的好朋友-古道的投稿，在我寫《搞定GTD系列》的關(guān)于GTD在Outlook中應(yīng)用的文章之后，我就邀請他也把自己的經(jīng)驗寫出來和大家分享，這是古道的系統(tǒng)、古道的思考、古道的經(jīng)驗，同時GTDLife.cn也希望您能將自己的經(jīng)驗提煉出來和大家分享，總結(jié)自己，幫助他人，謝謝。（zouxin2000$163.com）
我曾經(jīng)在古道視野上更新了一系列GTD的相關(guān)文章，其中最為推薦的工具是Outlook，因為這個軟件是最方便獲得的，同時Outlook與手機，不論是諾基亞，還是微軟操作系統(tǒng)的手機在同步上均屬于最便利的，在更換平臺時也可以方便導(dǎo)入，因此強烈建議GTD初學(xué)者使用！
同時，之所以這樣推薦，也是因為個人并不認(rèn)為GTD原著或者任何一個思想就是真理，就應(yīng)該是每個人嚴(yán)格遵守的東西，每個人都應(yīng)該發(fā)展出適合自己的GTD系統(tǒng)，Outlook并不完全符合GTD思想，但強大的功能給我們帶來了很大的空間。
本來我已經(jīng)覺得不再更新教程式的文章，具體原因前面已經(jīng)提過很多次，但是這次應(yīng)GTDLife的邀請，實在有些卻之不恭，加上近期很多朋友發(fā)來mail，希望有一個這方面的教程，而至少我目前并沒有發(fā)現(xiàn)中文這方面詳細(xì)的介紹，所以，還是寫幾篇吧。大概會有幾篇，不會很長，把基本的內(nèi)容完成，爭取用更多的圖片予以描述，做到簡單易懂。
OK，進入正題！第一課是軟件設(shè)置：
選擇工具：Outlook 2007
1、Outlook數(shù)據(jù)文件設(shè)置：
由于Outlook數(shù)據(jù)文件的默認(rèn)位置是C盤，一方面可能由于系統(tǒng)問題而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，建議更換保存位置；另一方面，據(jù)說Outlook的數(shù)據(jù)文件大于5G時可能出現(xiàn)文件無法打開的情況，還是做好保存較好。
設(shè)置方法：
文件-數(shù)據(jù)文件管理 在打開頁面中選擇添加，保存至非C盤符下。之后將默認(rèn)的數(shù)據(jù)文件刪除，將后添加文件設(shè)置為默認(rèn)。
之后是做好備份工作，從微軟主頁上下載“Outlook備份工具”這時會在“文件”下出現(xiàn)“備份“：
其中可以通過選項來設(shè)置備份間隔等。
特殊說明：針對習(xí)慣使用多臺電腦做GTD的朋友，比如我，兩臺電腦的數(shù)據(jù)為了保持一致，我會選擇直接copy數(shù)據(jù)文件的方式，將Outlook關(guān)閉，在D盤下設(shè)置文件夾Outlook Data，將第一個數(shù)據(jù)文件放進去，然后再其中設(shè)置一個文件夾Backup，將第二個備份文件制定到該位置，以后用U盤copy這個文件夾回家即可，當(dāng)然copy之前要確保Outlook關(guān)閉，另外注意，不要在沒有覆蓋新版本前做任何修改，因為一旦修改就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況……
2、設(shè)置“聯(lián)系人”：
在Outlook中有一個很大的劣勢，就是無法做“分級任務(wù)”，比如說我現(xiàn)在在寫GTD Outlook教程，這個Project可以做進一步的分解：
第一步：使用思維導(dǎo)圖列清都需要寫哪幾個方面的內(nèi)容。
第二步：注明那些內(nèi)容需要重點來寫，大概要完成多少篇文章，使用哪種方式來寫。
第三步：Outlook中建立一個新的數(shù)據(jù)文件，作為寫東西的抓圖內(nèi)容。
……
當(dāng)我在Outlook中做這個Project時，我發(fā)現(xiàn)，我發(fā)將這些任務(wù)或者日程聯(lián)系到一起，回顧時無法將這幾個獨立的任務(wù)歸類到某一個Project下。曾經(jīng)我嘗試過“類別”功能，但是“類別”更多的應(yīng)該作為“情景或地點”出現(xiàn)，若作為Project，可能帶來很多混亂，那么如何處理？我們使用“聯(lián)系人”！因為“聯(lián)系人”是唯一一個在Outlook中可以和所有“任務(wù)”、“日程”聯(lián)系在一起的東西！
首先，我個人習(xí)慣將左側(cè)的郵件、任務(wù)等標(biāo)簽下移并變小，只留下一個“文件夾列表”（下圖下面的紅框），以后操作只看這一個。
然后，在聯(lián)系人下新建一個文件夾-Projects
再次，在文件夾“Projects”點擊右鍵-屬性，選擇“Outlook通訊簿”頁面，將“將此文件夾顯示為電子郵件通訊薄”勾選。至于為何，我會在最后一篇文章的“常見問題FAQ中說明”。
最后一步，工具-選項，點擊“聯(lián)系人選項”，將“在所有窗體上顯示聯(lián)系人鏈接”勾選！
3、Projects聯(lián)系人內(nèi)部設(shè)置：
選擇Projects文件夾，如下圖，選擇視圖-當(dāng)前視圖-按類別。
這時，可以看您方便，是否選擇下一步驟，我個人因為不太喜歡聯(lián)系人的默認(rèn)頁面做Project，很多內(nèi)容是不必要的，因此創(chuàng)建了一個針對Projects文件夾的模板（下載地址），如何導(dǎo)入，由于我的電腦已經(jīng)存在，無法試用，麻煩哪位朋友實驗成功告訴我一下，我再更改！下面是我自己設(shè)計的窗體，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么樣，哪位高手幫忙重新調(diào)整一下！萬分感謝，大家可以做一個參考：
在這個聯(lián)系人，后面成為Project List中，我一般使用“類別”劃分成“事業(yè)”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社會責(zé)任”等幾大類，這個大家參考我之前寫過的“[GTD][實施]如何進行人生規(guī)劃（含MindManager模板）”文章，就是其中的幾個大類，當(dāng)然為了方便查找，您也可以進一步細(xì)分一下類別，一切看您方便！總的來說，這個List就是您回顧時使用的Project List，所以怎么習(xí)慣怎么用好了！
