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負(fù)責(zé)招生工作的老師在整理學(xué)生升學(xué)材料時(shí)，需要為每一位學(xué)生填寫一張綜合信息表并打印后放到紙質(zhì)檔案中，由于該表涉及學(xué)生的基本信息和6個(gè)學(xué)期的各科成績，填寫工作量很大。筆者總結(jié)出一套高效的填寫方法，可實(shí)現(xiàn)一鍵填寫。

小提示：

對(duì)于其他各行各業(yè)的電子表格，凡是涉及到多個(gè)來源表格數(shù)據(jù)的報(bào)表生成和打印，都可仿照此方法來進(jìn)行。

1. 整理原始數(shù)據(jù)

打開Excel 2010，新建一工作簿，把學(xué)生處提供的學(xué)生“基本信息”和教務(wù)處提供的學(xué)生六個(gè)學(xué)期的“各科成績”進(jìn)行整理并拷貝到這個(gè)工作簿中（圖1）。

2. 制作打印模板

在同一個(gè)工作簿中插入一張工作表，根據(jù)要求，制作格式一致的模板（圖2）。

3. 實(shí)現(xiàn)一鍵填寫

學(xué)籍號(hào)具有唯一性，將“基本信息”表中的學(xué)籍號(hào)定義一個(gè)名稱，方便打印模板中一鍵填寫。單擊“基本信息”工作表，選中所有學(xué)生的學(xué)籍號(hào)并右擊，在彈出的快捷菜單中單擊“定義名稱”，在“新建名稱”窗口中輸入名稱“xjh”。

在“打印模板”工作表中，單擊C4單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)有效性”，在彈出的窗口中單擊“設(shè)置”標(biāo)簽，設(shè)置“允許”條件為“序列”，并在“來源”下面文本框中輸入“=xjh”（圖3）。

小提示：在數(shù)據(jù)有效性條件中不能直接引用其它工作表中的數(shù)據(jù)作為來源，所以將“基本信息”工作表中學(xué)生的“學(xué)籍號(hào)”定義一個(gè)名稱為“xjh”，方便“打印模板”工作表中引用。

在“打印模板”工作表中，單擊C3單元格，輸入公式“=VLOOKUP(C4,基本信息!A2:J11,2,FALSE)”。同理，在其它需要填寫信息的單元格中輸入相應(yīng)的公式，如在C11單元格中輸入“=VLOOKUP(C4,高一上!A2:M11,3,FALSE)”。

單擊“打印模板”工作表中的C4單元格，再單擊右邊的下拉箭頭，在下面選擇需要填寫學(xué)生的學(xué)籍號(hào)，其他相關(guān)信息就自動(dòng)填寫好了（圖4）。接下來對(duì)其進(jìn)行打印即可。