工作總結(jié)寫作五步曲
毛主席曾經(jīng)指出：人類總得不斷地總結(jié)經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有所創(chuàng)造，有所前進。在工作中，總結(jié)具有承前啟后、繼往開來的作用，撰寫總結(jié)是深化認識、推動發(fā)展的重要途徑。常言道：文無定法，但有章可循。不論寫哪種類型的總結(jié)，都要抓好搜集材料、明確主旨、擬定提綱、起草初稿和修改定稿五個環(huán)節(jié)。筆者結(jié)合單位工作總結(jié)的撰寫實踐，對每一環(huán)節(jié)中應(yīng)注意的事項進行分析和探討。
一、搜集材料，摸清情況
寫總結(jié)好比蓋房子，前提是要擁有大量的材料。只有肚里有貨，才能筆下有文。寫總結(jié)要實事求是，客觀反映現(xiàn)實，重實際、說實話、求實效。掌握的材料豐不豐富、準(zhǔn)不準(zhǔn)確，直接影響到寫作質(zhì)量。我們需要通過認真細致的回顧分析，深化對以往工作情況的了解和認識。不僅要知其然，還要知其所以然，做到心中有數(shù)。在案頭準(zhǔn)備的過程中，既要找所需的素材，也要找可用的觀點。搜集材料要在“全”和“實”兩字上下工夫，采取先發(fā)散后集中的方法，盡可能地找全與總結(jié)內(nèi)容有關(guān)的真實材料。材料有“死”的，也有“活”的。前者指從文件和網(wǎng)絡(luò)、期刊等媒體上查閱檢索到的各種現(xiàn)成資料，后者指通過觀察、調(diào)查、采訪等方式直接得到的客觀事實。
儲備材料?！安┯^而約取，厚積而薄發(fā)”。寫總結(jié)，工夫在平時。我們在工作中要做個有心人，眼觀六路，耳聽八方，養(yǎng)成積累各種材料的好習(xí)慣。平時開會、交談、讀書、上網(wǎng)時，就要善于觀察、記錄、剪報、追記，設(shè)法留住材料，以備不時之需。對于收集的材料，既要有面上的數(shù)據(jù)，又要有點上的事例；既要有經(jīng)驗的歸納，又要有問題的分析；既要有最新的情況，也要有歷史的信息；既要有上層的精神，也要有基層的反映。每項工作都有特定的業(yè)務(wù)范圍，在內(nèi)容上有一定的規(guī)律性。我們可以有針對性地搞一些“集裝塊”和“預(yù)制件”，進行分類儲存，建立“材料庫”。這樣，一旦來活兒就能快速成文。
深入調(diào)研?！凹埳系脕斫K覺淺，絕知此事要躬行”?！皼]有調(diào)研就沒有發(fā)言權(quán)”。開展調(diào)研是搞好總結(jié)的首要一環(huán)。我們必須在走基層、搞調(diào)研上下工夫，堅持深入實際、深入基層、深入群眾，真正獲取源頭活水，而不能閉門造車、以空對空，這樣才能使總結(jié)出來的東西更加鮮活而具體、準(zhǔn)確而全面。調(diào)查研究的過程，實質(zhì)上就是在探尋中求證的過程。因此，我們應(yīng)事先制定周全可行的調(diào)研提綱和計劃，帶著問題下去，帶著答案回來。在調(diào)研過程中，一定要深入基層，放下架子、撲下身子、沉下心來，重點是圍繞上級關(guān)注、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)切、群眾關(guān)心的熱點問題，單位事業(yè)發(fā)展中的難點問題，組織開展綜合性或?qū)ｎ}性的調(diào)查研究，把事情的真相和全貌調(diào)查清楚，把問題的本質(zhì)和規(guī)律把握準(zhǔn)確，把發(fā)展的思路和對策研究透徹。例如，我們每年起草全院工作總結(jié)前，都要到下屬研究所進行調(diào)研，了解情況、總結(jié)經(jīng)驗、分析問題、探討對策，為謀劃下一年工作提供決策依據(jù)，做到胸中有全局、手上有典型。
二、明確主旨，梳理思路
古人云：“文以意為主，意猶帥也”。每一篇公文都有行文目的和用意。寫總結(jié)首先要明確主旨。主旨在作文構(gòu)思中起著“統(tǒng)帥”作用，決定了材料的取舍、結(jié)構(gòu)的劃分和觀點的擬定?？偨Y(jié)的主旨除了要求鮮明、集中外，更重要的是要求正確。既要符合“上情”，包括黨的路線方針、國家的政策法規(guī)、上級要求和領(lǐng)導(dǎo)意圖；也要符合“下情”，即要準(zhǔn)確客觀反映單位情況。這就要求我們在寫總結(jié)時，必須“抬頭看”，學(xué)習(xí)領(lǐng)會上面文件精神，學(xué)會站在一定高度上、從大局出發(fā)認識和分析問題；同時也要“俯下身”，熟悉了解基層實際情況，堅持深入一線、深入群眾聽取和收集意見和訴求。
領(lǐng)會意圖。明確“為何寫”。總結(jié)報告是領(lǐng)導(dǎo)思想意志的體現(xiàn)。只要把握住了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，就把握了全文的主旨和基調(diào)。寫總結(jié)的難點就在于如何表達領(lǐng)導(dǎo)意圖。俗話說：干活不依東，累死白搭功。起草者的主要任務(wù)就是要準(zhǔn)確地領(lǐng)會、表達領(lǐng)導(dǎo)意圖，創(chuàng)造性地深化、拓展領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)的意圖包括總體性意圖和具體性意圖、明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖，對這些意圖一定要心領(lǐng)神會，才能更好地抓住行文的主旨。在把握領(lǐng)導(dǎo)意圖上，我們要善于“換位思考”，站在單位高度和領(lǐng)導(dǎo)角度上看問題、寫材料，這樣才能使寫出的總結(jié)上高度、有深度。努力做到“三個要”：一要跟蹤。平時要重視揣摩領(lǐng)導(dǎo)的思想觀點，了解領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點和興奮點，把不同場合下領(lǐng)導(dǎo)對同一問題的看法和主張串聯(lián)起來，分析吃透并提煉成文字。二要加工。善于和敢于對領(lǐng)導(dǎo)的思想觀點進行加工再創(chuàng)作，既得“提煉深化”進行升華，也得“穿衣戴帽”做好修飾。三要交流。尋找機會與領(lǐng)導(dǎo)進行“雙向交流”，在思想上產(chǎn)生“同頻共振”。在寫總結(jié)過程中，我們應(yīng)盡可能減少中間的轉(zhuǎn)達環(huán)節(jié)，爭取直接與“一把手”做面對面地溝通，實現(xiàn)思想對接，避免做無用功。
梳理思路。明確“寫什么”。就是要根據(jù)主旨和有關(guān)要求，理清寫作思路和重點。寫總結(jié)實質(zhì)上是思維活動的過程。常言道：七分想，三分寫。最好是先打腹稿，然后再動筆。在總結(jié)的構(gòu)思上，要善于借鑒與模仿。有位部長說過：要用50%時間看公文，用50%時間寫公文。剛開始甚至得用80%的時間來研習(xí)公文，特別是學(xué)習(xí)寫作思路和重點。因此，我們平時要多留意收藏范文和模板，這樣寫作時便能派上用場。總而言之，一篇令人耳目一新的總結(jié)稿出爐，借鑒是可靠的根基，消化是必需的程序，創(chuàng)新是成功的關(guān)鍵。
三、擬定提綱，安排結(jié)構(gòu)
動筆之前，還需解決“怎么寫”的問題。就像蓋房子，有了材料，還得有藍圖。做好謀篇布局，實現(xiàn)綱舉目張，不能想到哪兒寫到哪兒，否則容易推倒重來?？偨Y(jié)提綱的制定要求條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹、邏輯性強。我們的做法是分兩步走，先擬大綱后定細綱。首先，擬定大綱。先擬出二級標(biāo)題，搭個框架，主要是理清文章大體的脈絡(luò)，不要一下鉆進枝節(jié)里。關(guān)鍵是盡早把提綱報領(lǐng)導(dǎo)審閱，進一步探明領(lǐng)導(dǎo)的意圖，為下一步寫作打下基礎(chǔ)。其次，提出細綱。細綱具有承上啟下的作用，越細越好。細綱起碼做到三級至四級標(biāo)題，最好細到把總結(jié)中所有的主要觀點都提煉出來。擬定細綱的過程，要做到兩個方面：一是層次要非常清晰，二是觀點要非常具體。
設(shè)計結(jié)構(gòu)。寫作的側(cè)重點決定了文章的結(jié)構(gòu)。寫總結(jié)要遵循“結(jié)構(gòu)為內(nèi)容服務(wù)”的原則，從行文主旨出發(fā)，考慮寫幾個部分，每個部分寫幾個觀點，每個觀點再寫幾層意思。在寫作中，如果結(jié)構(gòu)出了問題，容易導(dǎo)致總結(jié)內(nèi)容寫偏，或者不能很好地表達內(nèi)容?？偨Y(jié)常用的結(jié)構(gòu)有三分式、二分式、并列式和復(fù)合式等類型。采用哪種結(jié)構(gòu)應(yīng)根據(jù)總結(jié)的背景、思路和側(cè)重點而定。一般地，年度工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)是：首先說取得的成績、做法、經(jīng)驗，接著談面臨的問題、形勢，最后講發(fā)展的思路和重點。但是，實際上每年總結(jié)提綱會有所變化。比如，在“兩五”交替之際，為了系統(tǒng)總結(jié)前5年，深入謀劃后5年，將年度總結(jié)的結(jié)構(gòu)進一步細分為：一、全面盤點“十一五”，系統(tǒng)總結(jié)發(fā)展成就；二、客觀梳理存在的問題及原因，準(zhǔn)確把握重點工作切入點；三、緊緊圍繞行業(yè)科技需求，突出自主創(chuàng)新，謀劃當(dāng)前和“十二五”發(fā)展思路和重點；四、突出重點，狠抓落實，切實做好××××年各項工作。又如，關(guān)于深入學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動的總結(jié)，為了讓人更加清晰地了解活動的做法、特點、成效和經(jīng)驗，可將結(jié)構(gòu)分為：一、基本情況；二、主要做法和特點；三、主要成效；四、主要經(jīng)驗；五、幾點建議。再如，關(guān)于開展“百鄉(xiāng)萬戶調(diào)查”活動情況的總結(jié)，為了著重突出調(diào)查的收獲，可將結(jié)構(gòu)分為：一、活動開展情況；二、主要收獲；三、基層干部群眾的愿望和建議；四、下一步工作打算。
提煉標(biāo)題。“文章講究筋”。各級標(biāo)題就是這些“筋”。它是文章結(jié)構(gòu)的骨架和經(jīng)脈，也是對主題內(nèi)容的提煉和概括。在撰寫總結(jié)時，我們要用心錘煉大小標(biāo)題，使之深化和細化主題。那么，如何擬寫標(biāo)題？以加強科研管理為主題，可以有5種“變臉法”。任務(wù)型：努力加強科研管理制度建設(shè)；措施型：以制度建設(shè)為抓手，加強科研管理；效果型：努力實現(xiàn)科研管理能力不斷提升；措施+效果型：狠抓科研管理制度建設(shè)，加快提升科研管理水平；設(shè)問型：如何更好地強化科研管理。在組織小標(biāo)題時，既可用并列式的“排比句”，更提倡遞進式的“設(shè)問句”。如果采用一組設(shè)問型的小標(biāo)題，更能起到層層遞進、引人入勝的效果，適用于專題性的總結(jié)。值得注意的是，在擬寫提綱時不要急于確定小標(biāo)題，因為標(biāo)題定得過早，容易限制住寫作思路。
四、起草初稿，樹立靶子
前面的醞釀準(zhǔn)備好比“十月懷胎”，動筆起草則是“一朝分娩”。在總結(jié)的提綱出來后，如何用材料支撐起結(jié)構(gòu)和主題？初學(xué)者習(xí)慣用“裝筐式”寫法，把文章當(dāng)做一個筐，東一個西一個往里裝材料。這樣寫，容易造成材料與觀點脫節(jié)，而且越寫越臃腫。怎么寫比較好呢？我們建議用“雕塑式”寫法，把寫文章比作雕塑人物。就是說，寫文章要講究邏輯性，理清“條”與“塊”，處理好材料與觀點的關(guān)系。在寫作素材的篩選、提煉和使用上，既要用“塑”法，把泥一塊塊地貼上去，支撐起一個個觀點，還要用“刻”法，把泥一塊塊地削下來，提煉出一個個經(jīng)驗，做到每段文字都是一個邏輯體系。這樣，寫出來的文章才能是一個有機的整體。另外，對于起草單位工作總結(jié)，有必要成立寫作小組，進行細化條塊和分工撰寫。
調(diào)動情緒。正所謂“萬事俱備，只差東風(fēng)”。撰寫總結(jié)，還需要一種發(fā)自內(nèi)心的寫作欲望。動筆時講究身心俱入，進入寫作狀態(tài)。對于起草總結(jié)的初稿，我們的經(jīng)驗是要一氣呵成。最好是集中時間，專心致志，爭取一兩天把它攻下來，時間不能拖得太長。起草過程中，思想、觀點和素材都要寫進來，不要斷斷續(xù)續(xù)、零零散散，否則，寫來寫去最后往往寫偏了，或者寫不下去。起草過程中，如遇到難點問題，不必停下來，可以先跳過去，之后再回來寫，這樣寫起來更順利。
組織素材。工作總結(jié)都有篇幅限制，不能“天馬行空”，必須遴選素材，去偽存真、去粗取精、去繁就簡。篩選素材有幾個標(biāo)準(zhǔn)：一要符合表達的意圖，能夠服務(wù)觀點；二要具有代表性和說服力，能夠反映情況；三要能與上下文銜接，做到恰如其分。所謂“才之能通，必資曉術(shù)”，寫作時還要懂得技巧方法。我們常說寫作有三種境界，一則抄寫——照搬現(xiàn)成，二則改寫——吸收改造，三則真寫——原始創(chuàng)作。在起草總結(jié)時要同時運用這三種寫作方式，這樣寫起來快速又高效。比如，在寫單位工作總結(jié)時，對各部門提供的總結(jié)素材，寫得好的就直接用上，寫得不到位的要修改，沒有寫到的便自己寫。在寫作作風(fēng)上，應(yīng)提倡寫短文，做到又好又短。就是要盡量用最簡潔的文字來表述觀點。這里可運用“集成電路”的寫法，就像計算機由“大塊頭”向“小型化”、“平板化”發(fā)展，效能卻變得更強大。
五、反復(fù)修改，精益求精
常言說：十分文章，三分寫作，七分修改?？偨Y(jié)初稿只是個“胚胎”，還需反復(fù)雕琢，方能成為精品。好的總結(jié)，不是寫出來的，而是改出來的。反復(fù)修改就是對總結(jié)初稿進行全面深加工的過程。修改中要注意五點：一是看主題是否鮮明，論述有沒有到位；二是看觀點是否正確，表達有沒有問題；三是看結(jié)構(gòu)是否合理，設(shè)計有沒有漏洞；四是看素材是否適當(dāng)，效果有沒有發(fā)揮；五是看語言是否精練，文字有沒有多余。我們有個切身體會是，會議召開前總結(jié)稿要不停地修改、常改常新。對于每年全院工作總結(jié)，大修改都在5遍以上，小修改則是不計其數(shù)，有時候說是修改，實際上是推倒重來。
討論修改?！昂玫母遄邮亲h出來的”?？偨Y(jié)的修改實際上是集思廣益、統(tǒng)一思想的過程。在總體的改稿中，有必要建立會商機制，既要有“幾下幾上”式的征求意見，也要有“三堂會審”式的集中審議。作為總結(jié)的統(tǒng)稿人，要做好“上下左右”溝通協(xié)調(diào)工作，在體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，充分考慮與吸收機關(guān)各部門、基層各單位的意見，統(tǒng)籌總結(jié)各部分的排列組合，歸納各條線工作的特點亮點。對于個人而言，修改的一個好辦法是：寫完后改一遍扔在一邊，如果時間允許，等三五天后撿起來再改，這樣改起來效果會更好。修改總結(jié)時，我們時常會遇到材料越改字數(shù)越多的問題。最有效的壓縮辦法就是在結(jié)構(gòu)上動刀子。主要是采用“加減法”，就像雕像一樣，泥巴貼了很多，還得削成人形。在壓縮素材時既要“撈干貨”，也得“溜縫兒”，使整篇總結(jié)既精練又圓潤。最后，總結(jié)定稿后要重視排版校對?！凹毠?jié)決定成敗”。有時排版中不小心刪了字，如此稍有不慎都會功虧一簣。可先排版出一份，待核對后再付印。
跟蹤問效?？偨Y(jié)發(fā)布后，要關(guān)注現(xiàn)場效果和聽眾反應(yīng)，為下一次撰稿提供經(jīng)驗與借鑒。多詢問“有何印象”，多自省“搞回頭看”。對于起草者，很重要的一點就是要學(xué)會在修改反思中提高寫作水平。特別是要認真學(xué)習(xí)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的修改意見，這是最好的案例教材，也是寫稿子最重要的收獲。我們經(jīng)常把修改的過程稿保留下來，事后比較分析，學(xué)習(xí)提高。對于撰寫總結(jié)，寫手與領(lǐng)導(dǎo)的差距主要體現(xiàn)在對寫作高度的把握、深度的挖掘和力度的拿捏上。比如，領(lǐng)導(dǎo)對“存在的問題”的修改，點得輕重、挖得深淺、拔得高低、用的措辭等都大有學(xué)問，值得品味。
總而言之，撰寫工作總結(jié)，重在客觀反映事實，難在充分體現(xiàn)意志，貴在不斷創(chuàng)新寫法。起草者要勤于學(xué)習(xí)，善于思考，樂于討論，敢于創(chuàng)新，才能寫出高水平的總結(jié)?！皳]筆天地間，大寫千秋業(yè)”。這是我們共同努力追求的境界。
