本文首發(fā)于公眾號：辦公室的秘密（bgsdmm）
作者/石頭 編輯/蔡軍劍 制作/月明 圖片來自網(wǎng)絡(luò)
在辦公室工作，下發(fā)會議通知時，遺漏相關(guān)人員和單位的情況并不鮮見。會議通知漏人，在辦公室算得上重大事故。輕則會給有關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)留下粗心大意、辦事不力的壞印象；重則貽誤重要工作的開展。本人在工作中發(fā)現(xiàn)，有幾類參會人員特別容易被通知遺漏，在這里提出請大家重點(diǎn)關(guān)注：
在職領(lǐng)導(dǎo)一般大家都不敢忘懷，但老領(lǐng)導(dǎo)退出領(lǐng)導(dǎo)崗位了，不參與工作了，有時辦公室關(guān)注的就不夠。比如傳達(dá)上級相關(guān)精神時，時常要召開某某級別以上干部會議，這時一般是把達(dá)到某一級別的退休老領(lǐng)導(dǎo)也包括在內(nèi)的。畢竟，聽取上級指示精神也是老領(lǐng)導(dǎo)一項(xiàng)重要的政治待遇，漏通知就是在政治上犯錯誤，萬萬馬虎不得。
看過一個軍中的案例，說是一次某集團(tuán)軍傳達(dá)中央工作會議精神，傳達(dá)到師以上干部。在通知參加會議的名單中，忘記了已經(jīng)離休的6名享受副師待遇的團(tuán)職干部，會議剛剛結(jié)束，這6名老干部就在電話里罵罵咧咧地找到軍政委，搞得這位政委很窩火，還得一個勁兒地在電話里做檢討。放下電話他就去找秘書，對秘書的“馬虎”狠狠地批評了一頓。
開會是為了推動工作，開了會，會議精神的風(fēng)就得吹出去，否則就成了自娛自樂。
新聞單位雖然往往不在正式的參會范圍里，卻又必不可少，所以往往容易搞漏。尤其是出去調(diào)研，到外單位開會，不在自己眼皮子底下，就更容易遺漏通知新聞單位。
剛工作時，有一次召開領(lǐng)導(dǎo)班子工作務(wù)虛會議，領(lǐng)導(dǎo)走過來問我：“這么重要的會議，怎么沒有咱們的記者來報(bào)道？”我頓時蒙了，因?yàn)橛X得務(wù)虛會是內(nèi)部會議，好像不需要宣傳報(bào)道，咱就把主要精力放在了安排會務(wù)上，卻忘了請示領(lǐng)導(dǎo)是否需要新聞報(bào)道。
不少單位在外地都有分支機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)往往自成體系，又與總部相距遙遠(yuǎn)，平時與辦公室來往并不多，頗有些山高皇帝遠(yuǎn)的意味。
有時會議召開的急迫，上午12點(diǎn)通知下午14點(diǎn)開會，分支機(jī)構(gòu)即使再快馬加鞭也難趕得上，有些辦公室通知就自作主張，通知會議時把這些機(jī)構(gòu)跳了過去——反正你也趕不上，我何苦浪費(fèi)這一通電話呢。
這萬萬使不得！外地分支可能確實(shí)趕不上會議，但知曉會議的召開、了解會議的內(nèi)容和精神，也是他們作為單位管理體系中的成員不可侵犯的權(quán)利。忽略他們，不但對分支機(jī)構(gòu)不夠尊重，也是辦公室自身的嚴(yán)重失誤。
一次，得到任務(wù)，通知全單位部門主要負(fù)責(zé)人會議。我憑借一以貫之的嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，按照電話本一一打去電話通知并確認(rèn)，之后又反復(fù)核對確認(rèn)，沒問題了，23個部門都通知到位并得到反饋，會議不可能不圓滿成功。
不曾想會議剛開始，領(lǐng)導(dǎo)就怒氣沖沖打來電話質(zhì)問：××部怎么沒來人？我一拍腦袋，壞了，××部是上個月單位剛剛新成立的部門！我手頭的通訊錄還是去年的，并沒有這個部門的蹤跡，于是把這茬忘了個干凈。
對于新組建的部門，一定要在第一時間納入辦公室的協(xié)調(diào)管理視野，盡快更新通訊錄、部門列表等資料，才能避免遺漏這些部門。
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