當我們沒有足夠時間完成所要求的任務(wù)時，常被建議說應(yīng)該按照管理學巨匠、思想大師史蒂芬·柯維《高效能人士的七個習慣》中的“要事第一”原則，分出“輕重緩急”，好像這是解決問題的萬能鑰匙。但事實上，分出事情緊急優(yōu)先級的方式，效果不一定最好。
個人認為在有限時間里高效應(yīng)對高強度任務(wù)，要想真正高效，就要懂得“忽略”。
面對任務(wù)時，其實我們憑直覺就能知道哪些更重要，哪些不那么重要。很容易就能按照緊急排好優(yōu)先級。然后，我們還是會按時間和精力充裕的情況來處理任務(wù)，而且，我們會把不那么重要的事放到“以后”來做。但是，從來沒有所謂的“以后”。未完成的清單是從來沒有盡頭的。因為，一旦我們的職業(yè)生涯進入某個階段，我們所擔負的責任，讓我們永遠無法滿足所有要求。
這樣問題就來了，我們的時間和精力都是有限資源，該怎么辦呢？我的經(jīng)驗和方法是，鑒別歸類法。主要分以下幾個步驟。
第一步，要把事物重新組織一下。
鑒別歸類意味著，設(shè)下需要處理事項的臨界標準，主動忽略那些不達標的大量事務(wù)。最終的勝利不是贏得一場戰(zhàn)斗，而是贏得一場戰(zhàn)爭，打個比方，不是處理完收件箱，而是處理完收件箱里所有重要的信息；不是完成清單上的所有事項，而是完成清單上全部重要的事項；不是處理完所有等待約見的人，而是把真正重要人物的問題處理完。
第二步，就是停止使用錯誤工具。
我們在“時間管理”和“個人生產(chǎn)力”上面花了太多精力。這些努力在戰(zhàn)術(shù)上有效，但在戰(zhàn)略上進行鑒別歸類時就沒用了。記?。喝蝿?wù)不是要列出清單，而是決定哪些可以刪除，并且堅持執(zhí)行。
第三步，我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題，因為這不僅僅是個認知過程。
主動忽略一些事情、拒絕一些人，可能會產(chǎn)生一系列情緒問題，這會影響我們的選擇和行為。比如前面說到“不是真正重要人物”時，很多人可能會覺得把人分三六九等，這很無情。這正是鑒別歸類方法的困難之處，但只有我們關(guān)注它的情緒維度，我們在控制工作流程時才有效果。
另外一位學者，南加州大學的另一位神經(jīng)學家安東尼奧·達馬西奧（Antonio Damasio）也說過，情緒會“產(chǎn)生對于目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支持機制，從而影響有效決策的制定”。所以，在進行鑒別歸類時，我們要學會管理這些情緒。包括焦慮、害怕、忿忿不平甚至惱羞成怒。
總之，我們最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適。要意識到對事務(wù)進行鑒別歸類會產(chǎn)生困難情緒，這樣就能面對沒完沒了的任務(wù)清單、爆滿的收件箱，還有排隊想要約見我們的人，做出科學但有效的應(yīng)對方式。
