會(huì)議，本是個(gè)解決問題的好方式，可如今卻被人人吐槽：上班不是最累的，開會(huì)才是。
表弟說他們公司是夜總會(huì)——夜里總開會(huì)，可是越開會(huì)越不能解決問題，越解決不了問題就越開會(huì)，周而復(fù)始，惡性循環(huán)，累得他都想辭職了。
果然，一家公司怎么樣，看它是怎么開會(huì)就知道了。
作者：霍輝
來源：管理的常識(shí)（ID:Guanlidechangshi）【整理摘編：時(shí)英平】
01、會(huì)議，見公司效率
低效會(huì)議，浪費(fèi)的不僅是與會(huì)者的時(shí)間，也在浪費(fèi)公司的金錢。
開個(gè)會(huì)有多費(fèi)錢？不僅是看得見的與會(huì)者開會(huì)時(shí)的時(shí)薪，還有很多你看不見的，比如參加會(huì)議的出差、準(zhǔn)備會(huì)議材料的時(shí)間、復(fù)印資料的成本、策劃與組織會(huì)議花的精力……這些都能折算成金錢。
網(wǎng)上流傳著一個(gè)會(huì)議成本的計(jì)算公式：
會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2倍×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）
你開的每一次會(huì)議，公司都是要付出成本的，與會(huì)者職位越高，公司付出的就越大。
TED演講《讓“偷走”你時(shí)間的人滾蛋》中曾做過統(tǒng)計(jì)，每年有超過30億次會(huì)議被舉行，高管們40%-50%的工作時(shí)間都花在會(huì)議上，近34％的會(huì)議最終都是浪費(fèi)時(shí)間。如果換算成美元，美國商業(yè)中“每年因會(huì)議浪費(fèi)時(shí)間造成的損失近370億美元”。
為了提升會(huì)議效率，各家公司都想盡一切辦法。
三星前總裁李健熙專門裝修了一間“零度冰室”的會(huì)議室，其內(nèi)部溫度常年保持在0°C以下。每逢重要會(huì)議，李健熙都會(huì)將其放在“零度冰室”召開。
結(jié)果，因?yàn)榇蠹叶寂吕?，平時(shí)好幾個(gè)小時(shí)的冗長會(huì)議，現(xiàn)在只需10—15分鐘就能結(jié)束，而平時(shí)一些看似很難解決的問題，現(xiàn)在都能在“零度冰室”里得到圓滿解決。
我曾經(jīng)到過日產(chǎn)汽車公司總部并參加他們的會(huì)議，他們的會(huì)議室只能網(wǎng)上預(yù)訂，會(huì)議結(jié)束時(shí)間快到的時(shí)候，會(huì)有喇叭提醒你盡快結(jié)束會(huì)議，等時(shí)間一到，你必須撤出會(huì)議室，不能拖延，因?yàn)橄乱粨軈⒓訒?huì)議的人已經(jīng)在門外等候了。
時(shí)間就是金錢，在開會(huì)這件事上也不例外。
02、開會(huì)，見公司管理水平
朋友跟我吐槽他們公司的會(huì)議：“開會(huì)挺好的，反正就是大型甩鍋現(xiàn)場，沒問題時(shí)把人都叫齊了簽字畫押，有問題時(shí)把人叫齊了互相撕逼，只要養(yǎng)成了一開會(huì)就玩手機(jī)睡覺的厚臉皮，跟你有關(guān)隨便說兩句，跟你無關(guān)直接帶薪摸魚，多嗨皮?！?/p>
這種公司并不是少數(shù)。從一家公司開會(huì)的方式，就能看出它的管理水平。
亞馬遜創(chuàng)始人貝索斯說出了原因：
公司的會(huì)議多，會(huì)議時(shí)間長，意味著需要大家溝通討論的事情多。為什么這么多事情需要討論和溝通？因?yàn)楣菊５闹贫攘鞒探鉀Q不了，只好討論，那一定是公司的組織和流程出了問題。
與其在如何開好會(huì)議上大做文章，還不如在組織功能上積極改善，努力把會(huì)議溝通保持在最低限度。
還有一個(gè)能體現(xiàn)公司管理水平的是會(huì)議紀(jì)要。我看過很多管理規(guī)范的公司都要求會(huì)后必寫會(huì)議紀(jì)要，有紀(jì)要才好執(zhí)行、好跟蹤。
可是，還有更優(yōu)秀的公司從不寫會(huì)議紀(jì)要。他們認(rèn)為，會(huì)上每個(gè)人都理解并確認(rèn)了會(huì)議結(jié)論，會(huì)后按照會(huì)上決定的事項(xiàng)去做就行了，為什么還有多此一舉寫會(huì)議紀(jì)要呢？
更何況寫會(huì)議紀(jì)要可是個(gè)技術(shù)活，不僅要熟悉業(yè)務(wù)，還要有高度的總結(jié)提煉能力，耗時(shí)耗力。
當(dāng)初傅盛給周鴻祎打工時(shí)，第一次跟著周鴻祎開會(huì)就被安排去寫會(huì)議紀(jì)要。周鴻祎那天天馬行空講了2小時(shí)，結(jié)果傅盛寫會(huì)議紀(jì)要寫到凌晨3點(diǎn)。
一個(gè)高度自治的公司，不用寫會(huì)議紀(jì)要，人人都知道自己該做什么，按部就班去做就行了。
03、會(huì)議方式，見企業(yè)文化
每個(gè)公司會(huì)議方式都不相同，甚至有的開會(huì)原則截然相反，這背后體現(xiàn)的是不同的企業(yè)文化。
總有少數(shù)公司不走尋常路，亞馬遜的會(huì)議方式就是反其道而行之。在這個(gè)無PPT不開會(huì)的時(shí)代，亞馬遜的會(huì)議法則中竟然有一條“不允許用PPT”。
因?yàn)樨愃魉拐J(rèn)為，PPT并不是一個(gè)很好的會(huì)議載體，對(duì)發(fā)言者來說，用PPT展示的確很方便，但PPT只能展示部分要點(diǎn)，并不能全面表達(dá)他的思想，很容易把一些隱藏在要點(diǎn)背后的內(nèi)容遺漏了，與會(huì)者從中獲得的信息就會(huì)有缺失。
所以亞馬遜的會(huì)議改為：會(huì)議組織者需將所有資料，按照標(biāo)準(zhǔn)的6頁紙模板提前寫好并發(fā)給參會(huì)人員。開會(huì)的前15分鐘，所有人一言不發(fā)先閱讀這6頁紙的內(nèi)容，之后再討論。
從一家公司的會(huì)議模式里，能看出這家公司倡導(dǎo)什么，反對(duì)什么。每一次會(huì)議里，都深深印刻著它的企業(yè)文化。
04、開會(huì)，見老板格局
熱播劇《突圍》里，就有這樣一個(gè)開會(huì)的情節(jié)。
中福集團(tuán)董事長林滿江對(duì)下屬京州中福公司黨委書記兼董事長齊本安不滿，正好齊本安想針對(duì)京州中福領(lǐng)導(dǎo)班子的問題開個(gè)民主生活會(huì)，邀請(qǐng)林滿江參加，林滿江就答應(yīng)了，可他故意讓全員等了近一個(gè)小時(shí)，才肯出來開會(huì)。
會(huì)上，全是林滿江一個(gè)人表演，他一頓操作猛如虎，拿下了和齊本安關(guān)系好的李功權(quán)，還禍水東引，甩包袱給齊本安。
這哪是民主生活會(huì)啊，既沒有民主，也沒有生活，分明是大掌柜教訓(xùn)小伙計(jì)，明著抓李功權(quán)，實(shí)際是殺雞儆猴，教訓(xùn)齊本安。
從開會(huì)這件小事，就能看出老板的格局和人品，我們身邊也有不少?zèng)]格局的老板。
有的公司上班時(shí)間不開會(huì)，常規(guī)操作是擠壓中午吃飯時(shí)間開個(gè)短會(huì)，利用晚上下班時(shí)間開個(gè)小會(huì)，挪用周末休息時(shí)間開個(gè)長會(huì)。
有的公司經(jīng)常下班前開會(huì)，一開會(huì)就到9點(diǎn)以后，餐補(bǔ)交通補(bǔ)助都沒有，更別指望算加班了。
一個(gè)公司能走多遠(yuǎn)，最后拼的還是老板的格局，連開會(huì)這件小事都斤斤計(jì)較，充滿算計(jì)，這樣的公司永遠(yuǎn)都不會(huì)發(fā)展壯大。
05、高效會(huì)議方式
能提升會(huì)議價(jià)值
高效的公司，在會(huì)議管理有很多共通之處，這里我介紹一個(gè)經(jīng)過多年實(shí)踐被證實(shí)不錯(cuò)的會(huì)議方式：日產(chǎn)會(huì)議方式（Nissan Meeting Way）。
很多人都聽說過日產(chǎn)生產(chǎn)方式NPW（Nissan Production Way），日產(chǎn)在生產(chǎn)領(lǐng)域能確保沒有一秒鐘的浪費(fèi)，但在十多年前的一次調(diào)查顯示，60%以上的日產(chǎn)員工都說日產(chǎn)的會(huì)議要么低效，要么目的不清，或二者皆有。
于是日產(chǎn)決定對(duì)會(huì)議方式進(jìn)行變革，用簡單、清楚的結(jié)構(gòu)化討論，幫助大家從更短會(huì)議上獲得更多的東西，就這樣日產(chǎn)研究并形成了日產(chǎn)會(huì)議方式，一直運(yùn)用至今。
日產(chǎn)會(huì)議方式的目標(biāo)是：提升會(huì)議價(jià)值。它有5項(xiàng)準(zhǔn)則：
1.減少紙張浪費(fèi)
2.減少出差
3.1個(gè)議題1小時(shí)
4.開場確認(rèn)會(huì)議目標(biāo)
5.當(dāng)場形成會(huì)議紀(jì)要
1.減少紙張浪費(fèi)
有的公司開會(huì)，會(huì)復(fù)印很多資料，會(huì)后這些資料就沒用了，而且準(zhǔn)備這些資料本身也要花不少精力，這是一筆巨大的浪費(fèi)。其實(shí)可以借助投影儀等電子設(shè)備讓大家聚焦會(huì)議內(nèi)容，不再浪費(fèi)紙張。
2.減少出差
在IT技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，人與人之間的信息溝通已經(jīng)有了很多新的方式，如電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、微信、QQ等，借助電話、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等方式不但節(jié)省了出差時(shí)間和差旅費(fèi)，也使會(huì)議效率得到提高。
3.1個(gè)議題1小時(shí)
生理學(xué)家認(rèn)為，成年人腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是1小時(shí)，要不怎么學(xué)生一節(jié)課45分鐘，會(huì)下課休息一下，就是這個(gè)原因。
所以在安排會(huì)議的時(shí)候，一般會(huì)議時(shí)間以一小時(shí)為宜，大型報(bào)告會(huì)也不應(yīng)超過兩個(gè)小時(shí)。
這1小時(shí)（60分鐘）的會(huì)議流程是這樣的；
第一步：確認(rèn)會(huì)議目標(biāo)（5分鐘）
在會(huì)議開始時(shí)即應(yīng)確認(rèn)會(huì)議目標(biāo)、議程和時(shí)間計(jì)劃。
第二步：討論（45分鐘）
每個(gè)人的發(fā)言控制在5分鐘內(nèi)，開門見山，直奔主題，拋開客套羅嗦，緊緊圍繞主題，只講中間“骨頭”的東西。為提高討論效率，可以會(huì)前制定大家共同遵守的會(huì)議紀(jì)律（Ground Rule）。
第三步：會(huì)上當(dāng)場形成會(huì)議記要（5分鐘）
花幾分鐘時(shí)間，總結(jié)并確認(rèn)討論的結(jié)果。
第四步：散會(huì)（5分鐘）
為不打亂下個(gè)時(shí)段的活動(dòng)，在到時(shí)間前5分鐘結(jié)束會(huì)議。
4.開場確認(rèn)會(huì)議目標(biāo)
要明白為什么開這個(gè)會(huì)，會(huì)議要達(dá)成什么目標(biāo)。如果會(huì)議目標(biāo)都說不清楚，開會(huì)就是浪費(fèi)大家的時(shí)間。
日產(chǎn)人開會(huì)有個(gè)值得我們學(xué)習(xí)的地方，他們?cè)跁?huì)議一開始，都會(huì)在白板上寫出要討論的幾個(gè)議題和要決定事項(xiàng)、目標(biāo)，然后再開始討論。
5.當(dāng)場形成會(huì)議紀(jì)要
當(dāng)場形成會(huì)議紀(jì)要，也就是會(huì)議結(jié)論，結(jié)論應(yīng)該具體到什么人，什么時(shí)間做什么事，誰去跟蹤等（What, when, who……）
把上述這些準(zhǔn)則融入到會(huì)議的前期策劃中，就能保證這個(gè)會(huì)議高效，具體來說，就是做好以下這6項(xiàng)工作：
1）設(shè)定會(huì)議目標(biāo)
明確會(huì)議目標(biāo)、背景、要決定的事項(xiàng)。
2）制定會(huì)議議程
按照“1個(gè)議題1小時(shí)”的原則來制定詳細(xì)的議程和時(shí)間分配。
3）確定參加者的角色定位和職責(zé)
確定會(huì)議主持人、提案人、決策人等，避免邀請(qǐng)不必要的人員。
4）會(huì)議成本
按照“會(huì)議總成本=每小時(shí)平均工資的3倍×2倍×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）”來計(jì)算會(huì)議成本。
5）會(huì)議工具/方式
IT會(huì)議（賬號(hào)、密碼）
6）會(huì)議資料
會(huì)前需發(fā)給與會(huì)者了解的資料。
一個(gè)會(huì)議是否能成功，功夫在會(huì)前，會(huì)議策劃得好，結(jié)果一定差不到哪兒去。
開會(huì)，是檢驗(yàn)公司的最好標(biāo)準(zhǔn)，愿你能找到一家尊重你、有格局的公司，開的每一次會(huì)議都有價(jià)值；也愿你尊重別人的時(shí)間，發(fā)起的會(huì)議都高效有價(jià)值。
本文經(jīng)作者授權(quán)“管理的常識(shí)”（ID:Guanlidechangshi）原創(chuàng)首發(fā)，轉(zhuǎn)載請(qǐng)與我們聯(lián)系。
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